Elaborare un piano per la gestione delle richieste di manutenzione

Gli inquilini avranno richieste di manutenzione, è inevitabile. In qualità di padrone di casa, è nel tuo interesse inventare un piano per consegnare queste richieste sin dall'inizio. Avere un sistema per gestire queste denunce contribuirà a ridurre al minimo lo stress quando si tratta effettivamente delle richieste.

Qual è il tuo sistema per gestire i reclami?

Per rendere più facile la gestione dei reclami, è necessario disporre di un sistema che gli inquilini possono seguire quando è necessario avvisare l'utente di una richiesta di manutenzione.

Ci sono due modi fondamentali per andare:

1. Richiesta formale: Alcuni proprietari preferiscono avere gli inquilini inviare richieste di manutenzione attraverso un processo formale. Questo processo dovrebbe essere chiaramente descritto come parte dell'accordo di locazione.
   Questo processo di solito comporta una sorta di richiesta scritta. La richiesta di solito includerà le seguenti informazioni:
   
   • Nome dell'assistente
   • Indirizzo
   • Numero di unità
   • Numero di telefono
   • Data di reclamo
   • Tipo di reclamo
   • Richieste Speciali
   • potrebbe essere:
   
   Un modulo online
   • - Se si dispone di un sito web per gli investimenti immobiliari, si consiglia di aggiungere un'area per le richieste di manutenzione. L'inquilino dovrà semplicemente andare sul tuo sito web, compilare il modulo e inviare l'invio. o
     
     Una forma di carta
   • - Questa sarebbe una copia cartacea che l'inquilino potrebbe scannerizzare e inviarti via email, fax, consegna a mano o collocare una sorta di cassetta postale dedicata richieste.
   Assicurati di disporre anche di procedure di emergenza in cui gli inquilini abbiano la possibilità di contattarti, un gestore di proprietà o un riparatore dopo le normali ore lavorative in caso di richiesta di manutenzione che richiede un'attenzione immediata, ad esempio un tubo di scoppio o la mancanza di calore in inverno.

   Richiesta non informale:

2. Un'altra opzione per i padroni di casa è la richiesta informale. Con questo tipo di richiesta, quando un inquilino ha un problema di manutenzione, semplicemente ti chiamerà o invierà un messaggio di posta elettronica, a seconda della forma di comunicazione preferita e spiegare la situazione. Le richieste telefoniche avverranno durante le normali ore di lavoro impostate, a meno che non sia un'emergenza, nel qual caso seguiranno le procedure di emergenza che avete in atto. Chi gestirà le richieste di manutenzione?

Devi decidere chi sarà responsabile della gestione dei reclami e delle richieste di manutenzione, in modo da non essere preso in guardia quando i reclami entrano in rotazione. Gli inquilini dovranno sapere chi dovrebbero contattare quando hanno un problema.

Tu

• : Sarai responsabile della gestione delle richieste di manutenzione? Sei a tuo agio quando gli inquilini ti contattano per tali richieste? Sei comodo andare negli appartamenti di un inquilino per queste richieste?Avete la base di conoscenza e l'abilità per gestire idraulici e riparazioni elettriche o avrai bisogno di assumere uno specialista? Se decidi di accettare queste richieste di manutenzione, devi riconoscere il tuo set di abilità. Mentre si può sapere come fissare una manopola, chiudere una valvola principale dell'acqua e tegola un pavimento, sapete come saldare un tubo o installare rivelatori di fumo? È importante comprendere le tue limitazioni sin dall'inizio, in modo da poter pianificare in modo appropriato le riparazioni che non sono in grado di gestire.
  
  Un gestore di proprietà
• : Vuoi assumere un gestore di proprietà per prendersi cura delle richieste di manutenzione? Se non ti senti comodo eseguire richieste di manutenzione o semplicemente non vuole essere disturbato con loro, puoi noleggiare una società di gestione immobiliare per farlo. Avranno o avranno una squadra qualificata di uomini pratici sul personale o assumeranno gli appaltatori esterni per eseguire queste richieste. Mentre è un'opzione più costosa, ti fa risparmiare la cefalea di dover affrontare le richieste costanti di manutenzione e ti salva i costi di opportunità di tempo che puoi allocare verso sforzi più produttivi.
  Qualcuno altrove
• : Se non si dispone dell'abilità, della conoscenza o della volontà di gestire le denunce di un inquilino, e non vuole spendere i soldi per assumere una società di gestione immobiliare per farlo , non puoi lasciare che la tua proprietà sia in disordine, devi avere qualcuno a prendersi cura di questi problemi. Con questa opzione, non pagherai qualcuno uno stipendio mensile; piuttosto, li pagherai per prendersi cura di ogni singolo problema come si presenta. Devi fare la tua ricerca e trovare riparatori locali e appaltatori nella tua zona. Vorresti cercare:

  Un artigiano

  • - Chi gestirà le riparazioni di base. Un elettricista
  • - Chi si occuperà di problemi elettrici. Un idraulico
  • - Chi può occuparsi di tubi e problemi di drenaggio. Tardi notti e fine settimana
  • - Assicurati di conoscere anche le ore di disponibilità di questi individui. Se non sono disponibili in ore dispari, è necessario assicurarsi di avere qualcuno che sia. Non vuoi freneticamente cercare un riparatore di backup quando sei sulla tua luna di miele in Hawaii alle 2 del mattino numeri di contatti di emergenza
  • - Sempre a portata di mano i numeri del focolare locale, della stazione di polizia e del centro di controllo del veleno .