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Faccia degli errori contabili di tanto in tanto, sapendo come individuare questi problemi è un'abilità importante da sviluppare indipendentemente da quale applicazione di software di contabilità che utilizzi nella tua piccola impresa. Sarai in grado di rilevare molti errori esaminando l'equilibrio di prova della tua azienda. Tuttavia, troverete che non tutti gli errori contabili influenzano l'equilibrio di prova. Per questo motivo, è importante conoscere questi tipi di errori contabili in modo da poterli trovare e correggerli.
Dovresti notare che questi tipi di errori sono i più difficili da identificare e risolvere.
Errore di omissione
Un errore di omissione si verifica quando una transazione è completamente omessa dai libri della tua azienda. Puoi dimenticare di immettere una transazione di spesa o di immettere la vendita di un prodotto o un servizio. Queste operazioni sono difficili da individuare. Pertanto, è necessario assicurarsi di avere una solida procedura per l'inserimento tempestivo di tali operazioni. Il motivo più comune per cui queste operazioni non vengono immesse è che la documentazione (come la fattura di un fornitore) si perde. È meno probabile che tu perderai o annullera questi documenti giustificativi se le inserisci tempestivamente nel sistema software contabile il più presto possibile.
Errore di inversione
Un errore di inversione si verifica quando una transazione da pubblicare come addebito viene pubblicata come credito. Ad esempio, puoi inserire una fattura come pagamento o rimborso.
Non si nota questo errore nel tuo bilancio di prova perché il bilancio di prova sarà ancora in equilibrio.
Errore del principio
Un errore di principio avviene quando tu o il tuo contabile applica in modo errato un principio contabile. È possibile spendere attività che devono essere registrate come attività. I beni e le spese sono entrambi registrati nei libri come debiti, quindi questo è un errore tecnico.
Errore della Commissione
Si verifica un errore di commissione che inserisci un'operazione alla classe corretta ma al registro sussidiario sussidiario. Ad esempio, si commette questo errore se si applica un pagamento alla fattura sbagliata. L'equilibrio di prova mostrerà l'importo corretto dovuto da un cliente, ma i conti fiduciari del cliente individuale non saranno corretti.
Errori di entrata a fianco
Si verifica un errore di entrata controllata quando si verifica un errore durante l'inserimento di una transazione. Ad esempio, se prestiti un cliente di $ 5 000 ma inserisci solo 500 dollari in prestito e 500 dollari di ritiro dal tuo conto in denaro, allora troverai che questo errore viene portato al tuo equilibrio di prova. Il tuo bilancio di prova sarà corretto. Il metodo più comune per rilevare questi errori è quello di eseguire riconcilioni contabili. Continuando con l'esempio precedente, avresti rilevato questo errore quando hai eseguito le riconcilioni bancarie.Potresti scoprire che saresti breve $ 4, 500 di denaro sul tuo conto bancario e quindi potresti correggere l'errore.
Prevenzione degli errori
Dovrai sviluppare buoni controlli interni e processi per rilevare errori. Ad esempio, si desidera assicurarsi che tutte le forme siano coerenti in modo che i dipendenti entrino in una routine quando immettono informazioni nel software di contabilità.
Vuoi anche assicurarvi di avere abbastanza staff per poter gestire il carico di lavoro. Il sottosegretario porterà alla fatica degli impiegati, che si tradurrà in fatica lavoratrice, lavoro in corsa e altri errori contabili.
Rilevamento degli errori
Mentre si desidera sviluppare metodi per evitare errori quando possibile, gli errori elencati sopra verranno a verificarsi di tanto in tanto. Non puoi impedire che accada tutti gli errori. Dovresti effettuare varie riconciliazioni a fine mese e anno per individuare molti errori affinché possano essere corretti. Le riconciliazioni bancarie, ad esempio, dovrebbero essere eseguite mensilmente. Le attività immobilizzate possono essere riconciliate solo annualmente in modo da poter garantire che tu abbia prenotato l'ammontare corretto di ammortamenti. Troverete che, se cerchi i modi per impedire errori e avere una routine di esecuzione di revisioni e riconciliazioni dei tuoi record contabili, la tua attività verrà eseguita senza problemi e ridurrà il numero dei tuoi errori contabili.
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