Cosa si deve sapere sulle riunioni pre-con

I pianificatori di meeting e di evento dovrebbero tenere una riunione "pre-con" con il gestore dei servizi di conferenza in alberghi, strutture per conferenze, centri congressi e altrove prima di una conferenza pianificata.

È essenzialmente la conferenza prima della conferenza.

Per coloro che non possono programmare riunioni frequenti, una riunione pre-conta può sembrare inaspettata o scomoda in un primo momento perché potrebbe includere nuovi termini o linguaggio, ad esempio "event event" o "event evento banchetti".

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Che cosa dovrebbe aspettarsi i pianificatori di eventi da un pre-con?

Un pre-con è una riunione che si tiene con i fornitori di eventi e fornitori in cui è prevista l'evento o il programma. Si tiene solitamente uno o due giorni prima dell'evento reale ed è diverso dalla passeggiata che si verifica nel giorno di un evento.

Alcune persone possono associare incontri pre-con con la pianificazione di grandi conferenze, congressi, congressi e programmi di incentivazione. Tuttavia, è anche comune tenere una riunione pre-con per seminari e altri eventi speciali.

Cosa aspettarsi durante un incontro di precon convocazione

La riunione pre-con consente l'event planner l'opportunità di rivedere tutta la logistica finale di un determinato programma con il team di gestione dei fornitori che sono coinvolti nel programma.

In genere, una riunione pre-con è coordinata e pianificata dal gestore dei servizi di conferenza del luogo. Sarà invitato i dirigenti di vari settori che sono coinvolti nell'evento per esaminare la logistica del loro ruolo particolare per un evento.

Questo è un momento eccellente per la riunione o l'organizzatore di eventi per stabilire un rapporto con tutti i partecipanti.

Durante la pre-con, è opportuno che il planner di eventi evidenzi alcuni degli obiettivi chiave dell'evento, incluse importanti informazioni sull'organizzazione che ospita l'evento, i messaggi chiave che vengono trasmessi all'evento e VIP importanti.

Pre-Con è la data giusta per rivedere il resume di evento

Un curriculum di evento è anche conosciuto come specifiche di evento. Comprende tutte le informazioni pertinenti su un programma o un evento, inclusi i dettagli sul programma stesso. Questi elementi possono includere alcuni o tutti i seguenti: date, orari, contatti, profili di partecipanti, contatti di emergenza, cibo e bevande, trasporto, informazioni di spedizione, fatturazione, audio / visiva e altre particolari esigenze.

Ogni responsabile del reparto esaminerà la propria comprensione dell'evento, inclusi i dettagli pertinenti e le loro tipiche procedure operative. Esamineranno inoltre la loro comprensione del contratto di evento e le informazioni precedentemente condivise sugli ordini degli eventi banchetti.

I pianificatori di riunioni e di eventi dovrebbero ricordarsi di fare domande dettagliate relative alle specifiche dell'evento durante questo periodo, quali i livelli di staff e i nomi dei contatti chiave durante l'evento effettivo da tutte le aree rappresentate.Elementi fondamentali della discussione pre-con possono includere una revisione di:

• Requisiti per alimenti e bevande
• Requisiti di listino per camera guest (se appropriato)
• Esposizioni per conferenze e fiere
• Requisiti (piani di pianificazione)
• Requisiti tecnici, quali l'elettricità e le telecomunicazioni
• Dettagli sulla disposizione segnaletica

Questo è il momento ideale per apportare modifiche all'ultimo minuto. Anche se potrebbero non sempre piacere, la maggior parte dei fornitori e fornitori si aspettano modifiche ragionevoli (e irragionevoli). Naturalmente, se il pre-con è in programma durante un periodo in cui il set-up è in corso, si consiglia di effettuare un'ispezione presto per assicurarsi che tutto funzioni correttamente.