Monitoraggio del progetto senza grafici Gantt

I grafici di Gantt sono uno strumento fantastico e molto utile per monitorare e coordinare tutti i piccoli passi che entrano in un grande progetto, ma possono rapidamente diventare travolgenti e disordinati, soprattutto per coloro che non lo sa come leggerli. Cercare di utilizzare un grafico Gantt per spiegare i tuoi progressi verso un cliente o un collega in un altro dipartimento, e potresti avere la sfida a portata di mano.

Questa non è l'unica sfida per i grafici di Gantt.

I dati in un grafico Gantt richiedono in genere un software speciale per la visualizzazione e la modifica e la loro stampa è quasi sempre una sfida. Inoltre, a volte si desidera solo concentrarsi su una piccola parte di un progetto senza essere sopraffatti da tutte le informazioni aggiuntive.

Mentre i grafici di Gantt sono una grande soluzione, non sono gli unici. Quando è necessario esaminare un esempio più piccolo delle informazioni o è necessario presentare una versione semplificata o una parte delle informazioni in una situazione in cui un grafico Gantt non sarebbe pratico, qui sono cinque alternative che è possibile utilizzare invece.

Elenchi di compiti

Tutti nella comunità aziendale devono essere familiari e comodi con un elenco di base da fare. Infatti, essere organizzati è una delle migliori competenze per un project manager.

Un elenco di attività prende l'elenco di attività al livello successivo. Con un elenco di attività è possibile aggiungere colonne aggiuntive per mostrare chi verrà a completare ogni attività, lo stato dell'attività, le date di inizio e fine e la probabilità che l'attività verrà completata in tempo.

È possibile aggiungere anche caselle di controllo per i membri del team per verificare che le voci siano completate.

Foglio di calcolo

Un'altra alternativa è un grafico semplificato di un foglio di calcolo. È comunque possibile elencare le attività lungo il lato sinistro, e puoi ancora visualizzare le sfumature delle barre per mostrare il livello di avanzamento e le stime di inizio e fine delle attività.

I fogli di calcolo possono richiedere molto tempo e richiedere tempi di aggiornamento, pertanto non si desidera utilizzarli come soluzione totale per la gestione del progetto. Per un semplice rapporto un tempo per un client o un gestore, tuttavia, un foglio di calcolo semplificato può visualizzare visivamente il progetto in modo che sia
facile da spiegare e comprendere. È anche una buona opzione per monitorare il progresso del progetto.

Diagramma di flusso

Schemi di flusso o diagrammi di rete, mostrano le attività del progetto nell'ordine in cui devono essere completate. I diagrammi di flusso possono essere semplici o complessi come volete. Ad esempio, è possibile o non si desidera elencare informazioni come la data di inizio e fine di ogni passaggio, il numero di identificazione dell'attività o
la posizione. Tieni presente che l'aggiunta di troppe informazioni può rendere difficile la lettura di questi grafici.

Mentre molte persone trovano i diagrammi di flusso più facili da leggere e comprendere che i grafici di Gantt, farli diventare un problema.Inoltre, spesso sono inappropriati per problemi di grande e complessità. I diagrammi di flusso sono i migliori per presentare progetti semplici con attività che procedono naturalmente da una a
la prossima, ma non devono essere utilizzate come strumenti a lungo termine o per progetti troppo complessi.

Schede Kanban

Il tuo progetto ha un numero elevato di passaggi che non devono necessariamente essere eseguiti in ordine sequenziale?

Avete più persone che lavorano nello stesso progetto o sono le attività aggiornate frequentemente? Se è così, Kanban può offrire la soluzione ideale per te. (Per saperne di più su come Kanban lavora nella gestione dei progetti.)

Con un bordo di Kanban, ogni task di progetto viene scritto su una nota appiccicosa e inserito nella colonna appropriata, ad esempio "fare", "in corso" o " fatto." Poiché ogni attività è completata, la corrispondente nota adesiva viene spostata su tutta la scheda fino a quando tutte le note sono nella colonna "done".

Questo sistema organizzativo è molto facile da capire e modificare rapidamente, ma non è molto portatile e dovrai stare attenti a non cadere e perdere nessuna delle note.

Rapporti di stato

I grafici di Gantt sono strumenti eccellenti per il monitoraggio dei progetti, non necessariamente per la comunicazione. Se tutto ciò che devi fare è comunicare i tuoi progressi con un cliente, il tuo sponsor di progetto o altri membri del team, un rapporto di stato può essere la tua scelta migliore.

Inoltre, molti programmi software di gestione dei progetti creeranno semplificati e facilmente comprendibili rapporti di stato con pochi clic del mouse, risparmiando tempo e energia preziosi.

I grafici di Gantt sono molto pratici per monitorare tutte le attività che entrano in un grande progetto, ma non sempre sono le migliori per comunicare queste informazioni con gli altri, in particolare coloro che non sono abituati a leggerli.

Hai diverse alternative. Prova a scegliere una di queste cinque alternative del grafico Gantt. Si può essere piacevolmente sorpresi da quanto tempo si può salvare.