Come scrivere un piano di gestione del progetto

Un piano di gestione del progetto è il documento che indica come il team lavorerà sul progetto. Descrive il ciclo di vita del progetto e spiega come il lavoro sarà eseguito, monitorato, controllato e poi formalmente chiuso.

Il piano di gestione del progetto è in realtà un termine generico per tutti i sottoprogrammi che si intende produrre per il progetto. Possiamo definire il piano di gestione del progetto come tutto ciò che è coperto da questi piani:

• Piano di gestione dell'applicazione
• Piano di gestione dell'organizzazione
• Piano di gestione della qualità, se si dispone di uno
• Piano di gestione dei costi
• Piano di gestione dei rischi (che dovrebbe fare riferimento al tuo log di rischio)
• Modifica piano di gestione
• Piano di gestione dell'approvvigionamento, se necessario per il progetto
• piano di gestione della configurazione, di nuovo, solo se si prevede di scrivere uno: sul tuo progetto
• Piano di gestione delle risorse umane

Il piano di gestione del progetto comprende anche importanti informazioni sulle basi del progetto, in particolare per quanto riguarda l'ambito e la pianificazione. Ciò ti dà una riga nella sabbia che puoi riferirti per poter vedere facilmente cosa è cambiato quando chiudi finalmente il progetto e confronti le prestazioni pianificate con quelle effettive.

Detto questo, il piano di gestione del progetto esiste come un documento in proprio. Ecco cosa includere e come fare riferimento a quelle altre sezioni.

Come scrivere il documento del piano di gestione del progetto

Avviare il documento con il nome del progetto e la data.

Utilizza un modello dal tuo Office Project Management se ne hai uno, per salvare dover partire da zero.

Quindi includere queste sezioni:

Soglie e linee di base:

Descrive come le linee di base saranno gestite per la pianificazione, la portata, i costi e le aree di qualità del progetto. Indica quali saranno le varianze accettabili per pianificare (ad esempio, +/- 10%) e cosa farai se sembra che saranno violati. Potresti averli già documentati nella Carta del Progetto (scopri come scrivere qui una Carta di Progetto).

Governance:

Indica quali progetti di revisioni, valutazioni di pari livello e altre misure di governance applicate durante il ciclo di vita del progetto. Come minimo, includere il segno formale alla fine di ogni fase. Questo è uno dei ruoli dello sponsor del progetto. Puoi anche mettere in dettaglio le revisioni di qualità che hai in possesso se appropriato per il tuo progetto. Decisioni metodologiche:

Questo è un buon posto per annotare quali bit della metodologia di gestione del progetto si è deciso di non fare perché non è pertinente. Ad esempio, è possibile notare qui che non si intende fare un piano di gestione degli appalti perché non è necessario alcun appalto per il progetto. Tutto il resto:

Non limitarsi a queste voci. Includere qualsiasi altra cosa che pensi possa essere rilevante per la pianificazione del progetto, ad esempio collegamenti ad altri progetti aziendali, fattori esterni che potrebbero influenzare la pianificazione che si desidera portare all'attenzione di qualcuno e così via. I piani della filiale

Se unisci tutti i documenti di progetto in uno, sarà un enorme piano di gestione del progetto.

È meglio includere i collegamenti (o almeno una descrizione di dove il documento può essere trovato) in questo documento. Poi, se qualcuno vuole andare a leggerlo, lo trovano, senza che il tuo piano di gestione del progetto diventi così in tutta la lunghezza che nessuno lo guarda affatto.

Non dimenticare di collegare anche le linee di base. Per la linea di base della pianificazione del progetto, salvare una versione del tuo piano e collegarla a quella. Per la linea di costo, salvare una versione della pianificazione di bilancio da oggi e collegarla a quella. Questi documenti sono documenti vivi e cambieranno mentre il progetto si sposta, ma conserverai quei file originali in modo da poter guardare indietro e fare il confronto.

Infine, aggiungi il controllo delle versioni al piano di gestione del progetto in modo che, se necessario aggiornarlo, potrai facilmente vedere se stai lavorando alla copia più recente.