Dovrebbe Small Business Go senza fatture?

Sempre più piccole imprese stanno andando senza carta. La nuova e mutevole tecnologia ci ha dato gli strumenti necessari per il passaggio degli archivi di file traboccanti in un formato digitale organizzato. Ma ciò non significa che sia facile fare la carta senza carta o è la decisione giusta per ogni piccola impresa.

Ecco uno sguardo ai pro ei contro di un ufficio senza carta per aiutarti a decidere se andare senza carta è una decisione intelligente per la tua piccola impresa.

I professionisti di un ufficio senza carta

1. Ecologico - Secondo il The Daily Green , la carta rappresenta il 25% dei rifiuti di discarica e se gli Stati Uniti hanno tagliato carta da ufficio solo del 10% milioni di tonnellate di gas serra. E questo è solo per la carta, non tenendo conto della produzione e dello smaltimento delle cartucce d'inchiostro e dell'energia utilizzata dalle stampanti. Going paperless è una decisione ecologica.

2. Economico - Proprio come ci sono i vantaggi di un ufficio senza carta per l'ambiente, ci sono anche vantaggi per il budget delle piccole imprese. Pensate a quanto si spende ogni mese su carta, inchiostro, spedizione e altre forniture che supportano un ufficio pesante. Quindi, prendere in considerazione lo spazio necessario per memorizzare tutte le vostre forniture fisiche e documenti effettivi. Può essere abbastanza costoso. Nel tempo, andare senza carta potrebbe avere enormi risparmi per la tua piccola impresa.

3. Facile accesso - Essere cartacei significa che tutti i documenti importanti sono digitalizzati. Puoi eseguire il backup in Cloud o accedervi tramite un'applicazione desktop remota, dandovi la possibilità di lavorare da un ufficio mobile o ovunque e rimanere produttivi.

4. Organizzazione file - Se hai mai perso tempo a muoversi attraverso un armadio di archiviazione disorganizzato o pile di carta per trovare quello che stai cercando, sai come i documenti cartacei possono essere gestire.

Quando si crea un ufficio senza carta, si crea un file system digitale più facile da organizzare, cercare e modificare nel tempo. Questo rende ciò che un tempo era un processo doloroso di trovare un documento facile come eseguire una ricerca.

Il problema di un ufficio senza carta

1. Fallimento del sistema - Digitale può essere accesso rapido, ma significa anche perdita rapida. Prendi in considerazione quanto succede a tutti i documenti aziendali salvati localmente sul tuo computer se il tuo sistema si blocca. Potresti perdere tutto. È importante che ogni piccola impresa, e in particolare quelle senza carta, disponga di un sistema per il backup e la protezione dei dati fuori sede.

2. Sicurezza - I file digitali non possono essere protetti da un blocco di un archivio di file o dalla porta dell'ufficio, per cui la sicurezza dei documenti e delle informazioni sensibili è una preoccupazione per gli uffici senza carta.Le soluzioni includono la crittografia, i server locali e l'accesso limitato, tutti i quali hanno i propri costi e benefici. Inoltre, è importante considerare la natura di alcune aziende e la sensibilità dei materiali trattati su base giornaliera (pensare al tuo ragioniere) semplicemente non prestarsi a andare senza carta.

3. Processi di revamp - La parte di transizione a un ufficio senza carta richiede la revisione di tutti i processi operativi correnti e la ricerca di alternative adeguate.

Ad esempio, potrebbe essere necessario iniziare ad utilizzare un servizio di firma elettronica, fatturazione e servizi di pagamento online e altre applicazioni che sostituiscono la necessità di documenti fisici. Tutto il vostro personale dovrà anche essere addestrato nel nuovo sistema una volta che è in atto.

4. Tempo intensivo - Andare senza carta non è un processo durante la notte; ci sono molti fattori da considerare. Ci vogliono tempo per considerare tutte le implicazioni di lasciare indietro il mondo della carta, e quanto meno per implementare tutte le modifiche alle vostre operazioni che supportano di essere senza carta.

La decisione di andare senza carta è quella che varia da business a business, e non è certamente una decisione universale che è giusto per ogni azienda. La parte più importante per prendere la decisione di andare senza carta sta facendo la tua ricerca in modo da poter decidere se i vantaggi superano le sfide.

Quindi, crei un processo sistematico che non solo ti permetta i vantaggi di essere senza carta, ma anche aiuta a migliorare la tua produttività contemporaneamente.