Controlli in sospeso: ciò che sono e cosa fare

I controlli eccezionali non sono grandi quanto suonano. Un controllo eccezionale è un controllo che è stato scritto ma mai presentato per il pagamento. In altre parole, il destinatario non ha mai depositato o incassato il controllo, quindi il controllo è ancora fuori da qualche parte.

Questi pezzi eccezionali possono causare incubi contabili e comportano proprietà non reclamate che devono essere successivamente trasferite allo stato.

Perché sono importanti i controlli?

Quando paghi con assegno, il tuo beneficiario deve depositare o incassare il controllo per raccogliere il pagamento.

La banca del beneficiario richiederà denaro dalla tua banca e l'operazione è completa quando la tua banca invia denaro alla banca del beneficiario (o all'account del beneficiario se entrambi utilizzano la stessa banca o un'unione di credito).

Se il destinatario di un controllo non fa mai nulla con esso - o se il controllo è perso o distrutto - avrai ancora i soldi nel tuo account. Un'eccezione a questo scenario è quando utilizzi il pagamento online tramite la banca: i fondi vengono spesso dedotti quando il controllo viene stampato, ma i fondi saranno restituiti al tuo conto se il beneficiario non riesce a depositare il controllo entro un certo tempo .

Bilancio fatturato inflazionato: dato che hai ancora quei soldi, potresti pensare di poterlo spendere. Purtroppo i fondi appartengono a qualcun altro. Se depositano il controllo quando non lo attendete, finirete con meno i soldi che hai pensato, eventualmente sovrascrivendo il tuo account e rimbalzando i controlli.

Controlli di affari: le aziende spesso tengono traccia degli elementi in sospeso e pongono i conti pagabili. Ma le imprese devono anche occuparsi delle leggi sulle proprietà non reclamate. Se i pagamenti a dipendenti o venditori si scontrano, dovrai finalmente trasformare quella proprietà abbandonata sul tuo stato (pochi anni nella maggioranza degli stati, ma controlla con i regolatori locali).

Se non gestisci correttamente la situazione, stai infrangendo la legge.

Cosa fare circa controlli eccezionali

Essere proattivi sui controlli in sospeso e ottenere le cose chiarite il più presto possibile. Non presumere che sia il tuo giorno fortunato e che tu possa usare i soldi per altri scopi. Hai ancora i soldi e dovrai pagarlo presto o tardi (se va al destinatario o allo stato). Utilizzare un sistema contabile che detrae i controlli incolori dai tuoi fondi disponibili.

Chiamata o scrittura: se notate che un assegno non è stato depositato, contatta il tuo beneficiario. Una semplice telefonata o un'e-mail è buona - basta controllare per assicurarsi che hanno ricevuto il pagamento e chiedere se depositano il check. Se ciò non funziona, è consigliabile inviare una lettera per informarli che il controllo non è stato elaborato e che dovrebbero avvisare se non hanno ricevuto il pagamento.

Se hai bisogno di un modello, utilizza la nostra lettera di esempio per i controlli eccezionali.

Assicurarsi di documentare qualsiasi comunicazione relativa ai controlli in sospeso. Potrebbe essere necessario dimostrare ai regolatori statali di aver fatto ragionevoli tentativi di completare il pagamento, ma il beneficiario non ha collaborato o era impossibile contattare il beneficiario.

dovresti scrivere un altro controllo?

Una volta che parli con il tuo beneficiario, possono richiedere di inviare un altro controllo, che promettono di depositare prontamente.

Prima di fare questo, chiedere loro di restituire il vecchio controllo se possibile. Ciò elimina la possibilità che (intenzionalmente o involontariamente) depositino entrambi i controlli.

In alcuni casi, dovrai rilasciare un nuovo controllo senza recuperare il vecchio controllo. Il controllo può essere scomparso per qualunque motivo, e il vostro beneficiario ha bisogno di una nuova. Questo ti mette in una situazione difficile perché avrai due controlli per un singolo pagamento. Se il vecchio controllo viene depositato, la tua banca potrebbe rispettare il controllo e avresti finito di pagare due volte. Le banche generalmente non onorano i controlli scritti più di 6 mesi fa, ma succede spesso abbastanza che dovreste stare attenti (anche se stampate "Vuoi dopo 90 giorni" o qualcosa di simile nei tuoi controlli).

Se l'importo è abbastanza grande da causare problemi (o se non ti fidi del beneficiario), puoi chiedere alla tua banca di "fermare il pagamento" sul vecchio controllo.

Questo approccio non è perfetto, ma può aiutare a proteggerti. Interrompere le richieste di pagamento a costo di denaro e durano solo 6 mesi, per cui potrebbe essere necessario farlo più volte.

Perché i controlli non vengono trattati?

Ci sono diversi motivi per cui i controlli non vengono depositati. La ragione più semplice è che il tuo beneficiario non abbia semplicemente ottenuto l'elaborazione del controllo. Forse non hanno bisogno del contante urgentemente e sono stati impegnati a fare altre cose.

I controlli possono anche perdersi in pile di carta o cadere dietro scrivania. Ancora una volta, se il denaro non è terribilmente importante per il beneficiario, non si nota. Infine, i controlli possono essere restituiti alla posta se l'indirizzo di un destinatario è cambiato, ma questo processo può richiedere sorprendentemente lungo.

Controlli rilasciati a te

Se è stato rilasciato un controllo ed è ancora in sospeso, contatta l'emittente di controllo e chiedi una sostituzione. Potrebbe essere necessario restituire il certificato originale o firmare documenti affermando che il controllo è perso o distrutto (e che non si provano a depositare entrambi i controlli). Se non riesci a trovare l'emittente, controlla con il programma di proprietà abbandonato del tuo stato.