Ufficio di lavoro - Assunzione di un receptionist

Descrizione del lavoro

Una receptionist è un individuo che si affitta per salutare tutti coloro che entrano nel tuo luogo di attività. La receptionist è dunque la prima impressione che i clienti, i fornitori ei partner avranno dell'attività che si opera. L'atteggiamento, la compostezza e l'ospitalità dell'assistente porteranno ciò che riguarda la cultura imprenditoriale. È dunque fondamentale che un'attenta pianificazione sia utilizzata sia per definire la descrizione del lavoro della receptionist, ma anche per assumere una persona capace di trasmettere verbalmente e non verbalmente ciò che riguarda l'attività.

Oltre alla prima impressione critica, l'addetto alla reception è anche responsabile per rispondere al telefono aziendale ed essere in grado di indirizzare i chiamanti all'individuo appropriato. L'addetto alla reception deve anche avere una conoscenza di base ma utile di quello che l'azienda fa fornendo informazioni su società / prodotti a tutti i chiamanti e visitatori in persona.

A seconda delle dimensioni e del tipo di attività, la receptionist può anche essere la persona che gestisce tutte le spedizioni di posta e di pacchetti e avrebbe pertanto bisogno di conoscere e gestire la propria destinazione in azienda spedendoli ai dipendenti appropriati. Nelle aziende come gli uffici medici e legali, spesso possono esserci sensibilità al tempo. Pertanto, la formazione della receptionist per distinguere tra urgenza e importante è fondamentale per soddisfare le esigenze aziendali importanti.

La receptionist può anche essere il "gatekeeper" generale nel suo trattamento dei solicitors che vengono a chiamare.

Ciò include la selezione delle chiamate, individuando la natura e lo scopo di una visita, contattando il dipendente appropriato quando un visitatore arriva e chiama i servizi di emergenza (polizia, fuoco e ambulanza) quando richiesto.

Ci sono una serie di altre attività amministrative che possono essere gestite dalla receptionist.

A seconda della dimensione e della complessità del tuo business, questi doveri di lavoro potrebbero includere:

• Coordinatore della Reception
• Greeter
• Operatore Centrale
• Call Screener

Per quanto riguarda la receptionist, non si adatta a tutto, e come descritto, perché questo individuo ha un ruolo fondamentale nell'attività, i compiti di lavoro e la formazione del receptionist contribuiranno in ultima analisi al successo del traffico appropriato per il business. Ci sono due tipi di distinzioni da fare per quanto riguarda il modo in cui le funzioni di lavoro di receptionist sono strutturate. Una è la dimensione dell'impresa, l'altra è per specialità. Di seguito sono riportate le linee guida per l'assunzione di receptionisti in base alle dimensioni della società.

Receptionista in un piccolo ufficio

In un piccolo ufficio, il ruolo della receptionist è di solito una posizione a tempo pieno.Tuttavia, perché questa è una piccola impresa, l'addetto alla reception deve essere anche in grado di frequentare altri compiti. Le responsabilità della receptionist sono di solito assegnate ad un segretario o impiegato che si trova vicino all'entrata pubblica del business. Ulteriori attività assegnate possono includere la ricezione di pacchetti / posta, la digitazione, l'immissione di ordini, la preparazione della posta o qualsiasi altra attività che possa essere interrotta quando arriva un ospite.

Receptionista in un ufficio medio

La posizione della receptionist in un ufficio di medie dimensioni è probabilmente un individuo dedicato a tempo pieno che rimane dedicato a salutare persone mentre entrano nel business. Durante i periodi di traffico ridotto, l'addetto aggiuntivo che normalmente può essere eseguito da un segretario o un impiegato può essere assegnato alla receptionist.

Receptionista in un grande ufficio

Le responsabilità della posizione della receptionist sono ben definite in un grande ambiente ufficio. I compiti di lavoro possono includere un elenco formale di attività e altre funzioni che si aspettano dall'individuo in quella posizione. È probabile che questo individuo sia dedicato al saluto dei visitatori e al directing / routing dei chiamanti. Tuttavia, questa è una funzione del volume dei visitatori e dei chiamanti e se il volume è elevato, è sufficiente una funzione dedicata come greeter e router di chiamata.

L'obiettivo è quello di garantire che tutte le esigenze di saluto di grandi dimensioni siano soddisfatte e che altre attività selettive siano assegnate solo se supportate da un calo del volume del traffico.

L'altra classificazione degli addetti alla reception è costituita da tipi di specialità come la receptionist di ufficio medico o la receptionist di ufficio legale. I compiti di lavoro di questi addetti alla reception includeranno funzioni di lavoro aggiuntive o specializzate a causa del tipo di attività per cui lavorano.

Un altro tipo di receptionist è una cassiera in un negozio. In questo caso, il ruolo della receptionist non solo richiede tutte le funzioni dedicate di lavoro descritte, ma richiede anche che l'individuo sia specializzato nell'attività dell'ufficio. Un buon esempio di questo è un receptionist in una Spa o in altri servizi di servizio in cui il receptionist è il saluto, l'host, il programmatore e il cassiere.