Un sistema di gestione temporale che funziona davvero

Molte persone erroneano il monitoraggio del tempo per la gestione del tempo. Essi religiosamente tengono traccia di tutto ciò che fanno ogni giorno, per settimane o addirittura mesi.

E poi smettono di farlo perché non hanno realizzato cambiamenti positivi. Certo, hanno eliminato alcuni eventi e hanno privilegiato altri. Ma non hanno mai gestito nulla; l'hanno appena riorganizzato. Alla fine della loro giornata sono ancora frazzled e frustrati.

Ma tenere traccia di come trascorri il tuo tempo non è la gestione del tempo. La gestione del tempo è di apportare modifiche al modo in cui trascorri il tuo tempo.

Per una gestione efficace del tempo, devi applicare un sistema di gestione del tempo che ti aiuti a vedere dove le modifiche possono e dovrebbero essere fatte … il che significa che la prima fase della gestione del tempo è analizzare come effettivamente trascorrere il tuo tempo in modo da poter determinare quali modifiche si desidera apportare.

Categorizza per la gestione efficace del tempo

Come gestisci effettivamente il tempo? Il segreto è nelle categorie. Guarda il tuo calendario per domani. Probabilmente è già pieno di eventi e attività che speri di realizzare. Durante il lavoro o dopo, riempirete gli spazi vuoti con dettagli su ciò che effettivamente avete fatto.

Alla fine della giornata, guardare l'elenco e etichettare ogni attività e / o evento con una delle seguenti categorie. Quanto tempo hai trascorso in giornata lavorativa:

1) Spegnere gli incendi. Una chiamata inaspettata. Un rapporto che è necessario per una riunione che avrebbe dovuto essere stampata ieri. Un file mancante che dovrebbe essere sulla tua scrivania. Quanta parte della tua giornata è stata effettivamente spesa in modalità crisi? Per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa che drena l'energia e interferisce con la loro produttività.

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2) Gestire interruzioni. Le chiamate telefoniche e le persone che scendono dal tuo ufficio verranno probabilmente in testa all'elenco quando assegni gli eventi a questa categoria. Ancora una volta, per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa perché interferisce con (e talvolta uccide) la produttività.

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3) Fare le attività pianificate.

Questo è l'utilizzo più positivo del tempo durante il giorno lavorativo. Sei in controllo e realizzando ciò che intendevi realizzare. Le attività pianificate possono includere chiamate telefoniche, riunioni con il personale, anche rispondere all'email - se sono compiti che hai messo nell'ordine del giorno. 4) Lavorando ininterrotta.

Potresti non lavorare a un'attività che avresti previsto, ma stai per ottenere qualcosa e per la maggior parte delle persone è una modalità di lavoro molto produttiva e positiva. 5) tempi di fermo ininterrotti.

Quelle volte durante il giorno lavorativo che vengono utilizzate per riattivare e raggruppare. Il pranzo o una pausa di mezza mattina possono contare se sono ininterrotto. Se sei abbastanza fortunato da lavorare con un'azienda che offre servizi di lavaggio in loco o sale da ping-pong (Fortune), che conta anche. Ognuno ha bisogno di una certa quantità di interruzioni ininterrotte costruite nella loro giornata per essere produttive durante il loro tempo di lavoro.

Una settimana del tuo passato è la chiave del futuro

Ora che comprendi le categorie di questo sistema di gestione temporale, è il momento di utilizzarli per analizzare la tua settimana di lavoro tipica. Utilizzando qualsiasi sistema di calendario utilizzato per elencare appuntamenti e attività nella tua vita quotidiana, torna indietro e seleziona una settimana tipica tipica. Passare attraverso le voci di ogni giorno lavorativo e classificarle secondo le categorie di gestione del tempo, se non lo hai già fatto. Mantenere un totale in esecuzione in fondo a ogni giorno renderà facile vedere come hai trascorso il tuo orario di lavoro ogni giorno.

Ora hai i dati necessari per apportare modifiche al modo in cui trascorri il tuo tempo al lavoro. Stai passando troppo tempo a spegnere i fuochi? Allora devi fare i cambiamenti organizzativi o fisici per prevenire o rinviare queste crisi costanti. Pulire e riorganizzare la scrivania per esempio, in modo da poter trovare facilmente i file necessari e stabilire una routine di mettere i file necessari per il giorno successivo sulla scrivania prima di partire per la giornata.

Non ottenendo abbastanza interruzioni durante il giorno lavorativo? Allora devi pianificare il tempo per te. Per esempio, smettere di mangiare il pranzo presso la scrivania e lasciare fisicamente l'edificio per il tempo di pranzo previsto.

Applicando le mie categorie di lavoro di gestione del tempo e apportando le modifiche che devi fare per trascorrere più del tuo tempo durante il tuo giorno lavorativo nelle categorie positive e meno tempo nelle categorie negative, verrai effettivamente in grado di effettivamente gestire il tuo tempo - e realizzare il vero obiettivo della gestione del tempo, per sentirsi meglio.