Agenti immobiliari e agente di posta elettronica

Se sei come me, utilizza la tua casella di posta elettronica come un elenco di attività e cerchi di mantenerla pulita. Oppure, potresti essere all'altra estremità con una casella di posta in arrivo per tutto il tempo. Devi essere consapevole dell'importanza dell'e-mail nel mondo degli affari di oggi e di come sei chiamato a produrre email da anni in passato.

Il governo ha regole di posta elettronica. :

In azioni giudiziarie federali, le e-mail possono e probabilmente dovranno essere consegnate nella scoperta pre-trial.

Dal momento che un gran numero di attività di intermediazione immobiliare sono in qualche modo governate da regole federali, come EPA e Fair Housing, non si può ignorare il fatto che si potrebbe finire in un'azione federale di corte e sono tenuti a produrre record di posta elettronica.

Non essere un "Virtual Shredder!":

Sarebbe una situazione molto scomoda da affrontare un giudice federale che sospetta che tu o il tuo agente abbia eliminato intenzionalmente email che riguardano la transazione.

Non credo che la scusa "Il mio sistema di backup ha sovra-scritto i file" ti farà uscire dal gancio. La natura della maggior parte dei sistemi di backup è finalmente cancellare i dati più vecchi dopo i periodi impostati o un certo numero di backup.

Hai bisogno di una politica scritta:

Proteggi se stessi e il brokeraggio sviluppando una politica scritta di conservazione e-mail che indichi chiaramente le procedure per il deposito delle email relative alle transazioni. Assicurarsi di specificare che questo include TUTTE le email, in arrivo e in uscita.

Come con i manuali di procedura e tutti i documenti di questo tipo, tutti i nuovi agenti firmano che hanno letto, compreso e rispettano queste procedure di posta elettronica. Periodicamente documentare le riunioni in cui ripetete queste procedure e istruisci su come soddisfare i requisiti.

La stampa è buona - Digital è meglio:

È sufficiente specificare che ogni e-mail sia stampata e inserita nel file di transazione. Se ciò è fatto religiosamente, il caso peggiore è quello di copiare un paio di centinaia di pagine per la presentazione alla corte.

Un approccio migliore sarebbe quello di archiviare le e-mail in qualche formato digitale, sia che si tratti di un disco rigido esterno, di un CD o di un DVD. Con il basso costo dei CD e dei DVD, il trasferimento dei file e il posizionamento del disco nel file di transazione è un'ottima procedura.

Un vantaggio secondario è quella chiamata dal client che desidera una copia dell'istruzione HUD. E 'facile basta inserire il disco e inviarlo via email.

Email di agenti di archiviazione:

Anche se Outlook è la soluzione di posta elettronica dominante là fuori, hai agenti che utilizzano Eudora, sistemi online gratuiti e altri. Con diversi livelli di conoscenza e tutti questi sistemi, ottenere le email in un formato recuperabile a lungo termine e la localizzazione richiede una certa pianificazione.

Un metodo sarebbe quello di inviare tutte le e-mail di transazione inoltrate o copiate in un indirizzo email di transazione. Con SmithToJones @ YourDomain. com, l'agente può inoltrare le e-mail in arrivo e "Cc / Bcc" all'indirizzo di transazione. Ora sono in una posizione in cui il brokeraggio può adottare un'azione di archiviazione appropriata.

Il formato di file digitali dell'immobiliare è importante:

Non comparire in tribunale con un CD di e-mail in un formato non leggibile. Con cambiamenti software e sistemi operativi che cambiano frequentemente, archiviate le email in un formato ampiamente accettato che dovrebbe essere in giro in una data successiva.

Di gran lunga, il formato più ampiamente adottato è Adobe Acrobat. pdf (si intende "formato documento portatile"). Le nuove versioni di Adobe sono sempre state in grado di leggere i file di versione più vecchie, quindi non dovresti lasciare in futuro un archivio inutile.

Utilizzo Gmail per affari e combinato con Evernote e un file PDF Ho tutte le e-mail di transazione in un unico documento dopo la chiusura.

Come fare tutto il resto e perdere la tua attività:

Come agenti immobiliari e proprietari di aziende con agenti, abbiamo la responsabilità di come svolgono le loro attività.

Non importa se selezioniamo solo gli agenti migliori e più meticolosi. Tutti fanno degli errori. Non lasciate che un errore costasse grandi multe, o anche la tua attività, perché il tuo brokeraggio non è in grado di produrre email correlate a una transazione.

I metodi e le procedure per gestire archivi di posta elettronica non sono costosi e non richiedono un enorme sforzo per sviluppare e gestire le procedure necessarie per ottenere questa importante funzione sotto controllo.