Evitare tariffe tardive e pagamenti di interessi dalle scadenze mancanti della fattura.

Le spese di business gestiscono la gamma dall'area necessaria a quella accidentale, ma una zona frustrante di spese impreviste è tassa ritardata e interessi inutili. Se hai mai perso il pagamento di una fattura aziendale in tempo, hai probabilmente incontrato uno di questi costi inevitabili, molto per il tuo sgomento. La frustrazione aumenta dieci volte quando il contabile professionale che hai assegnato per gestire i tuoi conti dovrà mancare le date dovute, causando costi sorprendenti che dovresti evitare perché ti occupi una persona dedicata per affrontare queste problematiche.

Tuttavia, se processi i tuoi conti pagabili ("AP") per conto tuo e combattete per rispettare le scadenze o stanno avendo difficoltà a gestire il tuo contabile e stanno guardando tasse accumulate, ci sono diverse cose che puoi fare per assicurare che i tuoi processi di contabilità siano allineati per rispettare le date stabilite e rispettare le scadenze.

1. Esamina i tuoi processi di contabilità corrente per scoprire le insidie ​​

Se sei già vittima di tasse di ritardo e interessi maturati ricorrenti, devi iniziare ad esaminare ogni fase dei tuoi conti pagabili e dei processi di gestione del fatturato. Da come vengono ricevute le fatture in entrata nei cicli di revisione, approvazione e pagamento per la documentazione dei pagamenti e la presentazione di fatture pagate; ogni passo dovrebbe essere rivisto per accuratezza ed efficienza.

Evidenziare dove le fatture si bloccano nel flusso di lavoro, identificare i potenziali colpevoli (ad esempio, il tempo di elaborazione della posta lenta, i periodi di revisione dei bollettini e gli approvatori assenti) e regolare per affrontare innanzitutto le principali aree problematiche.

Se ci sono più persone coinvolte nel flusso di lavoro AP, ottenere tutti a partecipare a delineare il processo per garantire la piena trasparenza e la responsabilità. Potresti pensare che la posta sia aperta il giorno in cui viene ricevuta, solo per scoprire che si è tenuta per una settimana prima di essere indirizzata al dipartimento contabile.

2. Creare procedure, processi e aspettative di contabilità

Prima di cercare una soluzione rivista, iniziare con le regole e le aspettative create per guidare i compiti e le funzioni futuri nei conti pagabili. Forse questo include i tempi di esecuzione massimi, un processo di approvazione passo dopo passo o un'aspettativa che tutte le fatture siano pagate 3 giorni prima della data di scadenza. I processi dovrebbero essere in linea con gli obiettivi e le capacità aziendali e determinati e concordati da tutte le parti per garantire l'acquisto a livello aziendale.

3. Crea attività e promemoria nel vostro programma di gestione del calendario e di gestione delle attività

Il modo più rapido per includere le funzioni di flusso di lavoro automatico nei tuoi processi di contabilità è quello di appoggiare al programma corrente di gestione del calendario e delle attività per soddisfare le tue attività. Dopo aver stabilito le vostre aspettative per i processi di contabilità migliorati, interromperli in singoli compiti per completare.Dalla registrazione di nuove fatture per l'inoltro all'approvato nel ciclo di revisione, ogni attività specifica dovrebbe essere creata come un ricordo ricorrente nel calendario e nel programma di attività. Chiunque sia responsabile dell'esecuzione di un'attività specifica dovrebbe farli impostare alla frequenza appropriata per assicurare il raggiungimento del tempo.

L'utilizzo di un approccio basato sulle attività per il pagamento e la gestione di fatture consente di mantenere i flussi di lavoro semplici e facili da eseguire. Le attività possono essere facilmente condivise, trasferite e riesaminate per garantire la conformità con i processi e le procedure dichiarati. Ogni fattura seguirà lo stesso processo, standardizzando i passaggi e consentendo un maggiore controllo e supervisione da parte dei gestori e dei proprietari aziendali. È possibile controllare facilmente le attività in un programma (piuttosto che la memoria del vostro contabile) per vedere quali sono le attività contrassegnate complete o eccezionali.

4. Implementare un programma automatizzato di flussi di gestione del fatturato

La soluzione ottimale per evitare i ritardi di pagamento, tasse e interessi è di implementare un programma di gestione integrato di fatture che automatizzerà i flussi di lavoro, sincronizzerà i programmi di contabilità e garantisca la massima visibilità durante tutto il processo. Da profili utente distinti a notifiche e-mail automatiche e approvazioni per cellulari, l'integrazione di un programma di gestione del fatturato nel flusso di lavoro collega tutti i punti per garantire che le attività ei compiti non siano mai trascurati.

Non so dove cominciare? In un primo momento può sembrare un po 'travolgente. Inizia con il passo più semplice dai tuoi processi in corso e costruisci lentamente. Non dovete passare dal post-it ad un sistema completamente automatizzato durante la notte.