Come fare voci di journal per le transazioni commerciali

Una voce del diario è il record di una transazione finanziaria inserita in un diario. Il giornale dettagliato tutte le transazioni finanziarie del business e fa notare a quali account queste operazioni sono interessate. Tutte le voci di diario sono effettuate utilizzando il metodo di registrazione a doppia entrata o singola registrazione.

Le voci del diario vengono tipicamente registrate in ordine cronologico e gli addebiti vengono inseriti prima dei crediti - gli addebiti vengono immessi in una colonna a sinistra e i crediti vengono inseriti a destra.

Le voci del diario vengono assegnate ad account specifici utilizzando un grafico di conti e la voce del diario viene quindi registrata in un registro. Il registro tiene traccia di più account.

L'obiettivo delle voci del diario

Le voci del giornale forniscono informazioni fondamentali per tutte le altre relazioni finanziarie di un'azienda. Sono utilizzati dai revisori per analizzare come le transazioni finanziarie influenzano un'impresa.

Ogni voce deve includere la data della transazione, le parti interessate, un debito da almeno un conto, un credito a almeno un altro conto, una ricevuta o un numero di controllo e un memo che descrive altri dettagli coinvolti nella transazione - tutto ciò che potrebbe non essere probabile ricordare mesi o anni più tardi.

Se acquisti e usi il software di contabilità, probabilmente prenderai cura di tutti questi dettagli per te. Ma dovresti essere in grado di gestire le tue voci di diario e di effettuare delle registrazioni con una certa comprensione di base del processo se non pensi che tale tipo di spesa sia ancora abbastanza necessario perché stai solo iniziando.

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Contabilità unica

Come suggerisce il nome, ogni voce del diario viene effettuata sulla propria linea separata quando si utilizza il metodo di registrazione singola di contabilità. Potresti sottrarre quello che spendi a un nuovo sistema informatico come addebito, poi nella riga successiva e come un'altra voce, puoi ricevere un reddito ricevuto da un cliente o un cliente come credito.

Avrai due transazioni separate o voci di diario, ognuna con la propria linea. È semplice, non molto diverso da come tenere traccia delle transazioni effettuate dal tuo conto corrente.

La contabilità unica può essere appropriata se si esegue la tua piccola impresa come un solo titolare e i tuoi libri e le transazioni non sono complessi. Chiunque può gestirlo. Non hai bisogno di alcuna formazione specifica.

Doppia contabilità

Una voce di diario utilizzando il metodo di contabilità a doppia entrata include una varietà di informazioni in varie colonne sulla stessa riga. In un sistema a doppia entrata, potrebbe essere necessario effettuare un addebito per l'acquisto del computer, quindi un credito o un aumento delle spese generali per le apparecchiature per ufficio apparirà sulla stessa linea, ma in una colonna differente per compensare l'addebito.Queste colonne devono essere uguali, come - $ 2 000 come debito e + $ 2 000 per il credito.

Potrebbe essere necessario utilizzare ancora più colonne a seconda della natura dell'entrata, ma al minimo, dovrebbero essere due, uno per debiti e crediti. La contabilità a doppio ingresso rende tipicamente una voce del diario non per la transazione stessa, ma per l'account influisce: attività, passività, patrimonio, ricavi e spese. Debiti e crediti per ciascuno sono tutti notati nella stessa linea.

Alla fine dell'anno o in qualsiasi altro periodo contabile selezionato, tutte le voci di diario per gli addebiti dovrebbero corrispondere e uguagliare le voci del tuo diario per i crediti totali. Questo significa che il tuo account è "equilibrato".