Sei passaggi per rafforzare la gestione del tuo business

Come le aziende crescono e modificano i processi per la gestione del business naturalmente devono evolvere. Descrivo tutti i processi e gli eventi necessari per condividere i risultati, discutere i piani futuri, individuare i problemi per affrontare e mantenere i dirigenti ei dipendenti concentrati sulle questioni giuste come la routine operativa di un'impresa. Una routine operativa definita, sostenuta da una cadenza coerente delle giuste riunioni e attività, è essenziale per gestire e sviluppare un'attività sana.

Questo articolo offre indicazioni sulla creazione di una routine operativa per il tuo business o per la tua squadra, indipendentemente dal fatto che tu sia l'amministratore delegato, il direttore generale o il gestore funzionale.

Quando la crescita richiede la modifica alla routine operativa: uno studio di casi

I membri di questa piccola società di software sono stati orgogliosi di restare fedeli alla cultura casuale che il fondatore aveva creato durante i primi giorni di avvio.

hanno accreditato questo ambiente libero dal processo e dalla burocrazia, rendendo la loro azienda un ottimo posto per lavorare e consentendo alla creatività massima di fluire dagli ingegneri dell'azienda.

Questo stile di lavoro allentato ha funzionato bene mentre l'attività è rimasta piccola.

Tuttavia, grazie ad una parte di quella fantastica creatività e ad un risultato prodotto, l'azienda ha registrato un aumento delle vendite e la popolazione impiegata è esplosa in un mare di nuovi assunti. Così facevano i problemi. In un'indagine del dipendente sono stati evidenziati i seguenti problemi: gravi preoccupazioni: Pochissima comunicazione e coordinamento tra le funzioni.

• Mancanza di collaborazione per risolvere i problemi quotidiani.
• Confusione su progetti chiave e priorità strategiche.
• Mancanza di comprensione delle prestazioni aziendali e obiettivi futuri.
• Colli di bottiglia di processo che sono rimasti irrisolti per lunghi periodi di tempo.
• Mancanza di connettività tra obiettivi individuali e obiettivi organizzativi.

Considerando che la cultura casuale dei giorni trascorsi non funzionasse più in una società in rapida crescita, i responsabili e gli operatori chiave hanno deciso di creare una routine operativa: una serie di incontri e processi destinati a migliorare la comunicazione e collaborazione.

Mentre l'idea di aggiungere processi al loro ambiente creativo era scomodo, l'aggiunta di solo il giusto tipo di processi e eventi ha contribuito in maniera drammaticamente a migliorare la comunicazione e la coordinazione in tutta l'organizzazione

. Le indagini dei dipendenti successive hanno riflesso meno di una crisi o un tono antincendio e si sono concentrati sul rafforzamento di ciò che è stato nuovamente visto come un ottimo posto per lavorare. Sei passi per la creazione di una routine operativa che rafforza la tua azienda:

La ditta di software descritta ha progettato le proprie routine operative in fase, concentrandosi inizialmente sul miglioramento della comunicazione e della collaborazione, e successivamente concentrandosi sul coinvolgimento di più persone nel lavoro della strategia .Ecco i sei passi che i dirigenti di questa azienda hanno preso per rafforzare la propria impresa:

1. Trova il giusto punto di partenza.

Dato le sfide di comunicazione, la squadra del software ha deciso che i manager di tutte le funzioni si riuniscano settimanalmente per identificare e condividere grandi problemi o opportunità in cui è stato richiesto un aiuto. Invece di servire come riunione di stato in cui ogni partecipante descriva le proprie attività attuali, i partecipanti con sfide o opportunità descriverebbero la loro situazione e le loro necessità. Le persone hanno volontario o sono stati assegnati per aiutare e l'iniziativa è stata seguita alla conclusione in un rapporto disponibile a tutti i dipendenti.

In definitiva, la squadra ha adottato il nome di Questioni e Opportunità per questa riunione settimanale. Mentre la coordinazione e la collaborazione attorno agli elementi individuati nella riunione

Problemi e Opportunità migliorati, la durata della riunione settimanale si riduce a meno di 30 minuti. I partecipanti hanno convenuto che questo era un piccolo investimento di tempo con un grande guadagno. 2. Costruire sui successi.

Incoraggiati dal progresso positivo creato dalle riunioni Questioni e Opportunità , i gestori della società software hanno cercato di migliorare la consapevolezza dei risultati finanziari e di allinearsi agli obiettivi chiave. Hanno stabilito un forum Discussioni mensili di risultati che hanno avuto luogo via webinar. L'amministratore delegato e dirigenti descrivono i risultati del mese precedente, identificano i progressi ei problemi con i principali indicatori di performance e rivedono gli obiettivi di alto livello per l'equilibrio del trimestre e dell'anno. I dipendenti sono stati incoraggiati a fare domande tramite la messaggistica istantanea e tutte le domande e le risposte sono state ricapitolate in una distribuzione di e-mail successiva non più tardi del giorno successivo. Le registrazioni sono state archiviate per una facile visualizzazione di associati incapaci di partecipare alla sessione live.

Poiché questa nuova

discussioni mensili ha guadagnato slancio, il tempo necessario per prepararlo e consegnarlo ridotto a meno di un'ora soggetto al volume delle domande dei dipendenti. I dipendenti che erano stati abituati a non ascoltare mai come l'azienda si esibivano diventarono i più grandi cheerleader per questa nuova sessione e la sua trasparenza intorno ai numeri e agli indicatori di performance. 3. Avviare i nuovi dipendenti sulla base giusta

. In considerazione del rapido ritmo di nuove assunzioni, i dirigenti del settore e i singoli contributori hanno determinato che il nuovo processo di onboarding dei dipendenti includerebbe una sessione "Pranzo con i dirigenti" in cui i dirigenti si presenterebbero e le loro funzioni e parlare della storia dell'azienda, presente e futuro. Nessun argomento era fuori limite e nuovi incarichi sono stati incoraggiati a chiedere informazioni sulla strategia, i risultati finanziari, le opportunità di mercato, le priorità chiave e come andare avanti nell'organizzazione. 4. Guarda verso l'interno una volta al quarto nelle recensioni operative profonde.

Le sessioni sopra descritte hanno fornito un aiuto immediato per migliorare la comunicazione e la collaborazione e assicurare che tutti siano sulla stessa pagina per i risultati e gli obiettivi. Tuttavia, ciò che era necessario era un modo per guardare oggettivamente come funzionava l'azienda e individuare i necessari miglioramenti. È nato il Operativo trimestrale . In contrasto con le sessioni

Questioni e Opportunità e Discussioni mensili , la revisione operativa trimestrale si è concentrata sulla revisione di ciascuna area funzionale e sull'esame delle prestazioni generali e degli indicatori chiave. Sensibili a non voler che questi serviscano come "sessioni di vantarsi", sono state create regole fondamentali per favorire l'identificazione delle aree problematiche e per consentire l'interrogatorio da tutti gli altri partecipanti alla riunione. Dopo le poche sessioni primitive iniziali, questo incontro si è sviluppato in una parte importante del processo di miglioramento continuo dell'azienda. I manager funzionali e aziendali hanno imparato a essere trasparenti sulle loro sfide e sui loro successi e, soprattutto, sono stati individuati obiettivi chiave per il rafforzamento per ciascuna area con risultati da segnalare alla riunione del prossimo trimestre. Un ulteriore passo che ha aiutato queste sessioni di revisione trimestrale fiorisce includeva l'estensione del coinvolgimento a un gruppo di osservatori

. Ogni responsabile di rapporti o dirigente di attività è stato autorizzato a invitare più membri del team alla sessione per ascoltare e conoscere l'attività complessiva. Questi partecipanti tranquilli sono stati accusati di riportare nuovamente sul contenuto della riunione alle loro squadre più ampie. 5. Formalizzare il processo di guardare verso l'esterno

. Un certo numero di dirigenti tecnici della società software è cresciuto preoccupato per il fatto che la nuova routine operativa si è concentrata esclusivamente sulle attività interne e non ha consentito approfondimenti e osservazioni dal mondo esterno. Per aiutare a sopprimere queste preoccupazioni, i dirigenti tecnici sono stati assegnati bilanci a lavorare per incoraggiare l'esplorazione esterna, inclusa la partecipazione a conferenze e seminari, la visita ai clienti e l'esplorazione di mercati non correlati ma potenzialmente interessanti per l'azienda. Le uniche condizioni dell'investimento erano che i responsabili tecnici dovevano includere dipendenti di altre funzioni nelle loro esplorazioni e riportare e curare i contenuti e le idee generate dall'esplorazione esterna. Finalmente il processo coinvolto in uno in cui si generavano idee e casi aziendali sviluppati per nuovi perseguimenti. 6. Creare team di mercato e clienti incentrati sulla strategia

. Le suddette sessioni si sono concentrate sulla comunicazione, la collaborazione, la risoluzione dei problemi e il miglioramento continuo, ma non hanno affrontato il problema appiccicoso della strategia e dello sviluppo della strategia. Questo è stato risolto creando squadre incentrate sul mercato per definire le strategie necessarie e individuando i piani necessari per portare a vita queste strategie. Ogni team è stato assegnato un sponsor esecutivo e un responsabile di progetto, ei membri sono stati disegnati da ruoli funzionali chiave, non solo ruoli manageriali. Mentre queste squadre non hanno sostituito la responsabilità dei dirigenti principali per la strategia generale di strategia, hanno offerto un modo eccezionale per attirare più dipendenti nel processo sia per l'input che per l'esecuzione coordinata.

I dirigenti servivano come consulenti e hanno preso le decisioni definitive sul livello complessivo degli investimenti e le squadre hanno posseduto le strategie di vita. L'approccio di gestione del progetto per l'esecuzione della strategia si è rivelato incredibilmente utile per organizzare e controllare le varie iniziative. Otto tratti chiave per i manager:

Migliorare il coordinamento e il controllo di un'impresa non deve imporre imprevisti grandi volumi di processo e burocrazia. Camminate prima di correre.

1. La comunicazione è sempre la questione: iniziare prima.
2. Espandere il coinvolgimento invece di limitarla.
3. Oltre alle correzioni di comunicazione a breve termine per la creazione di processi e eventi mirati a migliorare il lungo termine aziendale.
4. Essere coerenti e diligenti con la tua routine operativa.
5. Sfidare le persone a guardare fuori del business come una parte fondamentale del rafforzamento del business.
6. Strategia di tiro fuori dalla sala riunioni e nelle mani dei tuoi dipendenti, ma guidala e allenatrice.
7. Utilizzare pratiche di gestione del progetto per facilitare l'implementazione della strategia.
8. La linea di fondo:

In un mondo caratterizzato da cambiamenti e crescente complessità, non puoi permettersi di mantenere l'approccio operativo di ieri, anche se è casuale e confortevole.

I buoni manager e gli operatori commerciali cercano costantemente di identificare approcci e processi che migliorano la comunicazione e l'impegno e forniscono a tutti i dipendenti maggiori opportunità di contribuire. Se la tua azienda ha una routine di funzionamento stante, considera di rinfrescarlo con le idee dell'esempio del nostro software. Se la tua azienda non ha un approccio operativo coerente, è giunto il momento per i responsabili e gli operatori chiave di aumentare e crearne uno.