Come ridurre i costi di stampa di costruzione

Se sei nel tuo ufficio in questo momento, interrompa quello che stai facendo e guarda in giro. In particolare, dare un'occhiata alla tua scrivania. Ora pensa a quello che vedi. C'è un enorme mucchio di carte in un angolo - documenti importanti come fatture, contratti e aggiornamenti di progetto?

Prima di ottenere difensivi; otteniamo l'intero concetto di "caos organizzato" che si è probabilmente acceso con la tua scrivania. Tutti quei documenti - le forme LEED, le RFD, le applicazioni e altro - hanno un posto in cui appartengono.

Tutti devono essere gestiti prima di essere depositati. Alcuni devono essere firmati, altri devono essere sottoposti a scansione, altri ancora devono essere elaborati e inviati ai tuoi clienti.

Allora lasciamo solo tagliare alla caccia: se il tuo ufficio è un casino, sta causando problemi. La buona notizia è: c'è ancora speranza per te.

Soluzioni per "Sovraccarico documento"

Se qualcosa che abbiamo portato fino ad ora si applica a te, non ti preoccupare. Sei in buona compagnia. Questi sono problemi comuni tra i responsabili delle costruzioni. Per fortuna c'è un software per la gestione delle costruzioni che ti offre un ottimo lavoro di risolvere la grande maggioranza di essi.

I buoni sistemi di gestione delle costruzioni dispongono di un enorme numero di opzioni per la gestione dei documenti, e queste soluzioni offrono un certo numero di scopi utili. Possono aiutarti a individuare rapidamente e facilmente i moduli ei documenti, riducendo così la quantità di tempo che si desidera compilare (leggi: "individuazione") di tutti i documenti.

Il tempo salvato può essere utilizzato per aumentare la tua visibilità con i clienti e concentrarsi sull'attuale parte produttiva del tuo lavoro.

È ora di organizzare

La singola caratteristica più importante del software di gestione dei documenti è la capacità di mantenere i tuoi file importanti organizzati. Elimina la necessità di infiltrarsi attraverso enormi scaffali o pile di carte sulla scrivania.

È sufficiente collegare il documento che stai cercando nel motore di ricerca del software e appare quasi immediatamente.

Il software può anche aiutare a caricare i file esistenti, consentendo di distinguere facilmente tra file passati fisicamente seduti in un archivio di file e quelli già aggiunti nel tuo sistema software. Con molte applicazioni è possibile accedere ai documenti anche tramite la memorizzazione di cloud, consentendo l'accesso ai file in movimento. La gestione dei documenti di costruzione basata su cloud è una scelta intelligente considerando la sua capacità di aiutare a elaborare i documenti in modo più veloce e con un maggiore livello di efficienza.

Due soluzioni software che fanno questo sono Viewpoint e Aconex. Entrambi sono costruiti su sistemi di ricerca simili all'algoritmo di Google, rendendo il processo di ricerca lampo veloce. Il punto di vista si distingue con l'aggiunta della possibilità di ricercare e indirizzare le email tramite Outlook che sono anche collegate a Vista.

Opzioni Collaborative Superior

Il software per la gestione dei documenti di costruzione rende più facile lavorare con il tuo team. Ad esempio, lo strumento Gestione delle costruzioni di Procore consente ai manager di distribuire le autorizzazioni da parte dell'utente. Memorizza le versioni precedenti dei file, ma dispone anche di salvaguardie in atto che condividono costantemente le stesse bozze dei file in modo che gli utenti non commettano l'errore di modificare le versioni sbagliate.

Ancora meglio, funziona con la maggior parte delle principali piattaforme mobili e desktop, che è una buona notizia per le aziende che utilizzano iPads e altre schede come parte del loro sistema di gestione.

Soluzioni economiche

I modi in cui un buon software per la gestione dei documenti di costruzione può risparmiare denaro per la tua attività. Quelle più evidenti includono la drastica riduzione della necessità di forniture come il toner, la carta, la fotocopia e le unità di deposito fisico. Ancora più, è possibile risparmiare più migliaia di dollari all'anno nei costi del lavoro. Al livello più basso, molte aziende - non solo la costruzione - dichiarano di risparmiare migliaia di dollari semplicemente non dover spendere il tempo sulle attività di archiviazione.

Il software di gestione dei documenti consente inoltre di risparmiare tempo (e, in ultima analisi, denaro) alla ricerca di documenti persi. Si stima che la ricostruzione di documenti errati o errati può costare fino a $ 250 ciascuno.

Quante volte hai sconvolto per trovare i documenti persi solo quest'anno finora?

La linea di fondo

Il software per la gestione dei documenti di costruzione ti offre un modo efficace per risparmiare denaro e tempo per la tua attività. Se non l'hai provato, è ora di prendere il primo passo e controllare alcune delle risorse elencate in precedenza.