Gestire facilmente i record di business expense

Se hai preso il tempo per fare un elenco di tutte le attività che devi fare per gestire il tuo business e poi ordinarle in termini di quanto ti è piaciuto farli, dove spendere la gestione record in? Duecentosettanta? O ancora più in basso?

Ma mentre la maggior parte di noi consideriamo sicuramente la gestione dei record aziendali per essere scartati e tendono a dare una priorità bassa, una buona gestione record non solo rende più facile la nostra vita lavorativa, ma ci può dare un vero e proprio sollievo dal punto di vista fiscale.

Ecco cosa puoi fare per rendere facile la gestione dei record:

1. Conserva separatamente le tue spese aziendali e personali.

Suona facile, non è vero? Ma questa è la parte della gestione dei record che percorre la maggior parte delle persone. Se si esegue un cliente potenziale per un giro di golf, per esempio, è che una spesa personale o una spesa di business? (La risposta è personale, perché le tasse verdi non sono una spesa per le attività deducibili.) I veicoli che usi per motivi personali e commerciali sono un altro problema perenne. Devi sapere quali sono le spese di business legittime e cosa non, e assicuratevi che i tuoi record aziendali riflettano questo accurato (vedere le spese commerciali che posso chiedere).

2. Ottieni una documentazione sufficiente per tutte le spese aziendali.

Molti uomini d'affari fanno l'errore di pensare che "elenchi" siano abbastanza buoni per scopi di gestione record. Ad esempio, hanno un elenco di acquisti sulle dichiarazioni sulla carta di credito e ritengono che sia abbastanza buono in termini di rivendicazione di tali acquisti come spese di business.

Purtroppo, la CRA (Canada Revenue Agency) è più esigente. Non accettano dichiarazioni di carte di credito o cancellazioni come documenti sufficienti per le spese quando una fattura o una ricevuta verrebbero normalmente rilasciati. Vedi Posso richiedere spese commerciali senza ricevute. L'IRS è più perdonante e in assenza di una ricevuta generalmente accetta dichiarazioni di carta di credito e cancellazioni di controllo come prova delle spese sostenute.

a)

Per ottenere i record occorre tenere a mente due punti: Ricevi sempre una ricevuta

. Prendi l'abitudine di chiedere una ricevuta ogni volta che fai un acquisto - non importa quanto piccola. Poche spese si aggiungono, e hai bisogno della documentazione per i tuoi record aziendali. b) Etichettare le tue ricevute, se necessario

. Ci sono ancora delle attività attorno a quelle ricevute che non hanno nulla su di loro, tranne la data in cui l'articolo è stato acquistato e quanto costa - cosa che non è molto utile quando si sta fissando una ricevuta cercando di capire cosa sia l'oggetto in questione era e quale categoria di spesa di business si inserisce.

Quando ricevi una ricevuta, guarda e scrivi le informazioni mancanti / rilevanti, come ad esempio la ricevuta e la categoria di spesa.Vedere 4 suggerimenti per la gestione delle ricevute per ulteriori informazioni su come rendere più semplici le tue ricevute.

3. Prendi un conto bancario separato per la tua attività commerciale e usa.

Mentre le commissioni per i conti bancari aziendali sono notoriamente elevati rispetto ai conti personali, un account bancario aziendale è assolutamente necessario per una buona gestione record di business. Un conto bancario aziendale aiuta a mantenere separate le spese aziendali e le spese personali. Depositi tutti i tuoi ricavi d'affari nel conto aziendale e ritirando le spese oi pagamenti relativi all'attività commerciale solo sul conto aziendale.

Che tipo di conto bancario aziendale dovresti ottenere? Un account cheque - preferibilmente quello che trasmette le dichiarazioni mensili e restituisce i tuoi controlli annullati.

I controlli aziendali aiutano a rendere semplice la gestione dei record in quanto è possibile utilizzare la linea di memo sulla parte anteriore di ogni controllo per documentare lo scopo aziendale della spesa.

4. Avere e utilizzare una carta di credito separata per le spese aziendali.

Utilizzando le tue carte di credito personali per scopi commerciali, ti metterà rapidamente in un record di gestione record. Una carta di credito aziendale semplifica notevolmente la gestione dei record aziendali, aiutando a mantenere separate le spese personali e commerciali. (Contribuisce anche a rendere il tuo business più professionale.)

5. Tenere un registro chilometraggio del tuo viaggio d'affari.

Se si utilizza qualsiasi veicolo per scopi commerciali, un registro di chilometraggio sarà un grande aiuto nella gestione record.

Osserva la lettura del chilometraggio (o chilometro) sul contachilometri all'inizio dell'anno e quindi immettere la distanza in miglia ogni volta che utilizzi il veicolo per un fine commerciale. Mantenendo il vostro chilometraggio di accesso nella scatola del guanto del vostro veicolo lo renderà facile. Se si dispone di più veicoli che si utilizzano per scopi commerciali, tenere un registro chilometraggio in ciascuno. Vedere anche: Spese per autoveicoli (Imposte sul reddito in Canada).

6. Tenere tutti i tuoi record commerciali per un anno fiscale particolare insieme e in un unico posto.

Avere i tuoi record aziendali sparsi in tutto il luogo è un vero e proprio spreco di tempo quando si tratta di contabilità o di preparazione delle tue imposte e l'organizzazione del tuo sistema di gestione record per l'anno fiscale renderà molto più facile trovare i record aziendali di cui hai bisogno quando ne hai bisogno.

Hai bisogno di aiuto per impostare un sistema di archiviazione? Vedere Mastering il sistema di archiviazione per suggerimenti.

7. Mantenere i record aziendali per la giusta durata.

Per qualche motivo, sembra che ci sia molta confusione circa quanto tempo devi mantenere i tuoi record aziendali. A fini fiscali, "se presentate il ritorno in tempo, tenete i tuoi record per un minimo di sei anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono" (CRA). Questo periodo di sei anni inizia dall'ultima volta che hai utilizzato i record aziendali, non dal momento in cui si è verificata l'operazione. Per ulteriori informazioni sulla conservazione dei record aziendali per la CRA, vedere quanto tempo devo mantenere i miei record aziendali. Per le dichiarazioni dei redditi statunitensi, "tieni i record per 3 anni dalla data in cui ha presentato il tuo ritorno originale o 2 anni dalla data in cui hai pagato la tassa si invia una richiesta di credito o di rimborso dopo che il file viene restituito.Conserva i record per 7 anni

se presenta una richiesta di perdita da titoli inutili o deduzione di debiti "(IRS).

8. Software di contabilità lo rende facile

Con la loro facilità di utilizzo, l'accessibilità da dispositivi mobili e il basso costo, i pacchetti software di contabilità per piccole imprese basati su cloud in oggi possono semplificare notevolmente la gestione dei record (per esempio, i produttori di software di circa 10 dollari al mese, quali FreshBooks e Zoho, pacchetti adatti a freelance e proprietari individuali, tra cui fatturazione, tracking dei costi e semplici rapporti. Pensate ai vantaggi di poter inviare una fattura direttamente dal tuo smartphone, prendi una foto di una ricevuta di pranzo con un cliente e un record come una spesa o un tempo di calcolo tracciabile con un timer incorporato.

Queste otto cose che puoi fare per rendere facile la gestione dei record non sono difficili. Come un sacco di attività amministrative legate all'esecuzione di un bisogna solo stabilire buone abitudini e persistenza. Ma se applicate queste regole ora e seguite, vedrai una differenza enorme dopo il tempo fiscale e la tua contabilità sarà più facile tutto l'anno.

Vedi anche:

7 modi per controllare il caos nella tua piccola impresa

Non solo seguire il tuo tempo; Gestirlo!