Valutare il software paga per la tua piccola impresa

Stai estraendo i tuoi capelli sul libro paga? Fare il proprio libro paga, anche per un solo dipendente, ha molte insidie ​​per il piccolo imprenditore. C'è molto da sapere, e tenere d'occhio con molti regolamenti fiscali federali, statali e locali sul libro paga è un dolore. Inoltre, hai scadenze da rispettare, pagamenti e rapporti a tutte queste agenzie.

Non c'è da meravigliarsi che molte piccole imprese si rivolgano ai servizi paga per questi compiti.

Ma quale servizio paga è il migliore?

Quali sono i servizi a pagamento?

Ci sono due tipi di servizi di paghe: servizi online e (per mancanza di un termine migliore) servizi personali. I servizi in linea possono essere applicazioni o on-line. I servizi personali sono un'impresa di proprietà di un individuo che può fare paghe online o chi può essere locale.

Il processo di valutazione funziona allo stesso modo per entrambi i tipi di servizi a pagamento. Ma questo articolo si concentrerà sui servizi online. Ecco alcune caratteristiche che dovreste prendere in considerazione:

Quanto costa un servizio di paga online?

La prima cosa che i proprietari di imprese chiedono quando cerca un servizio di paghe è, "Quanto costa?" Mentre il costo è importante, altri fattori sono altrettanto importanti.

Considerate il costo del servizio ora e in futuro. Se si dispone di una piccola impresa con solo uno o due dipendenti, è possibile limitare i costi utilizzando un servizio scalabile, in cui il costo è minimo per pochi dipendenti e che aumenta quando aggiungete dipendenti e servizi.

Per la maggior parte dei servizi di paga che ho esaminato, il costo è al mese, in modo da poter cambiare in qualsiasi momento. La maggior parte ha basato il costo sul numero di dipendenti. Alcuni offrono un'opzione 1099 per pagare appaltatori, venditori o freelance. (Troverai una breve lista con i costi alla fine di questo articolo.)

I costi sono disponibili in due livelli per alcuni servizi: un servizio di base che calcola e distribuisce paghe, forse un servizio W-2 e un'opzione a servizio completo che prevede anche il deposito e il pagamento delle imposte sui salari e delle imposte fiscali, compresa la forma 941 (la forma trimestrale di dichiarazione delle imposte sul reddito).

Cosa dovrebbe includere un servizio a pagamento completo?

1 . Impostazione, Formazione e Dashboard. Il sistema dovrebbe essere facile da installare. Dovresti avere un cruscotto per guidarti attraverso processi e per consentirti di verificare attività come depositi e depositi di stipendio. La formazione dovrebbe essere semplice, con buoni video per aiutarti a lavorare attraverso i diversi processi. Quale livello di conoscenza del libro paga si suppone che tu abbia? La maggior parte dei proprietari di imprese ha poca conoscenza, quindi il tuo servizio dovrebbe fornire conoscenze di base dettagliate sui termini del libro paga, i salari e le scadenze.

2. Stipendi . Ognuno di questi sistemi ti permette di inserire le informazioni per ogni dipendente, inclusa la forma W-4 per la ritenuta fiscale federale e altre informazioni necessarie per preparare i pagamenti. I sistemi dovrebbero consentire di scrivere controlli stampati o di effettuare controlli direttamente depositati (il modo migliore). Controllare con la vostra banca sulle sue esigenze.

3. Forme W-2. Il tuo servizio dovrebbe fornire moduli W-2 , il modulo annuale per i salari e le tasse dei dipendenti che dovrai dare ai dipendenti nel mese di gennaio. L'opzione a servizio completo dovrebbe anche presentare queste forme all'Amministrazione per la sicurezza sociale al momento opportuno.

4. File e deposito delle imposte sui salari. Questo è probabilmente il servizio più importante.

Avere qualcuno file e pagare queste tasse è una grande responsabilità. Un sistema a servizio completo dovrebbe archiviare tutti i documenti fiscali pertinenti e le imposte sull'occupazione per voi. Dovrebbero effettuare pagamenti a vostro nome con le agenzie di regolamentazione federali, statali e locali. I moduli dovrebbero includere il modulo 941 - Salario trimestrale e dichiarazione fiscale e le forme fiscali federali e fiscali.

Il servizio dovrebbe anche tenere traccia delle imposte fiscali statali e locali, che è un enorme aiuto se si dispone di dipendenti che lavorano in diverse città e stati.

Quali altre funzioni dovrei aspettarmi?

Garanzie fiscali. Il tuo servizio dovrebbe garantire che le moduli fiscali verranno inviate prima di tutte le scadenze e che i pagamenti verranno effettuati in tempo per non incorrere in multe o sanzioni. Il servizio dovrebbe accettare di pagare qualsiasi multa o penalità per il deposito in ritardo o il pagamento.

Se non fanno questa garanzia, non utilizzarli.

Accessibilità mobile. Devi essere in grado di accedere al dashboard e apportare modifiche, inviare informazioni sul tuo computer, telefono cellulare o tablet o persino chiamare informazioni.

Dipendente self-service. Alcuni di questi servizi dispongono di un cruscotto in cui i dipendenti possono accedere a e ricevere informazioni sulle loro paychecks annuali. Potrebbero essere in grado di cambiare informazioni W-4 online.

Integrazione con il sistema di contabilità. Avere il tuo servizio paghe integrato con il tuo sistema contabile ti risparmia tempo e denaro. PayPal Intuit viene venduto solo con QuickBooks Online, quindi questa potrebbe essere una buona opzione per te se hai già QBO. Il software Patriot ha un sistema di contabilità che puoi aggiungere al tuo servizio paghe.

Altre domande importanti da chiedere

Supporto e servizio. Questo è davvero importante. Le cose accadono e i libri paga devono essere eseguiti in momenti specifici. Devi sapere che il tuo servizio è disponibile e utile.

Il più alto livello di servizio è la telefonata. Quali ore ha il help desk?

Il secondo livello è la chat. Quali sono le loro ore?

Il terzo livello è l'email. Quanto velocemente il tuo servizio risponde alle email?

Durante il periodo di prova o nei primi 30 giorni, assicurati di contattare più volte per valutare il supporto fornito.

Aggiornamenti. Le regolamentazioni fiscali sul reddito e le aliquote fiscali stanno sempre cambiando.Quando valuta i sistemi, chiedete come aggiornano il loro software e come comunicano questi aggiornamenti.

Sicurezza. Quanto è sicuro il proprio sistema? È nella nuvola (probabilmente)? Quante volte si esegue il backup?

Altri servizi aggiuntivi che si desidera

1099 Service. Alcuni di questi sistemi dispongono di un add-on (per un costo aggiuntivo) che consente di pagare lavoratori contrattuali, venditori e liberi professionisti e rilasciare loro moduli 1099-MISC (simile alle forme W-2 per i dipendenti). Il servizio dovrebbe inoltre fornire la presentazione di moduli 1099-MISC con l'IRS.

Riserva di backup . Se stai pagando non dipendenti, potrebbe essere necessario disporre di un backup di riserva prelevato dai loro pagamenti. Se hai il servizio 1099, il tuo servizio dovrebbe essere in grado di farlo e di pubblicare i rapporti.

Dove verificare i servizi potenziali

Quando hai ridotto la tua selezione a un paio di servizi, controlli. Controlla i rating online, ma non dipende troppo da loro. Un posto migliore per controllare è il Better Business Bureau. Scopri quali denunce sono state presentate contro questa società e come sono state risolte.

Quali sono alcuni servizi a pagamento da considerare?

Troverai molti servizi di paga se cercate in linea. Qui sono solo alcuni per iniziare la tua ricerca. Ho scelto l'opzione completa per ciascuno.

I ntuit Full Service Payroll. Questo servizio è un componente aggiuntivo su QuickBooks Online. Il prezzo dipende dalla versione di QBO che vuoi e il livello dei servizi di paga che ti serve. I prezzi sono mensili.

Software Patriot Payroll . Il loro sistema di paghe a pieno servizio comincia a $ 25 al mese per un dipendente, aumentando con il numero di dipendenti.

Paychex. Il loro sistema è basato su numeri di dipendenti. Richiedono un'offerta scritta da un potenziale cliente prima di rilasciare informazioni sui prezzi.

Gusto : Il loro prezzo è di $ 39 al mese prezzo base più $ 6 al mese per persona (suppongo che significa per persona pagato).

ADP ha tre livelli di retribuzione, tra cui HR. Nessun prezzo era disponibile.

Come provare un sistema paga

Un problema finale: Il problema di provare questi sistemi è che ti richiedono di "andare in diretta" e non puoi rilasciare paghe più di una volta. Patriot e Gusto hanno versioni demo che puoi provare. ADP ha due mesi liberi di payroll, ma questo significa che sei impegnato dopo aver eseguito due mesi con il proprio sistema.