Le competenze di base di gestione per i principianti

Il livello 1 della piramide delle competenze di gestione mostra le competenze di base che ogni manager iniziale deve padroneggiare. È il fondamento della piramide delle competenze gestionali, che mostra le competenze che un manager deve padroneggiare per avere successo e mostra come queste competenze di gestione si basano su un altro verso il successo.

Competenze di base

Ci sono quattro competenze di base di gestione che devono padroneggiare per avere un successo in un lavoro di gestione.

Queste quattro competenze di base sono pianificare, organizzare, dirigere e controllare e vengono discusse separatamente nel dettaglio qui sotto.

Piano

La pianificazione è il primo e più importante passo in ogni attività di gestione. È anche il passo più spesso trascurato o proposto. Mentre la quantità di pianificazione e il dettaglio richiesto variano da attività all'attività, per saltare questa attività è quello di invitare un disastro eccezionale, ad eccezione della fortuna. Questo è ciò che ci dà l'adage dei 6 P di pianificazione (o 7 P a seconda di come si conta).

Pianificazione strategica

• Pianificazione tattica
• Pianificazione operativa
• Anche se molte persone associano il termine pianificazione alla pianificazione aziendale generale, esistono anche piani di pianificazione diversi: diversi piani di pianificazione:

Disaster Planning

• Pianificazione Successione
• Pianificazione Crisi
• Pianificazione Compensazione
• Organizza

Un manager deve essere in grado di organizzare squadre, attività e progetti per ottenere il lavoro della squadra nel modo più efficiente ed efficace.

In qualità di gestore iniziale, puoi organizzare una piccola squadra di lavoro o un team di progetto. Queste stesse abilità saranno richieste più tardi nella tua carriera quando dovrete organizzare un dipartimento o una nuova divisione della società.

Chiaramente, c'è molto sovrapposizione tra la pianificazione del lavoro e l'organizzazione. Quando la pianificazione si concentra su ciò che deve essere fatto, l'organizzazione è più operativa e si concentra più su come ottenere il lavoro migliore.

Quando organizzi il lavoro, devi:

determinare i ruoli necessari,

• assegnare attività ai ruoli,
• determinare la migliore risorsa (persone o attrezzature) per il ruolo,
• ottenere le risorse e assegnarle ai ruoli, e
• assegnare risorse ai ruoli e delegare autorità e responsabilità a loro.
• Se hai assegnato una piccola squadra o un progetto da gestire, i gestori iniziali devono anche essere in grado di organizzare uffici e sistemi dati.

Potrebbe non essere in grado di spostare fisicamente persone in modo da ottenere la tua squadra insieme, ma dovresti considerarla. D'altra parte, potrebbe essere necessario spostare più persone in un piccolo spazio e dovrete organizzare le cose affinché la squadra possa lavorare efficacemente in quel spazio. Più tardi nella tua carriera, potrebbe essere necessario organizzare un ufficio per ospitare squadre provenienti da diversi dipartimenti e le loro specifiche esigenze.

Dovrai anche essere in grado di organizzare tutti i sistemi che gestiranno i dati che il tuo team ha bisogno per raccogliere o distribuire. Oggi, questi sono probabilmente sistemi informatici. È necessario decidere se, ad esempio, è necessario impostare pagine web condivise sull'intranet aziendale o solo una cartella condivisa sul file server. Come stai organizzando i sistemi in modo che tutti coloro che hanno bisogno di informazioni hanno accesso a esso (e che non è disponibile per coloro che non dovrebbero vederlo, come i tuoi concorrenti)?

Se il tuo team ha bisogno o produce qualcosa di diverso dalle informazioni, devi organizzarti in modo che il tuo team ottiene quello di cui hanno bisogno, quando ne abbia bisogno, e può uscire agli altri quello che la tua squadra produce nel momento giusto.

Non dimenticate di organizzarvi. Andiamo in questo livello ad alto livello nel livello 3 della piramide delle competenze di gestione, ma anche come gestore iniziale devi essere in grado di organizzare te stesso, il tuo tempo e il tuo spazio per essere più efficace.

Ecco alcuni articoli che possono aiutarti a gestirti efficacemente.

Infine, ricorda che è raramente sufficiente organizzare le cose una volta. Con costanti cambiamenti di risorse, obiettivi e fattori esterni, di solito è necessario riorganizzare per adattarli.

Diretto

La regia è il passo dell'azione. Hai pianificato e organizzato il lavoro. Ora devi dirigere la tua squadra per ottenere il lavoro svolto.

Inizia assicurandosi che l'obiettivo sia chiaro a tutti sulla squadra. Sanno tutti che cosa è l'obiettivo? Tutti sanno cosa sia il loro ruolo nell'ottenere la squadra all'obiettivo? Hanno tutto quello di cui hanno bisogno (risorse, autorità, tempo, ecc.) Per fare la loro parte?

Tirare, non spingere

Sarai più efficace nel dirigere la squadra verso il tuo obiettivo se ti tiri (li conduce) piuttosto che spingere (indietro e dare ordini). Volete motivare le persone della tua squadra e assisterti e ispirarle verso gli obiettivi della squadra.

Controllo

Alcuni scrittori cercano di "ammorbidire" questa abilità chiamandola "coordinata" o termini simili. Preferisco il termine più forte, il controllo, perché è essenziale che il manager sia in grado di controllare le attività del team.

Nei passaggi precedenti, hai pianificato il lavoro, ha organizzato le risorse per renderlo più efficace e ha indirizzato la squadra ad avviare il lavoro. Nel passo di controllo, si monitorizza il lavoro in corso. Confronti l'effettivo progresso con il piano. Verifichi che l'organizzazione sta lavorando come progettato.

Se tutto va bene, non c'è bisogno di fare altro che monitorare. Tuttavia, questo accade raramente. Qualcuno si ammala, il tipo di database richiede più tempo di ogni iterazione rispetto a quello previsto, un concorrente chiave cade i loro prezzi, un fuoco distrugge l'edificio accanto e dovrai evacuare per diversi giorni o un altro fattore impatto sul tuo piano. Il passo di controllo ora impone che devi agire per ridurre al minimo l'impatto e riportare le cose all'obiettivo desiderato al più presto possibile.

Spesso questo significa tornare alla fase di pianificazione e pianificare i piani.A volte può richiedere una modifica dell'organizzazione. e dovrai re-dirigere tutti verso i nuovi obiettivi e ispirarli. Allora, ovviamente, controlli il nuovo piano e aggiustate se necessario. Questo ciclo continua fino a completare l'attività.

Strumenti di controllo dei gestori

Nel passaggio di controllo vengono impostati standard per prestazioni e qualità e quindi monitorati per assicurarsi che siano soddisfatti. Ci sono molti strumenti disponibili, poiché ci sono cose che devi monitorare.

Strumenti di pianificazione - un certo numero di strumenti software consentono di immettere la pianificazione e aggiornare regolarmente i progressi. Il programma evidenzia i cambiamenti nella pianificazione in modo da poter individuare le azioni correttive da intraprendere.

• Controlli finanziari - come gestore, di solito hai un budget. Le relazioni del Dipartimento finanziario vi faranno sapere come la tua spesa (su persone e altre risorse) corrisponda al piano.
• Controlli delle persone - è necessario assicurarsi che tutte le persone del tuo team stiano eseguendo come previsto. Se non lo sono, è necessario trovare e risolvere la causa. Non capiscono l'obiettivo? Non hanno alcuna risorsa o abilità di cui hanno bisogno? Il compito è troppo grande per loro e deve essere modificato o assegnato ad una risorsa diversa? Il tuo lavoro come gestore significa dare ai tuoi membri del team informazioni su come le loro prestazioni soddisfano il piano. In caso contrario, è necessario intervenire correttamente. Ecco come dare feedback negativi ai tuoi membri del team in modo produttivo.
• La piramide delle competenze di gestione

La piramide delle competenze di gestione mostra tutte le competenze che un manager deve padroneggiare per avere successo e mostra come queste competenze di gestione si fondano su un altro verso il successo.

Livello 1

Competenze di base per i gestori iniziali
Livello 2

Abilità di gestione per sviluppare il proprio team
Livello 3

Abilità di gestione per sviluppare se stessi