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Quale anno fiscale dovrebbe essere un dipendente Paycheck?
La domanda: Le retribuzioni di fine anno sono imponibili nell'anno di lavoro o nell'anno del paycheck?
La regola è: La retribuzione è considerata reddito imponibile nell'anno in cui la stipendia è stata emessa (datata) , anche se il lavoro è stato fatto e la retribuzione è stata guadagnata in un anno diverso ( ma leggere l'eccezione di seguito).
Ad esempio:
Tu paghi i dipendenti il 2 gennaio 2018 per il lavoro svolto nell'ultima settimana di dicembre 2017.
La tassa lorda è imponibile nel 2018 e non nel 2017. Se si paga i dipendenti l'ultimo giorno di dicembre per questo lavoro, la data di pagamento del 31 dicembre 2017, significherebbe che la retribuzione è reddito imponibile nel 2017.
Perché è importante l'anno di un Paycheck del dipendente?
L'anno in cui viene assoggettata la tassa tributaria incide sul reddito imponibile del dipendente. Ad esempio, se un dipendente avesse un grande bonus a fine anno, potrebbe influenzare l'aliquota fiscale del dipendente. In alcuni anni, c'è un periodo di pagamento supplementare, che può far sì che i dipendenti ricevano quello che sembra essere un "extra" paycheck. Informare il dipendente della differenza prima che sia pagato dà il tempo del dipendente a cambiare la forma W-4 della persona per aggiungere ulteriori trattenute a quella stipendio.
Il problema si presenta quando un periodo di pagamento non finisce nell'ultimo giorno dell'anno. Se il periodo di pagamento finisce prima della fine dell'anno, ci sono pochi giorni nel primo anno che verranno pagati nel prossimo anno.
Se il periodo di pagamento finisce dopo la fine dell'anno, ci sono alcuni giorni extra nella paga del prossimo anno.
Un'eccezione: ricevuta costruttiva
Se si effettuano pagamenti a disposizione dei dipendenti entro la fine dell'anno - per esempio, tramite il deposito diretto - la retribuzione deve essere considerata ricevuta (e tassabile) in quell'anno, anche se il controllo diretto del deposito è datato nell'anno successivo.
L'IRS dice che i dipendenti devono avere accesso al paycheck "senza limitazioni o restrizioni sostanziali". Questo è chiamato "ricevuta costruttiva". Ricevuta costruttiva è un termine contabile che si riferisce quando il reddito è considerato in possesso di qualcuno e quando è disponibile per essere speso. Cioè quando la persona ha il controllo sui soldi?
Verifiche post-date e ricevuta costruttiva
In generale, quando una persona riceve un pagamento via posta, potrebbe essere considerato che la persona ha la consegna costruttiva dei fondi. Ma questo non è sempre vero. Un controllo potrebbe essere post-datato. Un controllo post-dated è un controllo che ha una data futura su di esso. Se ricevi un assegno nel 2017 che è datato 2018, non puoi contanti fino al prossimo anno. Solo perché hai il controllo in mano, perché è datato nel prossimo anno - e non è stato recuperato fino a quel momento - il controllo sarebbe incluso nelle tasse dell'anno successivo.
Come influisce questa regola sui moduli Employee W-2?
I moduli W-2 sono i moduli che i dipendenti forniscono a gennaio per fornire informazioni sulle loro retribuzioni e sugli importi ritenuti per le imposte federali sul reddito e le imposte FICA (sicurezza sociale e Medicare).
L'ultimo salario pagato in dicembre è incluso negli utili W-2 di quest'anno.
Il primo stipendio di gennaio è incluso negli utili W-2 del nuovo anno.
Dopo aver preparato quei W-2 Forms, devono essere distribuiti ai dipendenti e presentati presso l'Administration Security Administration. Ecco le date da ricordare: le forme W-2 devono essere fornite ai dipendenti entro la fine di gennaio, per i salari dell'anno precedente. Dovrai anche presentare i moduli W-2 con l'Amministrazione della Previdenza Sociale entro il 31 gennaio (non il 28 febbraio, come negli anni precedenti. Questa nuova data di deposito precedente W-2 inizia nel 2017 per le tasse 2016.) Se si utilizza software di contabilità paghe , il software dovrebbe occuparsi della questione fiscale per il dipendente W-2.
Come gestisce il problema del software paga questo problema?
Patriot Software dice: "L'utente [tu sei il business] selezionerebbe la data di pagamento che includerebbe giorno, mese e anno. Ma per essere chiaro, tipicamente la data di deposito del paycheck è anche la" data di pagamento. "Se c'è un ritardo per qualche motivo nel deposito dei fondi, il dipendente W2 rifletterà ancora la data di pagamento nel libro paga".
Come gestire questo problema?
Alcuni suggerimenti:
1. Non andare avanti di te stesso e non cercare di pensare troppo. Consegnare i salari quando sono tipicamente distribuiti. Se stai cercando di calcolare da soli le tasse sui salari, potrebbe essere opportuno considerare il software per paghe.
2. Informare i dipendenti. Lasciate che i dipendenti sappiano quale anno fiscale sarà il loro ultimo paycheck. È sempre meglio avvisare i dipendenti di farli conoscere in seguito e essere sconvolti.
3. Puoi ottenere aiuto dal tuo CPA o da un altro professionista fiscale. Se si è veramente confusi, si potrebbe desiderare di prendere in considerazione un servizio di paghe per aiutare con questi tipi di problemi.
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