Come proteggere le risorse digitali della tua azienda

È il XXI secolo, e tutto è digitale, cioè, on-line. Nel tuo business, hai delle risorse digitali che forse non hai pensato. Queste attività, come tutte le attività aziendali, sono preziose e devono essere protette.

Quali sono i beni digitali?

La tua attività ha attività - cose di valore. Queste attività comprendono tutto ciò da contanti e crediti, tramite attrezzature e veicoli commerciali, a terreni ed edifici.

Il tuo contabile ha probabilmente incluso il costo e il valore corrente delle vostre attività sul tuo stato patrimoniale, ma forse hanno dimenticato le risorse digitali.

Le attività digitali sono attività che esistono in linea. Alcune delle vostre attività digitali potrebbero esistere sui propri server o possono essere "nella cloud". Le attività digitali includono:

• Foto aziendali che hai creato. Potrebbero essere foto del tuo business o processi aziendali. Questi sono asset perché potrebbero essere venduti.
• Siti web o blog aziendali . Il contenuto ha valore e l'aspetto del sito potrebbe essere prezioso se è marchio registrato.
• Processi aziendali (sui fogli di calcolo, ad esempio) che i dipendenti hanno sviluppato e che potrebbero essere duplicati e venduti.
• Apps che la tua attività commerciale ha creato, sia per vendere che per uso personale.
• Email elenchi di contatti e liste clienti o clienti , incluse le mailing list della newsletter, hanno valore perché possono essere venduti.
• Le sottoscrizioni per le riviste online hanno valore per il periodo della sottoscrizione.

• Proprietà intellettuale - materiale protetto da copyright, marchi o marchi di servizio (il logo della vostra azienda, per esempio), brevetti. Questi beni possono esistere in forma cartacea, ma più spesso sono solo digitali.
• Prodotti in un negozio online , che fanno parte dell'inventario aziendale. Dovrebbero essere sotto il tuo controllo, anche se sono memorizzati online. Se sei un venditore di Amazon, ad esempio, i prodotti potrebbero essere nel loro magazzino, ma hai la vendita.

Perché le risorse digitali sono importanti?

Come tutte le cose preziose di proprietà del tuo business, le risorse digitali sono di grande utilità per il tuo business.

• È possibile richiedere spese relative all'acquisto e all'utilizzo delle attività sul tuo dichiarazione delle imposte aziendali. Il costo delle attività a breve termine (forniture, ad esempio) può essere considerato immediatamente, mentre il costo delle attività a lungo termine (che durano almeno un anno) può essere addebitato nel tempo (sia per ammortamenti che ammortamenti).
• È possibile vendere molti di questi asset o licenziarli mentre ancora li possiedi.
• Gli asset sono preziosi agli investitori oa qualcuno che acquista la tua attività . L'importo che qualcuno potrebbe pagare per acquistare la tua attività dipende in gran parte dal valore delle attività aziendali.
• Alcune attività digitali, come elenchi di clienti o elenchi di abbonati della newsletter, sono particolarmente utili per stabilire l'avviamento. Il valore dell'avviamento da una prospettiva contabile e di valutazione si basa su questi elenchi.
• Proteggere i record contabili e dei dipendenti in linea significa che sono disponibili per gli audit. Non avere record contabili significa che non potresti essere in grado di dimostrare le deduzioni di spesa. Non avere record di dipendenti può significare che siete a rischio di multe e sanzioni.

Dove posso iniziare a proteggere i miei asset digitali?

Individuare e elencare. Inizia creando un elenco completo di tutte queste risorse.

Utilizza l'elenco sopra come punto di partenza, ma sia creativo. Pensa a tutto ciò che hai in linea o sul tuo server aziendale che potrebbe essere utile. Stai cercando cose proprietarie (che la tua azienda possiede), cose che nessun altro ha e potrebbe voler comprare - o prendere. Considera queste attività digitali come possibili oggetti da vendere. Quale desiderate o considerate preziose se state comprando questa azienda?

Stabilire la proprietà e il valore. Guarda le risorse digitali che hai elencato. Chi li possiede? Prima di proteggere queste attività, è necessario stabilire una proprietà specifica. Ad esempio, puoi dimostrare che la tua azienda possiede email o elenchi di posta elettronica dei dipendenti? Controllare con un avvocato per scrivere i criteri che determinano la proprietà.

Mentre può essere difficile impostare un valore specifico per alcune attività digitali della tua azienda, è una buona idea avere un po 'di senso di tale valore prima che piu' tardi.

Sì, il valore di queste attività digitali potrebbe continuare a cambiare, aggiungendo i clienti all'elenco o alle pagine del tuo sito web o apportando aggiornamenti ai processi, ma un valore di base può essere impostato tramite la valutazione. Trova un apprezzatore d'affari che ti può dare una stima ora. È molto più facile valutare qualcosa che esiste piuttosto che qualcosa che sia stato rubato o distrutto da un disastro come un diluvio o un fuoco.

Se hai prodotti che stai vendendo tramite un venditore online come Amazon o eBay, legga l'accordo per assicurarsi di mantenere la proprietà.

Creazione di accordi di protezione. Proteggi le tue risorse digitali attraverso accordi con quelli che potrebbero rubarli. Considerate che i dipendenti, i clienti e i consulenti firmano accordi di non divulgazione. Questi accordi mettono in comunicazione altri che il furto di beni digitali potrebbe provocare un'azione legale.

Registra la tua proprietà. Molte attività digitali possono essere registrate, per dire al mondo della tua proprietà. Le foto aziendali, i processi e il contenuto di siti web e blog possono essere protetti da copyright. Le attività digitali come loghi e disegni possono essere marchiati. E non dimenticate i brevetti per i processi.

Piano per il futuro. Cosa succede alle attività digitali della tua azienda se ti succede qualcosa? Includi le tue risorse digitali negli accordi della tua azienda. Ad esempio, le attività digitali di proprietà di un partenariato devono essere contabilizzate nell'accordo di partnership, insieme ad altre attività.Se hai una piccola impresa di una persona o di una famiglia, includi queste attività nei tuoi piani di successione.

Backup! È importante trovare un sistema di backup per proteggere tutte le risorse digitali. Avere un backup di un backup non è pazzo; Lifewire suggerisce un duplice sistema di backup, utilizzando più dischi rigidi esterni. Potresti anche desiderare un backup di un disco rigido e un backup in linea per rendere sicuro il doppio.

Infine, stabilire i protocolli per la protezione degli asset digitali

Ora che hai impostato il tuo sistema di gestione dei beni digitali, documentalo. Impostare attività specifiche in corso per i backup e le linee temporali per le revisioni e gli aggiornamenti.

La maggior parte della tua attività è online; mantenerlo a bussare bene con la protezione di queste risorse digitali online