Come i CFO esternalizzati sfruttano i servizi di contabilità online

Le soluzioni di contabilità online utilizzano l'ambiente cloud computing per raccogliere e correlare le informazioni che un business ha bisogno per gestire le proprie finanze. Queste piattaforme software semplificano il processo di contabilità, riducono al minimo i tempi di spostamento dei dati e aumentano l'efficienza in tutto il board. Molti imprenditori e CFO stanno approfittando di questi vantaggi seguendo i processi di implementazione intelligenti per creare un ambiente perfetto per gestire le finanze giornaliere.

Trova il miglior software

Il primo passo nella creazione dell'ottimo ambiente di contabilità online è quello di determinare quale piattaforma software dispone degli strumenti giusti per l'azienda. I CFO devono familiarizzare con le opzioni più utili e sviluppare un elenco delle piattaforme che offrono le migliori funzionalità. Le piccole imprese variano in termini di dimensioni, ambito e esigenze, quindi è importante consultare in anticipo con i dirigenti aziendali per determinare esattamente quali strumenti sono necessari per gestire le fluttuazioni costanti dei loro dati finanziari.

Le considerazioni sono abbondanti a questo stadio, ma dovrebbero essere valutate tutte le caratteristiche e i vantaggi ai servizi di supporto offerti dalla piattaforma di contabilità. Molte aziende richiedono un sacco di personalizzazione o potrebbero aver bisogno del software per scalare e offrire un reporting più completo sulla strada. Le necessità di contabilità per oggi e in futuro devono essere analizzate prima di firmare sulla linea punteggiata.

Semplificare il Payroll

Il libro paga diventa sempre più complicato quando le piccole imprese si espandono e assumono dipendenti aggiuntivi. Le informazioni sul monitoraggio del tempo devono essere trasferite al reparto paghe per generare i rapporti necessari per fornire ai dipendenti accurate compensazioni. Gli strumenti di contabilità online possono prendere i dati inseriti nel software di tracking e paghe e tradurlo in un formato che può essere utilizzato per preparare i controlli direttamente dal programma.

Ciò aumenta la precisione e assicura che tutti i dipendenti siano pagati in tempo, ogni volta senza che il dipartimento contabile debba trascorrere ore lavorando sul libro paga ogni settimana.

Molte applicazioni di monitoraggio del tempo stanno anche abbracciando l'ampia gamma di opzioni e vantaggi disponibili tramite la connettività mobile. Ci sono programmi di monitoraggio del tempo che consentono agli utenti di immettere tempo dal campo, tramite l'applicazione mobile e persino tramite messaggi di testo SMS. I CFO possono impostare processi di approvazione multipli per vari membri, promuovendo l'aiuto nei dati e nei dettagli migliorati nel tempo presentato per il libro paga.

Gestisci dati di vendita

Le piccole imprese si occupano di un afflusso costante di dati di vendita. Le fatture in entrata e in uscita, i pagamenti, gli ordini di acquisto, l'adempimento degli ordini e le informazioni di spedizione contengono dati finanziari vitali che costituiscono gran parte dell'immagine quando si tratta di flussi di cassa.La mancata precisione e tempestività di questi numeri può portare alla confusione che soffoca la capacità di un'azienda di prendere decisioni sulla crescita futura.

Il software di contabilità in linea gestisce tutti questi dati essenziali in modo che i dirigenti aziendali hanno sempre un quadro chiaro di esattamente quanti soldi sono disponibili in un dato momento.

Fornendo un modo rapido e preciso per determinare lo stato dei singoli ordini e fatture, queste piattaforme risparmiano tempo ad ogni passo lungo l'imbuto di vendita. Alcune soluzioni software offrono l'opzione di generare automaticamente fatture e inviarle ai clienti per allontanare ulteriormente il reparto vendite.

Monitoraggio dei conti pagabili e ricevibili

È possibile che un'impresa si rivela redditizia su carta, ma si lotta o non riesce in realtà. Questo è un problema comune con le aziende con inefficienti processi di contabilità che non mostrano la vera storia del flusso di cassa. Utilizzando uno strumento online per tenere traccia dello stato di entrambi i conti debiti e dei crediti rimuove confusione e mostra dove occorre intraprendere azioni per migliorare la salute delle finanze aziendali.

L'impostazione dei promemoria e degli avvisi di posta elettronica consente di velocizzare il processo di riscossione dei crediti e di ricordare ai titolari di attività e ai dirigenti i debiti dovuti.

Questo rende più facile creare un piano di pagamento equilibrato che mantiene l'azienda nel colore rosso piuttosto che demolire il suo budget.

Incoraggiare l'uso mobile

L'accesso remoto è una parte importante di ciò che rende la contabilità online così efficace. Tutti dal CFO alla forza lavoro mobile possono accedere al software e immettere dati essenziali da qualsiasi dispositivo indipendentemente dalla loro posizione attuale. Quando tutti in azienda vengono a bordo con le vendite di registrazione e le spese come avvengono, dovrebbe creare un grande aumento di precisione in tutto il board. I dipendenti che fanno affari lontani dall'ufficio non devono più aspettare di tornare ai loro computer per registrare i dati sulle transazioni. Invece, possono inserire tutti i numeri utilizzando un'applicazione sui loro dispositivi mobili che si integra con il software di contabilità principale e fornisce le informazioni direttamente alla cloud.

Sincronizzazione con banche

È troppo facile dimenticare di annotare un deposito o di un prelievo in un biglietto da visita d'affari e ottenere una spiacevole sorpresa quando arriva l'annuncio mensile. Questo problema può essere evitato creando un software di contabilità online per ricevere automaticamente i dati finanziari nel momento in cui si verificano transazioni bancarie. Gli importi esatti del dollaro sono immediatamente registrati e accessibili dal cruscotto, un metodo che non solo migliora l'accuratezza, ma rende anche inutile trascorrere il tempo ogni mese per ordinare i documenti cartacei per assicurarsi che i libri siano bilanciati.

Mantieni la comunicazione aperta

Una soluzione affidabile di contabilità online dovrebbe permettere agli amministratori di creare varie autorizzazioni di accesso in modo che i responsabili di reparto, i supervisori ei dipendenti di un'azienda possano accedere e modificare le informazioni. Gli strumenti di monitoraggio consentono ai CFO di verificare che tutto funzioni correttamente e risponda a qualsiasi domanda utilizzando le opzioni di collaborazione nell'applicazione.Ciò mantiene il flusso libero delle informazioni tra tutte le parti coinvolte nelle decisioni finanziarie di un'azienda e rimuove le barriere che stanno in piedi in modo efficiente. Se i bisogni del business cambiamento, il CFO e il fornitore di servizi sono sempre prontamente disponibili per aiutare con i miglioramenti.

Approfittare della segnalazione

La creazione di rapporti da dati finanziari senza l'aiuto del software è un processo arduo che collega i dipendenti di piccole imprese che potrebbero essere più produttivi altrove. Il ritardo tra la raccolta dei dati e la compilazione di queste relazioni manuali crea il rischio che le informazioni potrebbero essere obsolete entro il termine della relazione. Le piattaforme di contabilità online includono strumenti di reporting per alcune delle più importanti metriche aziendali:

• Vendite previste
• Redditi e spese
• Flusso di cassa
• Profitto e perdita

Poiché tutti i dati inseriti nel sistema sono correlati immediatamente , ogni nuovo rapporto riflette le ultime modifiche delle finanze aziendali. La sincronizzazione tra piattaforme è uno dei principali vantaggi dei sistemi di reporting online, ma non è l'unico. I dashboard completi possono aggregare i dati, migliorare la segnalazione e consentire ai CFO di accedere agli indicatori di performance chiave dell'azienda senza neppure avviare il proprio computer. La connettività mobile nelle applicazioni di contabilità è onnipresente e consente agli utenti di non solo visualizzare ma anche modificare, manipolare e analizzare tutti i dati importanti ovunque e quando è necessario.

Integrare tutti i programmi

La contabilità in linea è più vantaggiosa quando è collegata alle altre applicazioni che un'impresa utilizza per gestire le operazioni. L'aggregazione del tracking tempo, del libro paga, della gestione delle scorte e di altri software che utilizzano una piattaforma di integrazione sicura semplifica il flusso dei dati e assicura che le informazioni accessibili tramite il programma di contabilità online siano sempre accurate.

Come per l'automazione, l'integrazione facilita l'aumento dell'efficienza e consente di risparmiare un'impresa una quantità significativa di denaro riducendo il tempo trascorso a cacciare pezzi di informazioni precedentemente diffuse nei dipartimenti. L'integrazione interrompe anche molteplici operazioni di immissione dati ripetitive, riduce la velocità di errore e consente alle aziende di ottimizzare i rapporti per contenere la maggior quantità di dettagli.

Una componente fondamentale dell'integrazione della piattaforma contabile è capire innanzitutto ciò che il risultato desiderato è prima di allineare i sistemi. Conoscendo quali sono i requisiti contabili, i CFO possono valutare con maggiore precisione la rilevanza delle molteplici funzionalità e dei benefici di diversi programmi per garantire che soddisfino effettivamente le esigenze aziendali. Ad esempio, il costo del lavoro richiede sistemi multipli per parlare l'uno con l'altro attraverso il libro paga, tracking tempo e sistemi di contabilità generale. Se il costo del lavoro è un principio importante per la segnalazione, allora se l'applicazione di sincronizzazione dei dati sui servizi di elaborazione dei paghe è un'attenzione specifica e importante.

Personalizzare l'ambiente di lavoro

Le aziende che offrono soluzioni di integrazione spesso includono la personalizzazione come parte dei loro servizi.I CFO possono trarre vantaggio da questo per creare una piattaforma centrale appositamente progettata per gestire le esigenze di ogni azienda. Ogni attività richiede una configurazione particolare in termini di flusso di lavoro, moduli di inserimento dati e connessioni tra applicazioni software. La piattaforma stessa dovrebbe essere abbastanza facile da usare per tutti senza richiedere una formazione approfondita. La contabilità in linea può essere perfettamente integrata in questo ambiente in modo che diventi uno strumento regolare nella gestione del flusso di dati.

Tieni presente che le personalizzazioni possono richiedere l'intervento di servizi IT addestrati come necessario per configurare la connettività, garantire che i dati siano sincronizzati in modo appropriato e che i report siano accurati. Questo supporto dovrebbe essere budgetato quando si considera il costo di implementare nuove soluzioni contabili e servizi di contabilità in linea perché in ultima analisi sarà necessario non solo durante l'installazione, ma anche durante i cambiamenti, durante la crescita e quando il team contabile richiede nuove informazioni e rapporti. Le aziende si avvicinano in una varietà di modi.

Le piccole imprese con un budget limitato e un CFO frazionato presso il contabile possono preferire mantenere un rapporto con un solo proprietario che sia flessibile e su chiamata se necessario. A meno che le esigenze non siano estese, la fatturazione per ore lavorate potrebbe essere più vantaggiosa per i budget delle piccole imprese rispetto a un fermo mensile. Al contrario, le imprese più grandi o le imprese con complicate esigenze contabili possono trarre maggiore vantaggio dal mantenere una società IT sul titolare per soddisfare le loro esigenze in corso. In situazioni limitate, alcune aziende sono più adatte ad avere un personale interno di supporto IT sul personale. Questo è di solito il più adatto per le aziende che hanno una persona IT già sul personale che può assumere ulteriori responsabilità dei sistemi.

Dando CFO, imprenditori e dipendenti un ambiente condiviso in cui tracciare e gestire le finanze, la contabilità online affronta numerosi problemi di accuratezza e comunicazione che possono causare errori dannosi. L'implementazione corretta crea una piattaforma che trasforma il modo in cui le aziende gestiscono le finanze e offre l'ambiente ideale per la produttività e la crescita.