Introduzione al modulo Acquisti in SAP

Introduzione all'acquisto in SAP

Le aziende di qualsiasi dimensione utilizzano la loro funzione di supply chain per l'acquisto di articoli per la fabbricazione di prodotti finiti o per la fornitura di servizi. Prima che un reparto acquisti possa acquistare materiale in SAP, è necessario configurare l'infrastruttura unica del dipartimento.

Per progettare una struttura che meglio soddisfi le esigenze aziendali, è necessario comprendere la struttura organizzativa SAP e le decisioni che un reparto acquisti deve fare.

Struttura organizzativa di acquisto SAP

Ogni reparto di acquisto è unico, ma la struttura organizzativa definita all'interno di SAP consente ad un'azienda di adottare le migliori pratiche per massimizzare i vantaggi del sistema.

• Organizzazione acquisti - questo è il livello più elevato dell'infrastruttura di acquisto. Un'organizzazione di acquisto è definita come un gruppo di attività di acquisto che è associata a tutto o una parte specifica dell'impresa.

Se un'azienda ha un numero elevato di sedi geograficamente indipendenti, ogni area può avere una propria organizzazione di acquisto. Tuttavia, una piccola impresa con una o due località può utilizzare solo un'organizzazione di acquisto.

• Gruppo di acquisto - Il gruppo di acquisto può essere definito come persona o gruppo di persone che si occupano di determinati prodotti o gruppi di prodotti acquistati tramite l'organizzazione acquirente.

Nelle organizzazioni più grandi ci sono spesso gruppi di professionisti d'acquisto nel reparto d'acquisto che lavorano con certi fornitori o tipi di fornitori.

Documenti di acquisto

Esistono diversi documenti di acquisto che vengono utilizzati dai servizi di acquisto in SAP.

• Requisiti di acquisto - Se un prodotto è richiesto tramite il processo di pianificazione della produzione, è possibile generare una richiesta di acquisto. I prodotti ei servizi che non fanno parte del processo di pianificazione possono essere richiesti manualmente utilizzando una richiesta di acquisto.

Una richiesta può essere creata da utenti autorizzati e richiederà elementi da un catalogo basato su web o immettendo requisizioni direttamente nel sistema SAP. Se viene richiesto un requisito per un elemento che non è stato acquistato prima, è possibile creare una richiesta di offerta e inviare ai fornitori esistenti o nuovi.

• Richiesta di offerta - Se il prodotto non può essere acquistato dal fornitore contratto o il prezzo e la qualità non sono accettabili, il reparto acquisti può inviare una richiesta di offerta (RFQ) a fornitori nuovi o esistenti.

Il fornitore può rivedere l'RFQ e restituire il prezzo e le condizioni migliori per gli articoli.

• Quotazione - Quando il fornitore invia le proprie citazioni, può essere inserito in SAP e quindi il reparto acquisti può rivedere e confrontare.

Potrebbe essere qualche negoziazione con i fornitori per la migliore quotazione, dove il reparto acquisti cercherà di ottenere tempi di consegna più favorevoli, sconti o costi di trasporto.

• Ordine d'Acquisto - Questo è un documento commerciale rilasciato da un reparto d'acquisto al venditore che identifica il prodotto o il servizio richiesto, le quantità e il prezzo negoziato che il fornitore e il reparto d'acquisto hanno concordato.

È possibile impostare il sistema in modo che un fornitore debba accettare di aver ricevuto l'ordine di acquisto.

Inoltre, è possibile richiedere ai fornitori di inviare un avviso di spedizione avanzato, in modo che sia possibile sapere quando gli articoli devono essere consegnati.

• Contratti - Invece di un singolo ordine di acquisto con un fornitore, è possibile creare un contatto in cui il fornitore accetta di inviare una certa quantità di elementi per un determinato periodo di tempo.

Inoltre, il contratto può essere un contratto di valore in cui invece di una quantità; il contatto è per un importo totale di beni acquistati per un determinato periodo.

• Accordo di pianificazione - Questo accordo con il fornitore significa che ci sarà un contratto per fornire gli elementi a intervalli programmati per un periodo di tempo.

La funzione di acquisto di SAP è stata progettata in modo che i suoi utenti possano aiutare le loro organizzazioni a fornire ai propri clienti gli ordini che questi clienti vogliono, quando questi clienti desiderano tali ordini - e realizzarli spendo meno sul inventario possibile.

Questo articolo SAP Purchasing è stato aggiornato da Gary Marion, Logistics e Supply Chain Expert.