Pianificazione eventi aziendali 101: Preparazione per la prima riunione client

Hai recentemente lanciato la tua attività di pianificazione degli eventi e i potenziali clienti stanno già cominciando a notarti. Congratulazioni! C'è uno scopo per tutto il tuo duro lavoro e pianificazione!

Molto presto, sarai chiamato alla tua prima riunione di clienti e qui è dove la tua formazione di pianificazione degli eventi incontra la strada. Ma come i pianificatori di incontri più esperti si preparano per questo primo contatto iniziale ma critico?

Prendi il tuo toolkit di pianificazione degli eventi pronti e leggeri per saperne di più!

Dig Up Up - Che cosa alla ricerca Prima Il tuo primo incontro

Sì, la tua vita come pianificatore di riunioni sarà talvolta frenetica e la ricerca del tuo cliente in profondità potrebbe non sembrare inizialmente alto sulla tua lista di controllo di pianificazione degli eventi, ma non saltare questo primo passo !

Il tempo per visualizzare le prime pagine dei rapporti annuali del tuo cliente (generalmente disponibili online), i post sui blog, i tweet o la pagina di Facebook ti darà incredibili informazioni sugli obiettivi aziendali del tuo nuovo cliente e vi aiuterà a guidare la tua prima riunione con un livello di professionalità che diventerà il tuo standard.

Ma cosa succede quando il tuo cliente non ha affatto una presenza online? Alcuni professionisti di pianificazione eventi aziendali che guadagnano un salario di sei cifre chiedono ai loro conoscenti informazioni utili sul contatto stesso: ad esempio, sono fanatici alimentari o amano carne e patate?

Mi piace una particolare marca di caffè?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a proporre una posizione ottima per la tua prima riunione e farti entrare nelle graziose grazie al tuo cliente prima di incontrarvi.

Quella stretta di mano iniziale: guadagnare la fiducia del nuovo cliente

Il passo successivo della tua lista di pianificazione degli eventi è iniziare proiettando un'immagine professionale dal momento in cui si stringono le mani con il nuovo cliente.

Ricorda: una brusca stretta di mano e un vero sorriso che dice "non vedo l'ora di lavorare con te" va un modo molto più lungo di un costoso blazer designer!

Ecco un altro suggerimento: puoi impressionare il tuo cliente - senza spendere un centesimo - arrivando al tuo incontro con una presentazione personalizzata con la loro identità di marca. Utilizza semplicemente il tuo elaboratore di testi per copiare e incollare il nome e il logo del tuo cliente (se ne hanno uno) in Power Point.

Come sapete, le aziende e gli individui spendono una notevole energia per sviluppare il proprio marchio e questa attenzione ai dettagli

sarà notata dal tuo cliente. Coprire le basi … durante la creazione dell'immagine grande

Il mondo della pianificazione di eventi aziendali significa un sacco di avanti e indietro tra il cliente e il pianificatore di riunioni, in modo da non sentirsi come se si deve toccare ogni singolo dettaglio con il nuovo cliente in questa fase.

Tuttavia, come pianificatore di riunioni,

fa vuoi lasciare questa prima riunione con una chiara comprensione dei seguenti punti chiave:

Perché questo evento si svolge? È un evento annuale ricorrente, o una sola volta? Questo evento attirerà l'attenzione su qualcosa di speciale (un nuovo prodotto, un prom, o una pietra miliare)?

• Quante ore / giorni / settimane è l'evento previsto per eseguire?
• Chi parteciperà? Saranno anche portare coniugi e / o figli? Sarà presente uno o più VIP?
• L'evento è avvenuto prima? In caso affermativo, cosa andava bene e quali erano le lezioni di asilo?
• Che impressione dovrebbe lasciare questo evento sui suoi partecipanti?
• Qual è l'investimento del tuo cliente per questo evento?
• È una buona pratica prendere attentamente le risposte a queste domande nel raccoglitore dell'evento in modo da poterle fare riferimento a loro in qualunque momento se ritenete che le cose potrebbero andare in una direzione diversa da quella inizialmente del tuo cliente immaginato.

Per ogni client di pianificazione degli eventi aziendali che hai, assicuratevi di informarti di chi avrà capacità decisionali il giorno dell'evento. Questo piccolo apparentemente piccolo sarà l'oro assoluto quando uno dei partecipanti all'evento richiede una modifica dell'ultimo minuto all'agenda del tuo evento!

Una riunione iniziale del cliente accuratamente pensata vi permetterà di scrivere un resume della tua discussione e di inviarlo per la loro approvazione scritta.

Fare una grande prima impressione è un'arte e una scienza, e seguendo questi suggerimenti, presto riceverai abbastanza posti di lavoro per pianificare eventi aziendali per guadagnare la tua strada ad un evento che pianifica il dottorato di scuola in pochissimo tempo!