Cosa è la proprietà non dichiarata e come faccio a farlo?

Che cos'è la proprietà non dichiarata?

Puoi avere debiti (controlli non richiesti) che non riesci a inviare a un fornitore, a pagamenti in eccesso a un cliente o a un paycheck non reclamato da un dipendente o da un'altra proprietà appartenente a qualcun altro ma che la tua azienda ha nel suo possedendo e non sai come ottenere questa proprietà alla persona che lo possiede.

È importante notare che le leggi relative alle proprietà non reclamate (incluse le tasse) sono regolate dagli Stati individuali. I regolamenti sono quelli dello stato in cui il beneficiario è, e non lo stato in cui si trova il tuo business.

Se la tua attività è nella situazione in cui non riesci a trovare il proprietario di una proprietà non reclamata, ci sono due cose da fare:

1. Fai ogni sforzo ragionevole per trovare il destinatario del pagamento in modo da poter dare loro il denaro.

2. Se non riuscite a trovare il destinatario entro un termine ragionevole, devi segnalare la mancanza di pagamento allo stato e pagare il denaro allo Stato, quindi è disponibile al destinatario in un secondo momento.

Diciamo che hai pagato un dipendente che ha lasciato la tua azienda e che non ha pagato un rimborso. Hai i soldi nel tuo conto paghe aziendale, ma ricorda che non è la tua proprietà. La proprietà non dichiarata è considerata una responsabilità a fini contabili; vale a dire che è proprietà che detiene ma che non è la proprietà della tua società.

La tua attività ha due responsabilità per la proprietà non reclamata: (1) segnalare e pagare le attività non reclamate allo stato giusto e (2) assicurarsi che l'azienda rifletta correttamente la responsabilità sul bilancio.

Proprietà non dichiarate e contabilità aziendale

Per scopi contabili, quando si raggiunge il punto in cui devi segnalare il controllo non richiamato allo stato, si consiglia di annullare il controllo e di mettere l'importo in un conto di deposito. Ciò contribuirà a garantire che i fondi non vengano accidentalmente spesi.

Dovresti aver già pagato le imposte sul lavoro per questo importo.

Mantenere tutti i record di questo pagatore o dipendente e assicurarsi di continuare a contattare regolarmente la persona. Justin Pritchard, esperto di banca a The Balance, dispone di un modello per i controlli eccezionali che si potrebbe desiderare di utilizzare.

Reporting and Paying to state

Il principio di escheat (pronunciato "es-cheat" proprio come sembra) governa qui. L'Escheat significa "resa" e si basa su una dottrina di diritto comune che richiede che la proprietà non reclamata venga restituita (resa) allo stato, non mantenuta dalla persona che lo ha. L'idea è che la proprietà non sia la tua e che lo stato abbia più risorse per trovare l'individuo o la società che possiede la proprietà.

Se non viene trovato nessun proprietario, lo stato mantiene la proprietà. I tipi di proprietà che potrebbero essere applicabili sono i controlli (inclusi i salari), i fondi di deposito a garanzia, i pagamenti a carico del cliente, i pagamenti non sono in grado di pagare ai venditori, i controlli paga e controlli di commissione.

Leggi statale sulla proprietà non dichiarata

Tutti gli stati dispongono di leggi di eschezzione che descrivono periodi di tempo e procedure. Le leggi statali di solito includono questi passaggi:

• Lo stato specifica un periodo di tempo di nessun contatto in relazione alla proprietà.
• Poi ogni anno c'è un periodo di tentativi di individuare i proprietari, inviando lettere di due diligence all'ultimo indirizzo noto. Sarebbe bello inviare queste lettere via posta certificata o "ricevuta di ritorno richiesta", in modo da avere un record di tentare di contattare l'individuo o la società.
• Dopo questo periodo dell'anno, devi inviare un rapporto allo Stato e una rimessa di importi dovuti a proprietari che non sono stati in grado di contattare.

Paychecks non richiesti

I pagamenti non dichiarati sono soggetti anche a leggi di escheat come proprietà non reclamata. Si applicano le leggi dello stato in cui ha lavorato l'ultimo lavoratore. Se hai un retribuzione per un ex dipendente o un dipendente che non è stato rivenduto per un periodo di tempo, devi seguire la stessa linea temporale di segnalazione di stato come per altre proprietà. Vedi questo articolo per ulteriori discussioni su come affrontare i pagamenti non reclamati.

Stato Escheat Laws

È possibile cercare per nome del proprio stato e la parola "escheat". Ad esempio, cercare "Iowa escheat laws". Puoi consultare il sito web del tesoriere, del dipartimento delle entrate o dell'agenzia di tassazione per trovare informazioni. Ricorda che ogni stato ha esigenze diverse. Questo sito web di un avvocato include ulteriori informazioni sulla proprietà non reclamata, inclusi i collegamenti alle leggi di esche in tutti gli stati.

Contabilità per proprietà non dichiarate

La contabilità per una proprietà non reclamata varia a seconda della probabilità che la proprietà verrà reclamata. Secondo il Journal of Accountancy, in molti casi è meglio riconoscere la perdita, da un punto di vista contabile, anche prima di passare allo stato. Parlare con il tuo consulente fiscale prima della fine dell'anno per discutere la tua lista di potenziale proprietà non reclamata.

Alcuni suggerimenti per affrontare la proprietà non reclamata

1. Scopri le leggi del tuo stato , o per tutti gli stati in cui lavorano dipendenti. Prestare particolare attenzione al periodo dopo il quale dovrai segnalare allo Stato la proprietà non raccolta.
2. Impostare politiche e procedure per acquisire informazioni sulla proprietà non raccolte e una linea temporale per la revisione dell'elenco e l'invio delle notifiche ogni anno.
3. Quindi, imposta un tempo ogni anno per segnalare e pagare una proprietà non riscossa.

Audit di stato

Infine, ricorda che la proprietà non raccolta non è di proprietà della tua azienda. Gli Stati possono effettuare un controllo per una proprietà non raccolta e possono valutare le sanzioni e le sanzioni per non conformarsi alle leggi statali.