Il difetto che si deve sapere sulle riunioni lessite lesse

Le riunioni apprese sono una parte importante della gestione dei progetti. Non puoi migliorare la consegna del progetto se non sai cosa funziona e cosa no. Non puoi semplificare i processi se non prendi mai il tempo di valutare criticamente se stanno lavorando come dovrebbero.

Stai creando una biblioteca di conoscenza su cosa funziona e cosa non attraverso il tempo per rivedere le tue pratiche. E poi agire sulla produzione di tali revisioni per migliorare i progetti che vanno avanti.

Tuttavia, c'è un difetto con questo modello.

Lo hai notato?

Sì, è che le lezioni apprese provengono alla fine del progetto. Questo è come dire: "Come posso aiutarti adesso che è troppo tardi? "

Perché aspettare alla fine non è buono

Attendere finché il progetto finisce significa che solo progetti futuri possono trarre vantaggio dalla saggezza acquisita durante quel particolare lavoro. Per i tuoi clienti e le parti interessate, è frustrante chiedere a cosa avrebbe potuto essere migliore quando non puoi fare niente. Il progetto è finito. Finito. Stanno spendendo il loro tempo con te parlando di lezioni e processi di miglioramento perché vogliono aiutare altre persone, non perché stanno personalmente a vedere qualsiasi ritorno in quel momento.

Ciò è così facile da rettificare che significa che non c'è alcuna scusa per aspettare fino alla fine del progetto per avere un lessico imparato revisione.

Come programmare le riunioni lessite lesse

La soluzione è quella di pianificare le riunioni apprese con le frequenze più spesso possibile.

Devono essere almeno alla fine di ogni fase di sprint o progetto, e talvolta li faccio spesso come una volta al mese.

Il vantaggio delle frequenti recensioni è che sono molto più brevi. Stai esaminando un periodo di tempo più piccolo, quindi ci sono probabilità che ci siano meno lezioni da incorporare. Puoi anche adattare una breve recensione alla fine di una normale riunione di team di progetto.

Come per una revisione completa del progetto, la preparazione alla riunione è ancora importante. Pensate a ciò che vuoi chiedere e cosa vuoi uscire dal tempo con il tuo team e le parti interessate. Allora puoi assicurarvi di catturare ciò che ti darà il miglior miglioramento delle prestazioni del team.

Il recupero delle lezioni è essenziale

L'aspetto negativo - se lo si desidera chiamare - di frequenti revisioni è che i tuoi stakeholder si annoieranno di essere invitati a fornire costantemente feedback se non vedono che qualcosa sta accadendo. Questo è veramente importante. Nessuno può chiedere la propria opinione se sappiano che dovrai intraprendere azioni basate su di essa e rendere più facile la vita.

È anche un ottimo modo per continuare a fare una buona impressione sui tuoi clienti e clienti.

Creazione di un programma di follow-up

Il modo più semplice per assicurarsi di agire sui commenti e le lezioni scoperti nelle revisioni periodiche con le parti interessate è quello di creare un programma di follow-up. Questo è semplicemente un log di tutte le azioni ei compiti che esauriscono le vostre discussioni. Creare un tracker di base in un foglio di calcolo o utilizzare il software di lista standard per fare registrare e monitorare le azioni.

[Ulteriori informazioni sul monitoraggio del progetto.

]

Il vantaggio di farlo - oltre ad essere una buona pratica di project management - è che la prossima volta che hai una recensione potrai tornare alla persona che ha sollevato quel punto e dica loro di aver fatto qualcosa . È così che crei grandi rapporti anche con i soggetti difficili: qualcuno ti ha dato delle risposte, hai fatto qualcosa in conseguenza e sei tornato e ti ha detto che hai agito. Dovrebbero essere in grado di vedere facilmente un miglioramento.

C'è una sfida qui però, e questo viene quando non è possibile migliorare un processo o agire sul loro feedback. Ciò accadrà: non è possibile implementare tutto ciò che i soggetti interessati chiedono soprattutto perché alcuni di questi tempi chiederanno cose del tutto irrealistiche come la scomparsa del processo di gestione delle modifiche. Tornate a loro e spiegate perché non puoi implementare o agire sul loro feedback.

Questo non è buono come essere in grado di farlo (dalla loro prospettiva) ma mostra l'integrità e la capacità di seguire. Sarai ancora costruire una solida reputazione come project manager che fornisce se ti tieni informati i soggetti interessati, anche se il risultato è che non possono avere quello che vogliono.