Come creare kit di stampa efficaci

Potresti aver sentito dire che il termine "kit stampa" è usato in pubblicità e agenzie PR, e può aver ricevuto anche un kit di stampa per qualcosa. Anche se la forma e la funzione di un kit di stampa possono variare notevolmente dall'industria, la definizione accettata di uno è:

"Un pacchetto di materiale promozionale fornito ai membri della stampa per descriverli, in particolare su un prodotto, servizio o candidato . "

Tuttavia, questo è veramente un termine ampio, e se questo è tutto quello che dovete continuare, non creerai i kit di stampa che hanno l'impatto che dovrebbero essere.

Quindi, guarda un po 'più in profondità nei componenti effettivi che possono costituire un kit di stampa e come assemblare uno che dà al tuo prodotto o servizio le migliori possibilità di pubblicità gratuita, noto anche come media guadagnata. Se esegui correttamente il tuo kit di stampa, vedrai un rendimento molte volte maggiore del tuo investimento iniziale, specialmente se il kit riceve il tuo prodotto o servizio durante le ore di trasmissione delle stazioni di notizie o grandi rassegne in linea e in riviste.

Creazione del kit di stampa

Non esiste un libretto di regola sulla creazione di corredi di stampa che indicano quali componenti devono includere. I kit di stampa varieranno in base a quello che stai utilizzando PR per promuovere e il tipo di luogo in cui distribuirà il tuo kit di stampa. La maggior parte dei kit di stampa vengono inviati via posta elettronica, spesso a persone che dispongono di assistenti amministrativi, ed è il tuo compito fare un kit di stampa abbastanza interessante da superare quella persona. Il contenuto e la presentazione sono molto importanti.

Quindi, ciò che includi è una decisione molto importante perché un kit di stampa è un modo semplice per mettere il riflettore su di te o sul tuo business.

Puoi anche pensare a come compilazione dei più grandi successi della tua azienda, perché stai compilando le informazioni che desideri che i media conoscano di te e dei tuoi prodotti e servizi in un unico pacchetto ordinato. Detto questo, i principali componenti del kit di stampa che si desidera considerare sono:

1. Il comunicato stampa

Il comunicato stampa del tuo comunicato stampa annuncia l'intera idea.
Se hai un nuovo prodotto, il kit stampa lo aiuta ad introdurlo. Se la vostra azienda si sta unendo con un altro, il kit stampa lo campiona.

Puoi includere più comunicati stampa nel tuo kit di stampa oppure puoi rilasciare un comunicato stampa prima che il kit si spenga. Ad esempio, un kit di stampa per gli spettacoli potrebbe contenere un comunicato stampa di fusione aziendale, tre nuovi comunicati stampa di prodotto e un comunicato stampa che annuncia un nuovo CEO.

Una parola di cautela; non confezionare il kit di stampa con più di un comunicato stampa solo perché è possibile. Se stai inviando un kit di stampa ad un editor, ti servirà solo un comunicato stampa. Se stai distribuendo il tuo kit di stampa in una fiera, diversi comunicati stampa all'interno non sono rari. Ma ricorda, più si include, più lavoro stai facendo le persone.Volete fare il loro lavoro il più semplice possibile.

2. Una breve lettera / contenuto

Questo è particolarmente utile per qualsiasi tipo di kit di stampa che includeva molti elementi diversi ma altrettanto importanti. La tua lettera può essere indirizzata ai media ringraziandoli per il loro interesse per la tua azienda e potrai fornire una sintesi di ciò che è incluso.

Assicurati di rendere il nome del contatto e le informazioni di contatto del tuo supporto, chiarite in questa pagina poiché sarà la prima che vedrà.
Tutti questi elementi aiutano i tuoi contenuti a riunirsi e si sentono molto più organizzati rispetto a carte e campioni ripieni in una cartella.

3. Una brochure

i professionisti PR pro utilizzano i kit di stampa per annunciare un nuovo prodotto, ma è possibile anche includere la vostra brochure. Le brochure sono particolarmente utili per spiegare il tuo prodotto o servizio al di fuori di un semplice comunicato stampa. È una cosa creare un kit di stampa per un nuovo tipo di snack per la salute; è altro che creare un kit stampa che porta un nuovo prodotto finanziario al mercato degli investimenti.

Per un kit di stampa per mostre, è possibile includere un certo numero di opuscoli che forniscono all'editore / reporter una grande quantità di informazioni sul tuo prodotto / servizio. Ciò li aiuta a determinare se vogliono anche coprire quello che stai offrendo per l'esposizione media libera.

4. Campioni di prodotto

Se il prodotto è abbastanza piccolo e potete permettervi di farlo, dovresti mettere un campione all'interno del kit di stampa.

Questo permette ai redattori e ai giornalisti di testare il prodotto da soli e di dare un pollice reale o un pollice verso il basso.

Se il tuo prodotto è troppo grande e avrai una dimostrazione presso la tua struttura, includi queste informazioni in modo che l'editor / reporter possa venire alla tua posizione e mettere le mani sui tuoi prodotti. O se il tuo stand di fiere sta avendo una demo, questo è un altro ottimo modo per dare una grande quantità di redattori e giornalisti di tutto il paese un modo per vedere il tuo prodotto in azione.

Se puoi inviare solo alcuni esemplari, crea un invio di una serie di piani di stampa. Il livello superiore può consistere solo da cinque a dieci prospettive, ma saranno i più importanti. Ricevono l'elemento effettivo. Gli altri livelli diminuiscono, basandosi sulla loro influenza. Alcuni possono semplicemente ottenere una cartolina o una lettera che copre le informazioni di base.

5. Copertura precedente della stampa

Se hai ricevuto prima la copertura gratuita dei media, puoi includere un foglio che indica i dettagli. Alcune aziende amano includere copie di articoli scritti su di loro nel loro kit di stampa, e che aggiunge un livello di credibilità alla campagna. Basta non andare in mare. La pubblicazione dei successi successivi è una cosa, ma una sessione di venerazione sta sprecando.

Se state includendo articoli, alcune pagine saranno più che sufficienti per il tuo kit di stampa. Determinare se un semplice foglio che identifica questi punti di vendita preferirebbe meglio il tuo kit di stampa e l'editor / reporter.

6. Una scheda tecnica

Può essere un'ottima aggiunta a un kit di stampa perché descrive le caratteristiche, i vantaggi e altre informazioni specifiche in modo da educare il reporter o l'editor della tua azienda e / o dei prodotti con rapidi risultati di informazioni.I fogli di informazione possono essere utilizzati per i lanci di prodotti, i kit di stampa su nuovi assunti, conferenze stampa e altre aree in cui si desidera dare i fatti chiave dell'editor che potrebbero voler utilizzare parola per parola.

7. Sfondo aziendale

La scrittura di una pagina di storia aziendale può essere utile per i kit di stampa attuali e futuri. Questo sfondo dettagli l'inizio della tua azienda; da dove sei stato, da dove stai andando, ei tuoi piani per l'espansione e lo sviluppo del prodotto. Assicurati di aggiornarlo con gli ultimi risultati e altre buone notizie nella tua storia.

8. Executive Bios

Se si tratta di un nuovo amministratore delegato, di un nuovo dirigente PR o di un nuovo membro del consiglio di amministrazione, questo è il posto dove informare la gente su di essi.

Il bios esecutivo, insieme ad immagini ad alta risoluzione, dà all'editore le informazioni di base molto richieste sulle persone dietro l'azienda. Alcune pubblicazioni stampano una parola bio per parola, quindi scrivere il bio nel punto di vista di terza persona piuttosto che punto di vista di prima persona. E, è ovvio, assicurarsi che i bios siano accurati e correnti. Può essere imbarazzante includere le informazioni di contatto sulle persone che hanno rinunciato o sono stati lasciati andare.

9. Un foglio di preventivo e FAQ

Le informazioni del tuo contatto di media devono essere molto facili per qualsiasi editor di trovare ulteriori domande sul tuo kit di stampa. Ma un foglio di preventivo (con citazioni dirette da parte della gente della tua azienda) può anche essere utilizzato per fornire ai redattori occupati le citazioni necessarie per completare un articolo senza monitorare la persona PR della società.

Questa scheda può contenere le citazioni dei dirigenti, gli sviluppatori di prodotti e persino il contatto PR. Un foglio di citazioni può rispondere alle domande più evidenti che un redattore ha probabilità di avere e può essere messo in un formato professionale e informativo. Volete che ogni quotazione sia ben guardata sulla carta poiché tale quotazione sarà probabilmente usata in modo verbale in stampa.

10. Immagini Hi-Res su un'unità Flash

Sono le immagini rilevanti per il tuo kit di stampa? Se è così, assicurarsi che siano immagini ad alta risoluzione, memorizzate su un supporto multimediale molto utile come un'unità flash o un CD / DVD.

È anche possibile includere immagini ad alta risoluzione sul sito Web per il download dei media. Basta essere sicuri di includere il link diretto alla tua galleria di immagini nei materiali del kit di stampa.

11. CD, DVD, Flash Drives, Software e Video

Questi materiali possono essere costosi quando si creano i kit di stampa in numeri di massa. Sono richiesti? Non sempre. Ma quanto sono efficaci sono dipende da quale copertura stai cercando.

Se stai creando un kit di stampa per una banda, un CD demo o un collegamento alla musica scaricabile ti farà più chilometraggio in un kit di stampa che solo un annuncio che lo annuncia. Se stai cercando di ottenere copertura per i videogiochi della tua società, un CD che dispone di diverse versioni demo dei tuoi nuovi titoli è un modo molto migliore per ottenere l'interesse di un redattore di cinque comunicati stampa. Se hai appena aperto un nuovo stabilimento di produzione e stai inviando i tuoi materiali a redattori / giornalisti troppo lontani per viaggiare per un tour, un DVD può offrire un tour video della struttura.E, ovviamente, come la tecnologia si evolve, così va anche la tua stampa. Puoi includere un codice QR che invia le persone a un sito web univoci, con un messaggio su misura per loro.