Come il tuo servizio paga servizio può aiutare con rapporti di fine anno

Molte aziende dispongono di servizi per il personale paga per contribuire alla trasformazione dei salari per i dipendenti. Anche una piccola impresa può trarre beneficio dal servizio di paghe. Ma ci sono altre mansioni che puoi ottenere con aiuto, soprattutto alla fine dell'anno e affrontare il nuovo anno.

Ho chiesto a Teresa Ray, proprietario del Dipartimento paga, Inc., sui tipi di compiti di fine anno che un servizio paga può fornire ai clienti.

Raccogliere informazioni per i 1099

Se hai pagato non dipendenti (per esempio, appaltatori indipendenti e liberi professionisti) che avrai bisogno di dare una forma 1099-MISC all'anno -end, puoi chiedere al tuo servizio paghe di effettuare tali pagamenti durante tutto l'anno. Il tuo servizio può anche essere responsabile di tutta la preparazione e il deposito del 1099. L'intero compito è rimosso dalla tua scrivania come datore di lavoro!

Teresa suggerisce di iniziare tornando indietro nel tuo registro di conto corrente di attività per trovare i pagamenti a non dipendenti per l'anno.

Devi inoltre assicurarsi che ogni non dipendente abbia firmato un modulo W-9, fornendo informazioni sull'ID del contribuente e sull'indirizzo postale.

Quindi è necessario determinare se è necessario un modulo 1099 per ogni persona o azienda presente nell'elenco. Si tratta di un processo in due fasi. In generale, un 1099 è richiesto per tutti gli individui e le imprese non aziendali che hai pagato $ 600 o più durante l'anno.

Ci sono regole speciali per gli avvocati. Questo articolo fornisce i dettagli su se è necessario un modulo 1099-MISC.

Una volta raccolti tutti i dati necessari, potete inviarli al tuo servizio paghe e preparare e archiviare le forme necessarie e inviare il destinatario anche la loro copia. Il tuo servizio paghe fa tutto in modo elettronico.

Per voi come datore di lavoro per ricercare tutto questo processo e farlo esattamente richiederebbe un po 'di tempo. E, dato che è fatto solo una volta all'anno, dovresti imparare nuovamente il processo ogni anno.

Raccolta di informazioni per i moduli W-2

Forme W-2 devono essere date ai dipendenti ogni anno e presentate all'Amministrazione della Previdenza Sociale, fornendo informazioni sulla retribuzione lorda e la ritenuta. Teresa afferma che le informazioni W-2 sono simili a quelle di un esame finale che un datore di lavoro prende alla fine dell'anno. Tutti i quattro quarti della forma 941 (Rapporto trimestrale salariato e fiscale) corrispondono esattamente alle vostre forme W-2.

Se si dispone di un servizio di paghe, non è necessario compilare le informazioni a fine anno. Il tuo servizio si occuperà di preparare i W-2, inviarli con le diverse agenzie governative, oltre a fornire una copia a voi come dipendente e ad ogni dipendente.

Indennità di backup di backup

In alcuni casi, l'IRS può essere richiesto di trattenere le imposte federali sui redditi da parte di non dipendenti. Questa deduzione di riserva di riserva può essere gestita dal tuo servizio paghe. Il servizio può detrarre le imposte necessarie richieste dall'IRS.

Recupero di Paychecks per dipendenti non addestrati

Alla fine di ogni anno, i datori di lavoro sono tenuti dalla legge a restituire le stesse paghe agli impiegati non pagati allo Stato.

I controlli possono essere sostituiti a pagamento, ma le leggi statali richiedono che i controlli non sostituiti vengano trasferiti allo stato.

Su una base annuale, il tuo servizio paghe può aiutarti identificando i controlli in sospeso e, se possibile, contattate il dipendente per informarli del controllo.

Che cosa il tuo servizio paghe non farà

• Un servizio di paghe non si impegna con nuove forme di noleggio per i dipendenti e le forme per l'assunzione di appaltatori indipendenti.
• Un servizio di paghe non fornisce informazioni per i datori di lavoro che preparano le proprie forme, a fini di responsabilità. Se il servizio sta facendo l'attività, si assumono la responsabilità per l'accuratezza e la segnalazione appropriata.

Pensieri conclusivi sul servizio Payroll Service per i datori di lavoro

Teresa dice,

"Recentemente ho detto alle persone che il libro paga è una" bestia ": con cambiamenti governativi che arrivano ad un passo veloce, è difficile per i datori di lavoro rimanere sono buone intenzioni, ma, se falliscono, non c'è molta simpatia proveniente dal Servizio Revenue Interno.

Il nostro lavoro presso il Payroll Department, Inc. è quello di informare i nostri clienti dei regimi di lavoro di conformità e di processo. fare questo, il datore di lavoro ha più tempo per fare quello che fanno meglio e possono avere la pace della mente che il loro libro paga è preparato correttamente! "