Business etichetta di un saluto vocale professionale

Se la tua azienda utilizza caselle di caselle vocali dipartimentali per le chiamate in arrivo, vuoi registrare un saluto vocale vocale professionale del dipartimento. Questo tipo di saluto per voicemail è leggermente diverso dal saluto personale di voicemail associato alla casella vocale di un individuo. Ad esempio, se il sistema telefonico consente di "riunire" un gruppo di estensioni telefoniche per il servizio di tutte le chiamate contabili generali, tutte le estensioni del dipartimento contabile possono essere raggruppate nell'estensione generale del dipartimento contabile.

Quando l'operatore automatico trasferisce una chiamata a quella estensione, la prossima estensione disponibile riceverà la chiamata. Se tutte le estensioni del Dipartimento contabile sono occupate o non sono disponibili, la chiamata verrà trasferita alla casella vocale del dipartimento.

Voicemail Opzioni di saluto

A seconda del sistema telefonico che hai presso la propria azienda, potrebbero essere diverse opzioni per il tipo di saluti vocali che ti permettono di comporre. Questi includono:

• Saluto generale della segreteria telefonica
  Il saluto generale della segreteria telefonica viene utilizzato come saluto di voicemail predefinito se nessun altro tipo di saluto viene impostato.
• Saluto Voicemail interno
  Viene usato per accogliere persone che chiamano il tuo ufficio all'interno della propria azienda (ad esempio da un'altra estensione). Generalmente, questo è applicabile solo a società molto grandi.
• Saluto Voicemail esterno
  Questo saluto verrà suonato per le persone che chiamano fuori dall'azienda. L'assistente automatico del tuo sistema telefonico può svolgere una sollecitazione generale della società che tutti i chiamanti esterni sosterranno. Se il nome della tua azienda viene citato in quel saluto, non è necessario ripeterlo nuovamente nel saluto del Dipartimento.

• Voicemail saluto temporaneo o "fuori ufficio"
  Il saluto temporaneo o fuori ufficio di voicemail è impostato quando l'intero reparto non sarà disponibile per un determinato periodo di tempo. Ad esempio, il dipartimento è impiegato solo tra le 8:00 e le 5:00 o c'è una riunione obbligatoria di un reparto che rimuove tutte le persone a rispondere al telefono. La maggior parte dei sistemi Voicemail ti consente di impostare una data e l'ora di scadenza in modo da non dover ricordare di disattivarla quando il reparto torna alle operazioni normali.
• Saluto a voce del telefono (occupato)
  Questo saluto viene utilizzato per informare i chiamanti che il reparto è disponibile ma nessuno può prendere la propria chiamata immediatamente perché tutte le estensioni del pool di reparto sono occupate da altri chiamanti.

Elementi del segreto per voicemail Good Department

• Nome del reparto
• Dichiarazione che non è possibile chiamare in questo momento
• Invito a lasciare un messaggio
• Quando si può aspettare una chiamata di ritorno
• Opzioni aggiuntive che sono disponibili (ad es."Premere il tasto per tornare a …")
• Indirizzo sito web se può fornire informazioni significative
• Non più di 20 - 25 secondi (rule-of-thumb)
• Non iniziare con la " La tua chiamata è molto importante per noi … "saluto. Questa frase è abusata e di solito è un "spegnimento" ai chiamanti.
• Evitate di dare troppo informazioni e di fare un saluto troppo lungo.

Esempi di saluti per voce vocale di Good Department

• Hai raggiunto il Dipartimento contabile. Tutti i nostri rappresentanti sono impegnati a servire altri chiamanti. Invece di perdere tempo prezioso in attesa, vorremmo restituire la tua chiamata entro due ore lavorative. Se vuoi tornare al menu precedente, premi ora la stella. Altrimenti, lasciateci un messaggio dettagliato con il tuo nome e numero. Dopo aver registrato il tuo messaggio, puoi premere il tasto per maggiori opzioni. Grazie per la chiamata.

• Hai raggiunto il Dipartimento di Vendite presso Operations Tech, Inc. Tutti i nostri rappresentanti di vendita sono impegnati a servire altri clienti, ma vorremmo restituire la tua chiamata al più presto. Per informazioni sulle tariffe correnti o per verificare lo stato del tuo ordine, ti invitiamo a visitarci sul web. Altrimenti, per favore lasciateci un messaggio con il tuo nome e numero dopo il tono. Se si desidera tornare al menu precedente, premere ora il tasto stella.
• Hai raggiunto il dipartimento contabile presso Operations Tech, Inc. Il dipartimento è attualmente chiuso. Le nostre normali ore di funzionamento sono dalle 8:00 alle 5:00 da lunedì a venerdì. Siamo chiusi il sabato e la domenica. È possibile premere in qualsiasi momento il tasto Stella per tornare al menu precedente. Altrimenti, per favore lasciateci un messaggio con il tuo nome e numero e restituiremo la tua chiamata quando l'ufficio riapre. Puoi riagganciare dopo aver lasciato il tuo messaggio o premere il tasto per ulteriori opzioni. Grazie per la chiamata.

Saluti per segnalazioni acustiche

• Hai raggiunto il reparto vendite. Lasciateci un messaggio.
• Ciao. Hai raggiunto il Dipartimento contabile di XYZ. com. Tutti i contabili attualmente partecipano ad una riunione obbligatoria di un dipartimento e nessuno è a disposizione per prendere la tua chiamata. La tua chiamata è molto importante per noi e vorremmo restituire la tua chiamata non appena torneremo. Tuttavia, è la fine dell'anno e il nostro portafoglio di chiamate è molto lungo. Se stai chiamando a fare un pagamento su un conto scaduto, ti preghiamo di comunicarci nel tuo messaggio per poterti chiamare immediatamente. Altrimenti, aspetta il tono e ci lasci un messaggio riservato.
• Il dipartimento è chiuso. Lasciate un messaggio dopo il tono.