Come risolvere il tuo stato di bilancio in QuickBooks

QuickBooks è un potente software di contabilità che fornisce solide segnalazioni e approfondimenti sulla salute finanziaria dei libri della tua azienda. Naturalmente, questo dipende dalla premessa fondamentale che i dati devono essere inseriti con precisione completa per garantire che i conti si addicano correttamente. Gli errori di input, gli errori di arrotondamento ei record incompleti possono causare che i conti siano sommati in modo non corretto e quindi riducano l'accuratezza delle istruzioni QuickBooks.

Se i tuoi libri non sono riconciliati, dovresti capire che Intuit include una suite di strumenti per aiutare i proprietari di aziende a trovare la fonte di un errore contabile e affrontare efficacemente. Ripristinare immediatamente questi problemi può aiutare a garantire che i tuoi libri siano accurati e aggiornati e che i tuoi rapporti siano attendibili.

1. Esegui un equilibrio di prova

Per rendere i tuoi bilanci esatti, la somma totale delle attività riportate deve corrispondere a passività lorde più il patrimonio totale. Quando questi conti non corrispondono esattamente allo stesso valore, sono considerati squilibrati per scopi contabili. QuickBooks può offrire un feedback immediato su se i tuoi account sono bilanciati eseguendo un equilibrio di prova, che fornisce una rapida panoramica del valore netto di tutti gli account che hanno un saldo positivo o negativo. Ai fini di un equilibrio di prova, qualsiasi account che ha un saldo di zero viene ignorato. L'output di un bilancio di prova di QuickBooks può semplificare l'identificazione di quali account possono avere errori eccezionali.

Dopo aver esaminato queste informazioni, annota ogni account che riteni sia un problema e l'importo in base al quale tale account sembra inesatte.

2. Dati di esportazione

Utilizzando informazioni dal tuo bilancio di prova, individua un elenco di account che pensi che potrebbe essere necessario pulire. Nella parte superiore della finestra QuickBooks, fare clic su File -> Utilità -> Esporta -> Elenchi di file IIF.

Questo dovrebbe aprire una finestra denominata "Esporta" e un elenco di caselle di controllo. Seleziona la casella di controllo che dice "Diagramma di conti" nella parte superiore dell'elenco. Una volta selezionata questa voce, fai clic su "OK" sul lato destro della finestra. QuickBooks dovrebbe quindi creare ed esportare un file IIF che può essere aperto in Microsoft Excel. Spesso è una buona idea eseguire il backup di questo file salvandolo nuovamente come XLS. Convertire il IIF in un file XLS impedirà anche problemi potenziali con la formattazione o la modalità protetta.

3. Identificare l'account problematico

Il file creato nel passaggio precedente può essere utilizzato per esaminare un registro di ciascun account identificato nel primo passaggio. Inizia eliminando le prime due righe del set di dati per rendere le informazioni più semplici da gestire e ordinare. Date un'occhiata alle colonne B e F, che contengono rispettivamente il nome e l'importo per ogni transazione nei tuoi libri.Per rendere questi dati più utili, ordinate gli elementi nella colonna F dal basso all'alto. Scorrendo l'elenco ordinato delle transazioni o semplicemente utilizzando la funzione di ricerca di Excel, cercare di individuare i valori che hai identificato come inesatte nel primo passaggio. Se trovi uno dei valori, assicurati di controllare il tuo lavoro tornando a QuickBooks ed eseguendo un QuickReport sullo schema di conti.

4. Utilizza l'utilità Ricostruisci dati

Con le transazioni problematiche individuate, è ora possibile passare alla riparazione del tuo bilancio danneggiato per garantire una maggiore precisione dei rapporti futuri. Il modo più semplice per riparare un bilancio in molti casi è quello di utilizzare l'utilità di dati di ricostruzione che viene fornito con QuickBooks. Questa funzionalità è stata progettata per individuare e riparare automaticamente le transazioni difettose in un conto confrontandola con i dati del bilancio generale. È possibile eseguire l'utilità dei dati di ricostruzione facendo clic su File -> Utilità -> Ricostruisci dati. Se hai identificato il problema specifico, puoi anche riparare manualmente la transazione difettosa entrando nel registro QuickBooks. Tuttavia, assicurati di controllare il tuo lavoro per evitare di introdurre un nuovo errore che potrebbe esasperare il problema corrente.

5. Prevenire problemi futuri

Mentre la ricostruzione di utilità dei dati e la revisione manuale possono generalmente scoprire la fonte di libri squilibrati, trovare il problema stesso può essere un processo lungo e frustrante in rari casi.

I proprietari di aziende con libri estesi potrebbero aver bisogno di cercare migliaia di transazioni per trovare una o più voci che potrebbero essere erronee. È quindi importante sviluppare strategie per impedire che i libri diventino sempre più sbilanciati in futuro. Dovresti iniziare a esaminare il processo di input del tuo libro in modo da assicurare che tu ei tuoi associati aggiungano nel registro generale le transazioni nel modo corretto. Ad esempio, molte persone che non sono contabili spesso confondono debiti e crediti. Considera di investire in formazione o di lavorare con un contabile professionista se vi trovate perdere ore preziose riconciliare i conti su base routinaria.