Come ridurre il costo dei viaggi aziendali dipendenti

Con qualche simpatia per i datori di lavoro che cercano di controllare i costi di viaggio, chiedere ai dipendenti di condividere le camere non è dove cominciare o finire.

Queste idee sono meno stressanti e offensive al dipendente medio che viaggia per affari per il loro datore di lavoro. I dipendenti sono persone normali che vogliono solo una certa privacy e la distanza dai collaboratori durante un viaggio d'affari, specialmente se hanno trascorso la giornata con i colleghi.

I datori di lavoro non hanno bisogno di chiedere ai dipendenti di condividere le stanze.

Ci sono altri modi per risparmiare sul costo dei viaggi aziendali aziendali. Ad esempio:

• Richiedere ai dipendenti di viaggiare lo stesso giorno quando possibile.
• Sviluppare e implementare una politica di viaggio aziendale che fornisce dettagli specifici sui pagamenti giornalieri in varie destinazioni, catene alberghiere preferite in cui il datore di lavoro può avere stabilito un tasso di sconto, rimborsi spese e limiti che richiedono una firma del gestore in anticipo se superato .
• Tenere i dipendenti alla lettera della legge come indicato nella politica di viaggio senza previa autorizzazione di eccezioni. Non rimborsare le spese che non sono state consentite da politiche o eccezioni.
• Rinegoziare o negoziare tariffe aziendali con catene alberghiere comuni alle destinazioni. Cercate hotel che offrono servizi come una colazione gratuita, un'ora cocktail gratuita, snack pomeridiani e antipasti e frigoriferi e caffettiere nelle camere. Richiedere ai dipendenti di utilizzare questi alberghi e servizi quando sono disponibili.

• Utilizzate una catena alberghiera meno costosa quando effettuate prenotazioni. La maggior parte dei dipendenti darebbe una stella per una stanza privata. Non aspettatevi standard inferiori in settori come la pulizia e gli altri comfort dei dipendenti da hotel classificati con meno stelle. Sondaggio che sposta i dipendenti periodicamente per assicurarsi che le località selezionate soddisfino le loro esigenze.
• Usa un servizio di prenotazione corretto come American Express Global Business Travel per aiutarti a controllare i costi. Ti aiuteranno a pianificare, ad adottare politiche, a risparmiare i costi e a limitare la spesa per i dipendenti. Anche i servizi di viaggio locale possono aiutarti a risparmiare sui viaggi d'affari, ma il vantaggio di un'azienda americana è la loro portata a livello nazionale e internazionale e dei loro servizi online.
• Concedi accordi con una compagnia aerea per utilizzare i propri servizi ogni qualvolta possibile per ricevere uno sconto aziendale su ogni volo. Richiedere ai dipendenti di utilizzare il servizio di prenotazione della compagnia aerea, ad esempio, Southwest Airlines Corporate Travel. I datori di lavoro possono anche risparmiare quando i voli sono prenotati in anticipo.
• Rendere autorizzati i dipendenti che effettuano decisioni di viaggio all'ultimo minuto. In un caso, in una compagnia di clienti, un biglietto aereo che avrebbe costato 300 dollari se prenotato poche settimane in anticipo costa oltre $ 1200 quando il dipendente ha fatto la prenotazione due giorni prima dell'evento.Ciò dovrebbe avvenire solo in caso di emergenza poiché la maggior parte dei biglietti sono trasferibili anche se non sono rimborsabili.
• Ridurre i costi di viaggio in altre aree, come il pasto e l'alcol per diem e il trasporto. Modificare le per diems per la posizione. New York City è costoso rispetto a Las Vegas, per esempio. Le aree meno frequentate sono ancora più convenienti. La tua politica di viaggio dovrebbe riflettere i costi che i dipendenti sperimenteranno mentre viaggiano in diversi stati e località.

• Esperimenti con incontri virtuali, servizi quali Skype for Business e video. Mentre inizialmente scomodo, gli incontri non-in-person sono un'abilità acquisita. I dipendenti diventano più comodi in quanto utilizzano questi servizi nel tempo. I webinar funzionano bene per vari tipi di formazione, in particolare seminari che consentono a più dipendenti di partecipare.
• Richiedere ai dipendenti di utilizzare servizi di trasporto pubblico e navette meno costosi, quando sono disponibili, piuttosto che i taxi, specialmente quando i dipendenti viaggiano tra aeroporti e alberghi. La maggior parte delle grandi conferenze offre un servizio navetta gratuito tra gli alberghi e il centro conferenze. Il minor uso del taxi o il requisito che i dipendenti si riuniscono per pagare un taxi di gruppo possono risparmiare un sacco di soldi.

Chiedere ai dipendenti adulti di effettuare prenotazioni tempestive, di spese di bilancio nei viaggi d'affari e di esplorare opzioni diverse da viaggiare per riunioni e addestramento è l'approccio giusto per razionalizzare i costi del viaggio d'affari.

Sono rispettosi dei dipendenti.

Beneficiano il datore di lavoro perché i dipendenti si sentono rispettati e curati che producono un morale positivo. Tengono il ciclo di relazione positivo che si muove nella giusta direzione.

Per ulteriori informazioni sui viaggi aziendali, vedere Business Travel.