Grandi errori di pianificazione degli eventi si può impedire

Il prodotto che i progettisti di eventi creano è delicato e fugace. Gli eventi possono essere influenzati negativamente da una serie di circostanze, e una volta che il danno è fatto è di solito impossibile "provare di nuovo. "Ecco perché la pianificazione richiede una tale devozione ai dettagli. Un piccolo errore può offrire una reazione a catena difficile da riprendere. Di seguito sono elencati 5 errori di questo tipo, quindi assicuratevi di aggiungerli alla tua lista di controllo delle catastrofi evitabili.

Non consentire tempo di configurazione abbastanza

C'è sempre una corsa contro il tempo durante l'impostazione di un evento, ma devi avere una stima di quanto tempo ti servirà per ottenere tutto in posto. Nulla sembra peggio di avere una stanza piena di lavoratori in esecuzione quando arriva il primo ospite. L'obiettivo dovrebbe essere quello di avere tutto impostato almeno 15 minuti prima che le porte si aprissero.

Non pianificare un passaggio con i clienti

I fogli di calcolo, gli ordini di e-mail e gli eventi banchetti sono strumenti eccellenti per comunicare i dettagli di un evento. Tuttavia, affidarsi esclusivamente ai documenti per dipingere un'immagine dell'occasione può portare a errori. La strategia migliore è quella di percorrere l'itinerario con il tuo cliente in loco quando possibile. Discutere ogni momento e dettaglio come se l'evento avvenisse davanti a te.

Dimenticare di confermare i fornitori

Il tuo fornitore di eventi medio serve più clienti in diverse categorie.

Insomma, questo significa che hanno molto da ricordare. Hai sempre voglia di ottenere una conferma verbale o di posta elettronica da tutti i fornitori 48 ore prima del tempo di installazione. La posta elettronica è tipicamente migliore perché è possibile indicare le tue aspettative e chiedere loro di rispondere per iscritto.

Sguardo a eventi competitivi

Se hai mai avuto un "vicino rumoroso" allora sai già come distrarre queste situazioni.

La sfida di altri eventi nel tuo locale può essere una grande sfida, per questo motivo dovresti discutere in anticipo questo scenario con la gestione della sede ei tuoi clienti. Scopri chi condividerà le stesse aree comuni e le risorse pubbliche con il tuo gruppo e individua chi ha l'autorità per risolvere problemi di rumore se diventano un problema.

Non avere un piano di contingenza

Cosa succede al tuo evento in caso di maltempo o anche la chiusura del tuo locale? Queste cose non sono semplici da pianificare, ma diventano impossibili da gestire nel giorno dello spettacolo. Completa la tua strategia di contingenza almeno 2 settimane prima per una buona misura. Anche se si prevede di annullare l'evento avrà ancora bisogno di un metodo organizzato per contattare tutti i tuoi ospiti.

Non avendo abbastanza aiuto per il giorno dell'evento

I costi del lavoro sono sempre un problema quando si cerca di bilanciare i budget degli eventi. Detto questo, la mancanza di aiuto delle mani può causare problemi più grandi di passare il budget.Non puoi aspettarvi di fare tutto se stessi se sei il planner dell'evento. Coordinare dipendenti, fornitori e dettagli è sufficiente per farti occupare da solo. Non abbiate paura di spendere un paio di centinaia di dollari per assumere lavoratori aggiuntivi perché non sarà possibile una volta che le cose si muovono.

Non utilizzare un'elenco di imballaggi

Gestione di un evento fuori sede richiede tipicamente un'ampia lista di forniture. Naturalmente, di solito avete diverse settimane per ottenere tutte queste forniture in ordine, ma non faranno alcun bene se non lo fanno mai al luogo. Un elenco di imballaggi fornisce un aggiornamento istantaneo sulle cose che occorre caricare nell'auto. Certo, probabilmente troverai penne e nastro per prendere in prestito presso la sede, ma cosa succede se si dimentica il tuo nome o il tuo computer portatile? Fai un elenco di imballaggi e controlla due volte prima di partire.

La buona notizia è che questi errori di pianificazione degli eventi sono tutti facilmente evitabili. Infatti, potresti stampare questo articolo e pubblicarlo per essere un ricordo di cosa non fare. Ricorda che la prevenzione è sempre più facile del recupero!