Semplificare e accelerare la consegna dei servizi HR

I responsabili delle risorse umane rappresentano una fonte significativa di supporto e di comfort ai dipendenti sia nella vita personale che nella vita professionale. HR è un'attività di servizio e questo servizio include aiutare i dipendenti a migliorare le loro carriere e risolvere i problemi tra i dipendenti ei loro supervisori.

HR li supporta anche attraverso alcuni degli eventi più importanti e importanti della loro vita, compresi il matrimonio, il parto e la lotta contro gravi malattie.

Ma troppo spesso, i servizi amministrativi di routine, come rispondere più o meno alle stesse domande o completare operazioni semplici, consumano la maggior parte del tempo HR.

Riduzione del carico di lavoro amministrativo

La chiave per ridurre il carico di lavoro amministrativo è la formazione dei dipendenti per diventare più autosufficienti e automatizzare attività più banali. Questo è dove l'applicazione di un approccio di gestione dei servizi può aiutare. La gestione dei servizi semplifica la distribuzione di servizi amministrativi di routine, liberando il tempo per concentrarsi sulle attività di alto valore.

L'organizzazione tipica HR possiede probabilmente sistemi per la gestione dei dati dei dipendenti e delle attività correlate ai pagamenti. Tuttavia, probabilmente non dispone di un sistema automatizzato per gestire richieste di dipendenti e soddisfare richieste.

Considerate cosa succede quando un dipendente riceve una citazione al dovere della giuria: le probabilità sono che l'azienda si basa ancora su documenti cartacei fisici o una serie di e-mail per affrontare la richiesta del dipendente per il tempo lontano dal lavoro.

Poiché le interazioni dei dipendenti vengono comunemente seguite tramite email e fogli di calcolo, le richieste dei dipendenti vengono spesso perse o trascurate. Si verificano errori, creando ulteriori frustrazioni e ulteriori lavori per l'UR.

Con l'email, non c'è un modo semplice per vedere se una richiesta è bloccata, o per individuare ed eliminare i colli di bottiglia di processo.

Analogamente, è difficile analizzare e rispondere alle esigenze dei dipendenti - ad esempio, identificare informazioni frequentemente richieste e assicurarsi che sia disponibile online.

I processi amministrativi manuali fanno frustrare i dipendenti e sono un enorme drenaggio sulle squadre HR. Un recente sondaggio rileva che i dipendenti HR trascorrono una media di 12 ore di una settimana per le chiamate dei dipendenti e le email.

Approccio di gestione del servizio per soddisfare esigenze del dipendente

L'approccio di gestione dei servizi elimina i processi noiosi e che richiedono molto tempo. Non sostituisce solo la posta elettronica - trasforma come HR si impegna con i dipendenti.

Pensate alla gestione dei servizi come la perfetta combinazione di assistente amministrativo e project manager. Risponde istantaneamente alle richieste dei dipendenti, avanza i casi, automatizza processi manuali ripetibili e gestisce anche attività complesse tra i reparti, come l'onboarding e l'offboard dei dipendenti.

La gestione dei servizi non dimentica mai o fa degli errori, segue sempre le persone in modo che le cose siano fatte e ti informa se c'è un problema che non può risolvere. Inoltre ti mostra dove i dipendenti spendono il loro tempo - in modo da ottimizzare l'implementazione delle risorse e massimizzare la produttività.

La gestione dei servizi non sostituisce il tuo attuale sistema di gestione del capitale umano: si integra e lo integra, offrendo visibilità e controllo del lavoro che probabilmente fai per la maggior parte via email oggi.

Fornisce anche lo stesso livello di visibilità ai dipendenti. Possono vedere lo stato delle loro indagini, piuttosto che sentire che le loro richieste scompaiono in un buco nero presto dopo averle presentate.

Fornire ai dipendenti la possibilità di controllare l'avanzamento delle loro richieste riduce in modo significativo la quantità di e-mail di follow-up frustrati, le chiamate telefoniche e le visite personali a HR, ulteriormente riducendo il carico di lavoro amministrativo di HR.

Vantaggi di un approccio per la gestione dei servizi

La gestione dei servizi inizia con l'avvio di un portale HR basato sul web in cui i dipendenti possono trovare informazioni HR e richiedere servizi HR. Idealmente, i dipendenti possono accedere a questo portale sui loro PC di lavoro, computer di casa, computer portatili e smartphone e tablet.

Ciò consente loro di controllare le proprie necessità di base per le risorse umane, ad esempio l'iscrizione alle prestazioni o gli aggiornamenti di modifica dello stato.

I dipendenti semplicemente scelgono i servizi effettivi che necessitano da un catalogo di servizi o cercano informazioni nella base di conoscenza del portale.

Quando un dipendente invia una richiesta tramite il portale, il sistema di gestione dei servizi crea automaticamente un caso e li pascola attraverso il processo completo di adempimento. Ciò include l'assegnazione del caso all'esperto HR corretto, che instrada automaticamente il caso da persona a persona ogni volta che ogni fase di adempimento è completata e mantiene una cronologia completa.

Potete anche estendere questo servizio ad altri reparti. Ad esempio, i sistemi di gestione dei servizi possono impostare automaticamente account IT o richiedere spazio per uffici per nuovi assunti come parte del processo di onboarding.

Il sistema di gestione dei servizi esegue i processi di consegna dei servizi HR a livello finale e sa come questi processi stanno eseguendo. Ad esempio, può automaticamente dirvi quando un caso è bloccato in modo da poter intervenire.

Genera inoltre un'ampia gamma di KPI e di altre metriche di processo - come il grado di risposta del tuo team alle richieste dei dipendenti. Può anche analizzare i tipi di query basate sulla conoscenza che rendono più facile identificare e riempire eventuali lacune di contenuto.

Conclusione

I professionisti HR scelgono di intraprendere una carriera in HR perché vogliono aiutare le persone, non trascorrere giorni di deposito, aggiornare fogli di lavoro e rispondere alle email. Troppo spesso, le richieste banali e le pile di lavoro di ufficio interrompano quel lavoro, che li frustra e i dipendenti che stanno cercando di aiutare.

HR è un fornitore di servizi e può guardare all'esempio del suo fornitore di servizi, il reparto IT. IT ha preso la guida in molti sforzi aziendali per applicare una disciplina di gestione dei servizi per automatizzare la presentazione e il soddisfacimento delle richieste di help desk IT.

L'automazione di queste attività consente a IT di concentrarsi su un lavoro più strategico che possa aiutare l'azienda a soddisfare i suoi obiettivi aziendali più ampi e meglio dimostrare il valore dell'IT.

Un approccio per la gestione dei servizi è fondamentale per l'elevazione delle risorse umane alzando il proprio profilo ai leader aziendali offrendo servizi di qualità più elevata e una maggiore soddisfazione dei dipendenti, riducendo contemporaneamente il proprio carico di lavoro. HR può dedicare il proprio tempo e competenza a attività più strategiche che spostano il suo business in avanti.