Cosa si deve sapere sugli orari pubblicitari

Molte industrie si affidano a timeheets per monitorare la produttività dei dipendenti e calcolare i guadagni ei benefici. Alcuni utilizzano un sistema "clocking in" con timecards ufficiali e altri si basano su un sistema di gestione temporale che registra dettagli intrisi sul modo in cui il tempo è stato trascorso ogni giorno. Quest'ultima è quella utilizzata dalle agenzie di pubblicità, marketing e progettazione in tutto il mondo.

L'inserimento dei dati in questi orari, di solito dal personale del reparto creativo, registra le ore trascorse in ogni parte del progetto.

Questo non significa solo la creazione della campagna, ma il briefing iniziale, la presentazione del cliente, e anche il tempo trascorso nei shoot e negli studi di produzione. Soltanto ottenendo un quadro chiaro del modo in cui il tempo è stato speso può un'agenzia gestire in modo efficace il carico di lavoro, il contratto di fatturazione del cliente e il modo in cui il tempo è assegnato tra le squadre.

Nei primi giorni della pubblicità, come tanti compiti di quell'epoca, il tempo è stato registrato manualmente su carta con penne e matite (e molta cancellazione). In questi giorni, il tempo viene inserito nel computer o in una tavoletta utilizzando un sofisticato software che può trarre rapporti di tutte le varietà.

La maggior parte dei negozi ha un modello molto simile che include:

Il numero di lavoro

Il cliente

L'attività a portata di mano

• Tutto il personale assegnato
• La data e il numero di ore lavorate
• Il prezzo all'ora < Overtime
• Quando si avvia un progetto per un client, il gestore di account o il responsabile del traffico aprirà un numero di lavoro e comincerà a monitorare le ore.
• Questi corrispondono generalmente alla proposta o all'offerta fornita al cliente e verranno suddivisi in ore dedicate principalmente a: ricerca, pianificazione e strategia, sviluppo creativo, produzione e amministrazione del progetto.
• Se tutto va a pianificare, le ore effettive trascorse sul progetto si correlano bene con la stima, ma che di solito non è il caso.
• Lo sviluppo creativo spesso mangia più tempo di qualsiasi altra parte del processo, a causa di un cambiamento nella direzione, del feedback dei clienti o dell'incapacità di rompere il breve. Questo può diventare un punto di contesa con il cliente, perché non vuole spendere un sacco di soldi extra in tempo creativo perché il dipartimento creativo ha difficoltà a identificare una soluzione.

Tuttavia, il timeheet deve essere compilato correttamente per tenere traccia di quel tempo e mostrare al cliente come è stato speso il denaro e come l'agenzia ha funzionato. È un buon modo per vedere se alcuni progetti sono troppo intensi a lavorare per trasformare un profitto, o se altri sono così redditizi da meritare l'investimento in quel cliente per ulteriori lavori. E in poche parole, questo è il ruolo del timesheet.

I profili degli orari

Ecco perché i timesheets sono la lega vitale di qualsiasi agenzia:

Money
- I timesheets mostrano un'agenzia (anche in-house) quante ore sono state registrate per ogni parte di ogni campagna. È facile quindi vedere se il vincitore del cliente lo vale, o se è il momento di mettere il cliente su un progetto per progetto. Con un'agenzia in-house, quel tempo non può direttamente portare a fatture, ma mostrano a dirigente quanto efficacemente stanno utlizzando il tempo del dipartimento creativo. Se si scopre che spendono il 90% del loro tempo su un solo aspetto dell'attività, che possono creare alcune bandiere rosse.

Transparency

• - Se i tempi sono fatti correttamente, è facile vedere dove le cose stanno funzionando senza problemi e dove strozzature o inefficienze stanno penetrando. Perché un copywriter spendere la metà del tempo su un client di un altro è ? E se sono necessarie più creatività, uno sguardo rapido sul foglio di tempo sarà in grado di vedere se il dipartimento è sovraccarico. Impegno e responsabilità

- La maggior parte dei clienti si aspetta una certa quantità di ore da spendere per un progetto. Se non credono che la giusta quantità di sforzi sia stata posta in un posto di lavoro, i timesheets possono fornire i dati per dire altrimenti. È anche un modo per mostrare a un certo numero di clienti quanti valore ricevono dall'agenzia.

• Analisi - La performance passata è spesso un buon indicatore del futuro. Se un cliente sta succhiando la vita dall'agenzia e rendendolo inferno a tutti, i dati provenienti dai timesheets possono dimostrare se vale la pena tenere il client attorno o se è il momento di lasciarli andare. Dall'altra parte dell'equazione, può mostrare ad un'agenzia la redditività di alcuni clienti, che richiedono un lavoro e uno sforzo minimi creativi, ma un rendimento massimo dell'investimento.

• The Cons of Timesheets

• Con tutti quei punti più, qual è il problema? Beh, c'è un motivo per cui i fogli sono generalmente odiati da quasi tutti tranne i crunchers di numero dell'agenzia: Time
  - Molte persone nelle agenzie, specialmente nei dipartimenti creativi, non vogliono dedicare alcuno dei loro tempi a amministrazione. Come creatività, può essere dannoso spegnersi da un grande brainstorming creativo per riempire le ore. Molti gestori di account hanno gli stessi problemi. È ironico, ma il tempo per gli orari è raramente assegnato.

Errori

- Questo va direttamente al primo punto. Molte creatività lasciano le schede fino all'ultimo minuto prima della fine del mese di fatturazione. E questo significa che l'esattezza di un foglio di tempo va da abbastanza buono a sconvolgente. È difficile ricordare quanti minuti hai trascorso in un lavoro due settimane fa, quindi è spesso un congegno. Se le schede sono tutte indovinate, li rende quasi inutili.

• Poor Focus - Il tempo non è un grande indicatore di eccellente pubblicità. Un negozio potrebbe spendere 40 ore e non produrre nulla di nota, un altro potrebbe lavorare 10 e produrre un capolavoro. I timesheets non registrano la qualità del pensiero, solo il tempo trascorso di farlo.

• Il futuro degli orari

• Le schede temporali sono qui per rimanere e devono essere fatte manualmente. Il monitoraggio automatico del tempo non funziona, perché richiede l'avvio manuale e l'arresto. Se si dimentica di avviare l'orologio, si perde ore. Dimenticate di fermarlo e alcuni poveri clienti vengono fatturati per ore di lavoro spesi su un altro progetto. Quello, a sua volta, potrebbe portare a problemi (e persino a cause legali) con overbilling e la perdita di un cliente prezioso. L'unico modo per garantire il monitoraggio del tempo è insistere affinché tutti nell'agenzia aggiornino gli orari almeno due volte al giorno, una volta prima del pranzo e poi di nuovo prima di tornare a casa. Se questo è fatto, le schede saranno accurate e utili. E se non è fatto, le agenzie dovrebbero diventare creativi con motivazione. Trova un modo per incentivare il processo di monitoraggio del tempo. Dare ai dipendenti che mantengono un record meticoloso del loro tempo un bonus settimanale, o poche ore di venerdì. Può sembrare uno spreco di tempo e denaro, ma le schede accurate possono vale molto di più l'agenzia di qualche centinaia di dollari qui o lì ogni settimana.