Come trovare il luogo ideale per eventi

Decidere il miglior spazio o luogo degli eventi è fondamentale per il successo complessivo del tuo evento. Mentre la pianificazione della sede richiede tempo, non deve sentirsi schiacciante. Per molti professionisti e dilettanti professionali, può essere una sfida divertente.

Assumendo che hai già identificato il tipo di evento che stai progettando e il suo scopo, è necessario considerare molti altri fattori quando si inizia il processo di selezione del luogo stesso.

La seguente tabella di marcia ti aiuterà a seguire i passaggi per scegliere lo spazio perfetto per evento.

Individuare il tuo pubblico di destinazione e conoscere l'elenco degli ospiti

Quando si pianifica un evento, una delle informazioni più importanti di cui si deve sapere è chi sarà i tuoi ospiti e quanti aspettate di partecipare. Mentre il tipo di evento informerà sicuramente la scelta del luogo, uno dei maggiori fattori limitanti per uno spazio di eventi è la sua capacità. Assicurati di conoscere almeno una stima accurata (può essere una gamma) del numero di ospiti, in quanto ciò limiterà immediatamente le opzioni della tua sede. Dovresti anche considerare il tuo pubblico. Assicurati che la sede rifletta non solo l'evento ma i gusti e le aspettative degli ospiti.

Identifica le date degli eventi

Controlla il tuo calendario perché il timing influenzerà molte decisioni, tra cui il luogo di tua scelta. Dopo la lista degli ospiti, la data del tuo evento sarà il fattore limite successivo.

A seconda del tipo di evento che stai progettando, potresti trovare che devi essere flessibile con la data del tuo evento per ottenere il luogo desiderato o dovrai essere flessibile con la scelta della tua sede per ottenere la data tu vuoi. Dovresti iniziare la pianificazione della sede sapendo dove siete o il cliente sono flessibili.

Ecco alcune domande da considerare:

• Quando sono i tuoi ospiti più probabili a partecipare in base ai loro orari?
• Quali luoghi hanno spazio appropriato e disponibile per quei tempi?
• Quando è il momento migliore per il tuo team di gestione di tenere l'evento?

Calcola il tuo budget

Con un budget a tempo indeterminato, chiunque può pianificare un grande evento e avere una selezione infinita di scelte locali. Ma più che probabile, le tue risorse finanziarie sono limitate e dovresti essere consapevole dall'inizio di ciò che le vostre limitazioni finanziarie sono - anche se il tuo budget dell'evento è semplice una stima o un range di ballpark. Un planner di eventi può sempre pianificare un grande evento entro un budget ragionevole.

• Le sedi rientrano nei parametri di bilancio per spese spaziali, tecniche e di catering?
• Hai negoziato un tasso favorevole per i servizi e ha dimostrato il valore del tuo ruolo?
• Hai permesso la flessibilità nel tuo budget se le spese per articoli di linea superano il piano?

Applicare diverse posizioni

Una volta che i numeri di elenco degli ospiti e le eventuali date degli eventi sono ridotte, è importante identificare le località in cui si poteva tenere l'evento. Hotel e centri congressuali o di eventi sono alcuni dei luoghi di eventi più popolari per eventi aziendali e ricevimenti di nozze, ma non sono le uniche opzioni.

È un momento per essere creativi nel tuo pensiero. Si consideri quanto segue:

• In base al tema della riunione, quali sono le tre posizioni migliori?
• Dove vorrebbero i tuoi ospiti partecipare a questa riunione?
• Che cosa sarà più conveniente per i tuoi ospiti?
• A differenza di un hotel, quali posizioni inaspettate potrebbero aumentare il tasso di RSVP?

Trova il tipo di spazio giusto

La sede scelta deve avere uno spazio appropriato per il tipo di evento che stai progettando. Il tuo evento richiederà una sala da ballo? Avete bisogno di un sistema PA? Che dire del podio di un altoparlante o di un proiettore? Quale tipo di configurazione della tabella hai bisogno? Oltre a considerare questi tipi di domande, qui ci sono alcune delle domande di pianificazione top per domande:

• La sede dell'evento soddisfa i criteri speciali del tuo programma o evento?
• La sala può ospitare la tua produzione, intrattenimento, A / V, audio e altre necessità tecniche?
• La condizione della struttura riflette gli elevati standard della tua organizzazione?

Considerare i servizi e le limitazioni della sede

Oltre a trovare il giusto tipo di spazio eventi, si desidera esaminare i tipi di altri servizi offerti dalla sede e decidere il loro valore per il tuo evento. Alcune sedi avranno anche una lista preferenziale di fornitori da cui è necessario lavorare per trovare fornitori o fornitori per altri servizi. Altre sedi hanno restrizioni all'arredamento o ad altri aspetti dell'evento stesso. Alcune domande da chiedere includono:

• Questo locale offre buone possibilità di parcheggio o servizio di cambio?
• La sede offre sicurezza?
• Questo locale offre servizi aggiuntivi quali ristorazione, arrangiamenti floreali, noleggio biancheria e tavola ecc.
• Questo locale ha un setup e pulisce l'equipaggio?
• Questo locale limita ciò che gli altri fornitori con i quali lavori?
• Questo posto ha minime di cibo e bevande?

Considerare la reputazione della sede

La reputazione di una sede per il servizio è fondamentale. Questa è spesso la differenza tra un buon evento e la produzione di un grande evento. Il modo in cui un locale gestisce i propri servizi, personale e clienti sarà sempre ricordato. Per avere un senso per un valore di reputazione di un luogo, prendere in considerazione queste domande:

• Qual è il mandato del gestore di conferenza, del catering o dello chef esecutivo?
• La gestione ti tratta come un client VIP o come uno dei più programmi?
• Quanta flessibilità è il luogo che desideri estendersi a te?
• Sono disponibili testimonianze o recensioni?
• La sede offre foto da eventi simili ai tuoi?

Pianifica una visita

A meno che la logistica e il tempo lo impediscano assolutamente, ogni pianificatore di eventi dovrebbe effettuare un'ispezione di sito prima di contrattare qualsiasi luogo.Le immagini possono essere estremamente utili, ma ci sono molti aspetti che possono essere valutati solo in persona. Chiedere un tour della sede, compreso tutto, dal parcheggio all'entrata e lo spazio per eventi ai bagni. Sarai felice di averlo fatto!

Incorporare le preferenze del client

Alla fine della giornata, i pianificatori di eventi devono presentare le loro raccomandazioni sul luogo al proprio client (sia che si tratti di un client interno come dirigenti aziendali o di gestione o di un client esterno) e ottenere le approvazioni. L'unica domanda da farsi per quanto riguarda il cliente durante la fase di pianificazione del luogo è il cliente approvare la mia raccomandazione (s)? Per poter rispondere a questa domanda con certezza, è necessario assicurarsi di comprendere le aspettative e le preferenze del cliente fin dall'inizio.