Come tenere grandi record aziendali - la facoltà

25 maggio 2015

Hai iniziato un'attività e qualcuno (probabilmente tuo banchiere) ha detto: "Stai mantenendo buoni record commerciali?" Se sul tuo viso c'è uno sguardo vuoto, potrebbe essere necessario un po 'di aiuto per capire il processo di conservazione dei record aziendali. Se hai domande, ecco le risposte:

Perché devo mantenere buoni record commerciali?

La tenuta di registri per scopi commerciali è una responsabilità, non solo qualcosa di più che fai quando hai più tempo.

In caso di una causa,

• per eseguire il backup della tua posizione A tempo di imposta, > per preparare un accurato rendimento fiscale
• Nel caso in cui ricevi un'autorità governativa So
• sai quanti soldi hai (quindi non sei overdrawn presso la banca )
• Per rispondere alle domande da clienti e fornitori.
• E questi sono solo gli scopi principali. Vuoi mantenere buoni record in modo da sapere se la tua azienda sta guadagnando soldi. Quali registri devo tenere?

La risposta facile a questo è "tutto". Devi tenere i record su:

Clienti o clienti.

Tutto ciò che riguarda le transazioni che hai con clienti o clienti dovrebbe essere mantenuto, in caso di domande. Ti hanno dato soldi e hai la responsabilità di mostrare dove è andata. Conserva dettagli sulle fatture, sui conti e sui pagamenti.

fornitori.

• La tenuta dei record è importante anche nei rapporti con i fornitori (quelli che paghi per servizi e prodotti). Tieni i tuoi ordini di acquisto e la prova del pagamento.
• Dipendenti. La tua attività è richiesta dalla legge per mantenere record di dipendenti eccellenti.

Finanziaria.

• Fortax purposesand in caso di una verifica, è necessario registrare tutte le transazioni commerciali, i prestiti, gli acquisti di asset e altro ancora. In particolare, tenere traccia delle spese aziendali, tra cui viaggi d'affari, chilometraggio, pasti e divertimenti. Contratti e documenti legali,
• compresi quelli relativi alla formazione del tuo business, qualsiasi contratto che hai stipulato. Ciò comprende i permessi e le licenze, le registrazioni di marchi, brevetti o diritti d'autore, e qualsiasi prestito o linea di credito. Posta elettronica e altre comunicazioni aziendali.
• Ci sono vantaggi e contro questo; vedere l'articolo di Susan Heathfield sulle politiche Internet e email.
• Come e dove devo conservare questi record? È possibile tenere tutti i tuoi record in una posizione fisica, nei record o in un sistema di archiviazione. Potresti anche tenere i record sul tuo computer o "nella nuvola", ovviamente con il backup appropriato. Non importa dove tenete questi record, a patto che possano essere raggiunti rapidamente e completamente quando sono necessari.

Per quanto tempo devo mantenere questi record commerciali? Quanto tempo è necessario tenere i record dipende dal tipo di record. È sempre sicuro mantenere tutto per sempre, ma questo diventa un po 'travolgente.

Tenere i registri fiscali fino a quando non si assicura che tali registri non verranno verificati. William Perez alla pianificazione fiscale ha i dettagli sul mantenimento dei registri fiscali. Tieni tutti i record che hai usato per preparare il tuo reddito delle impostazioni aziendali, oltre al ritorno.

I record dei dipendenti dovrebbero essere conservati finché c'è la possibilità che tu possa aver bisogno di loro.

Dipende dal tipo di record e dal tipo di azione che potrebbe essere eseguita nei confronti della tua attività commerciale. Alcune informazioni relative alla conservazione dei record del dipendente devono essere tenute per legge. (Sì, è complesso.) Dovresti anche mantenere le domande di lavoro per almeno un anno.

L'IRS ha un articolo su quanto tempo per tenere record aziendali, per scopi fiscali e per altri scopi commerciali.

Come faccio a rendere più semplice questo compito?

1.

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2. Creare un sistema per raccogliere informazioni, quindi verificare che sia accurato, registrarlo nel luogo appropriato, rivedere periodicamente e agire su di esso quando necessario. 3. Fatelo abitudine. La cosa più importante da fare per rendere facile il record di business è creare l'abitudine di registrare ciò che stai facendo nel tuo business come fai.

Ciò riguarda i documenti finanziari, ma qualsiasi tipo di transazione commerciale o che si occupano di altre parti. Mettilo per iscritto e conserva quello che hai scritto.