Coordinatori di locali La lista di controllo degli eventi

La maggior parte delle sedi sono abituate alle pressioni che accompagnano il coordinamento di eventi multipli in un breve lasso di tempo. Dopo tutto, la loro attività dipende da essi fornendo un servizio di qualità, e ogni evento è un'occasione per mostrare le proprie competenze sia ai pianificatori di eventi che ai partecipanti. Il momento più critico però viene prima che lo spettacolo inizia anche quando il cliente entra nella sala per banchetti per l'installazione. È in questo momento in cui il tono sarà impostato per il resto della giornata.

Questa è una lezione che ho imparato velocemente come coordinatore di un locale e ho sviluppato la mia lista di controllo per tenere i clienti soddisfatti (e occupati) durante il periodo di installazione con stress.

Prendi i tuoi carrelli

La prima cosa che il vostro cliente vuole fare è sfogliare tutte le loro forniture di eventi dal loro veicolo. Questo può essere un compito difficile, soprattutto se la situazione del parcheggio è difficile da navigare. Immagina che qualcuno entri nel tuo locale con un carico di scatole pesanti - qual è la prima cosa che cercheranno? La risposta è, ovviamente, un carrello, o qualsiasi altra cosa che alleggerirà il loro carico e rendere il lavoro minaccioso di scarico significativamente più facile. Avendo i carrelli disponibili proprio quando si cammina in sede è un modo semplice per farli sentire "sollevati" solo mostrando.

Preparazione delle tabelle di registrazione

Avanti nell'elenco delle cose da eseguire per la maggior parte dei client sta ottenendo la registrazione. Ciò significa che la tua sede è meglio avere tutte le componenti di registrazione prima di arrivare.

Che comprende tutte le tabelle, le sedie, l'elettricità e la gonna. L'organizzazione dei tag nome e dei materiali di check-in consumano molto tempo per i pianificatori di eventi, e non dovrebbero aspettare che tu ottieni queste cose semplici per iniziare.

Speriamo che, se stai uscendo da un evento precedente, hai informato il cliente in anticipo quando aspettate che tutti i componenti della stanza siano impostati. Se il tuo cliente entra in una stanza con decine di lavoratori che rimescolano in tavolini e sedie che non sono impilati, sono probabilmente in panico. Idealmente, il tuo team operativo avrà tutto quello che è impostato con i biancheria da tavola in modo che i pianificatori possano iniziare a mettere centri, oggetti d'asta, ecc.

Get All Signage Out Early

Solo perché il planner planner sa come navigare nell'edificio non significa che il suo equipaggio di supporto fa. È possibile salvare tutti un sacco di problemi inutili aggiornando la segnaletica all'interno dell'edificio non appena il periodo di installazione è in procinto di iniziare. Tieni presente che i venditori come i fioristi ei DJ hanno anche bisogno di sapere dove andare. Queste sono tutte cose da rivedere con il tuo cliente prima del giorno dell'evento, ma sono anche necessari per guardare fuori per il grande giorno.

Recensione BEO e fatture

Ancora una volta, probabilmente hai inviato questi documenti più volte durante i giorni che hanno portato all'evento, ma non fa mai male per riesaminarli un'ultima volta. Anche se il tempo di installazione è frenetico, è necessario trascinare 15 minuti per guardare insieme questi documenti. I coordinatori del luogo dovrebbero avere un pacchetto pronto per il loro cliente che include il BEO, il diagramma della stanza e la prospettiva fattura.

Molti pianificatori esperti avranno l'opportunità di rivedere questi documenti critici.

Introduzioni

Assicuratevi di portare i membri chiave del tuo team al tuo cliente per una presentazione formale. Questa lista comprende il gestore di catering, il capitano delle banchetti, il supervisore delle operazioni e il coordinatore audiovisivo. Pensa a nome del tuo cliente quando introdurrà la squadra - ci sono dei dettagli che dovrebbero essere discussi faccia a faccia con il tuo team di gestione? Avviare una breve conversazione è un modo efficace per evidenziare chi è responsabile di ogni area.

Questa breve lista di controllo delle voci di configurazione dell'evento porterà un lungo cammino verso il mantenimento del vostro cliente all'arrivo. Come rappresentante primario per il tuo locale, è sempre meglio dare ai clienti il ​​tuo numero di cellulare nel caso in cui qualcosa va storto mentre si lavora nel tuo ufficio.

Ricordati, potrebbero essere frustrati se hanno bisogno di qualcosa, ma saranno ancora più frustrati se non riescono a trovare qualcuno per aiutarli!