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Nel mondo delle risorse umane e dell'occupazione, la documentazione sulla prestazione di un dipendente può rendere o rompere la tua capacità di disciplinare, terminare o promuovere in modo equo, premiare e riconoscere i dipendenti.
La documentazione è essenziale per i dirigenti e per il personale HR perché devi fare uno sforzo serio per registrare tutti gli eventi della storia dell'occupazione dei tuoi dipendenti, sia incidenti positivi che negativi.
Ecco perché i dirigenti e il personale HR vogliono documentare con attenzione tutti gli eventi.
Perché il documento?
- La documentazione fornisce la prova che i problemi di prestazioni sono stati discussi con il dipendente in modo tempestivo e conciso.
- La documentazione offre una storia di miglioramento del dipendente o mancato miglioramento delle prestazioni nel tempo. È cronologico e una descrizione precisa delle azioni del dipendente, delle azioni del gestore e degli eventi in cui si verificano.
- La documentazione fornisce prove che supportano le decisioni di gestione per intraprendere azioni sfavorevoli come la disciplina o la risoluzione con un dipendente.
- La documentazione offre la prova che un dipendente merita una promozione o un'opportunità disponibile su altri dipendenti che sono anche ammissibili.
- La documentazione fornisce prove per giustificare gli aumenti salariali, diminuire o perché un dipendente non ha ricevuto alcun aumento.
- In caso di causa, una completa e completa documentazione protegge gli interessi di un datore di lavoro. La documentazione può supportare le azioni della gestione per terminare un dipendente non riuscito. Inoltre può dimostrare che il dipendente è stato interrotto per ragioni legali rispetto agli altri come la discriminazione illegale.
Cosa documentare
I gestori devono documentare le prestazioni dei dipendenti, sia contribuendo positivamente che fallimenti. Hanno bisogno di documentare esattamente quello che il dipendente ha fatto e ha detto e quello che il gestore ha fatto e ha detto in risposta durante l'incontro o la conversazione.
Devi documentare tutti gli accordi effettuati durante la conversazione, i set di obiettivi, i miglioramenti necessari e previsti e la timeline per il miglioramento.
La documentazione dovrebbe contenere anche impegni che il gestore fa per aiutare il dipendente.
Documentazione
La documentazione deve essere scritta durante o immediatamente dopo la riunione o la conversazione con il dipendente. In nessun momento dovresti perdere di scrivere la conversazione il giorno in cui si è realmente verificato. L'attesa fino a quando successiva influenza la qualità della documentazione perché è basata sulla memoria.
Uno dei peggiori errori che i gestori fanno è credere che possano ricostruire una storia di consulenza dei dipendenti come necessario. Nessuna persona HR che ha esperienza di una documentazione decente e tempestiva viene mai ingannata da un record ricostruito.I gestori che ricostruiscono dalla memoria comportano rischi inutili e inaccettabili per la loro azienda, perché una storia composta non si terrà in una potenziale causa.
Hai bisogno della tua documentazione per apparire professionale, ordinata e organizzata. Scrivi la documentazione come se stai parlando della storia a un terzo. Non sai mai chi possa leggere la documentazione un giorno, quindi assicuratevi di riflettere la tua professionalità. (La parte posteriore di un tovagliolo, di una busta o di un foglio appiccicoso non è qualificata come documentazione professionale.)
La documentazione dovrebbe andare al nuovo gestore di un dipendente se il dipendente ottiene un nuovo lavoro o lo fa nell'organizzazione.
Per la tua memoria e per informare il nuovo manager del dipendente, devi mettere il nome e il titolo del dipendente, il tuo nome e il tuo titolo e la data completa su ciascun documento.
Scrivi una documentazione che sia fattuale, giusta, legale, obiettiva, completa e coerente. Evita le opinioni (Mike è sconfortato, Alice è pigro, Tom mi ha mentito), nome-chiamato, editorializzazione (John è un jerk, Mark ha un problema di atteggiamento) e l'etichettatura (Mary è irresponsabile. giocatore.).
Evita anche di tentare di interpretare il comportamento del dipendente. (Marsha non deve piacciono a questa assegnazione.) Paula sembra essere sopra la sua testa. Ridurre al minimo l'uso di parole descrittive come aggettivi e avverbi (lentamente, sgradevole, infelice, insopportabile, scortese). Indicare i comportamenti e le azioni specifiche del dipendente, non la tua opinione o interpretazione.
Nella documentazione, ciò che serve è un record preciso della conversazione. Basta con i fatti e scrivere solo quello che hai detto e cosa ha detto il dipendente. Assicurarsi che la documentazione sia inequivocabile e che i fatti siano diritti. (In qualsiasi situazione giuridica potenziale, gli errori in uno qualsiasi degli eventi documentati rendono sospetta tutta la documentazione.)
Infine, documentare eventuali accordi, impegni, tempi, miglioramenti necessari, punti di check-in e altri dettagli che potrebbero scivolare memoria. Assicurarsi di impostare una data e l'ora per le scadenze e le date dovute in modo che non si verifichi un malinteso.
Conoscere la politica di documentazione del dipartimento HR, che vi dirà quale documentazione deve essere inserito nel file del personale del dipendente. Qualsiasi documentazione di azioni disciplinari dovrebbe essere inclusa.
Dove archiviare la documentazione dei dipendenti
Dato che la documentazione sui dipendenti è riservata e riservata al dipendente, occorre fare attenzione che qualsiasi documentazione rimanga riservata al gestore, alla HR e potenzialmente al prossimo gestore del dipendente. Pertanto, non è consigliabile inserire la documentazione su un computer condiviso. La documentazione scritta a mano e la documentazione di un gestore stampati sono meglio conservati in memoria bloccata.
Se rispetti queste linee guida, quando vai alla HR per chiedere aiuto per disciplinare, terminare o trasferire un dipendente in un lavoro con una migliore capacità potenziale, HR ti aiuterà a risolvere il problema o migliorare la situazione. Quando HR ti dice di documentare, documentare, documentare o non possono aiutarti, avrai tutte le tue basi coperte.
Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, anche se autorevoli, non sono garantite per l'esattezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le regolamentazioni in materia di occupazione variano da uno Stato a uno Stato e da un paese all'altro. Per favore cerchi assistenza legale o assistenza da parte di risorse statali, federali o internazionali, per assicurarvi che la tua interpretazione giuridica e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono consigliate, idee e assistenza.
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