Come scrivere un'email professionale - 7 domande da chiedere prima di inviare un messaggio

Da molti anni, le persone hanno predetto la scomparsa della posta elettronica. Mentre è vero che utilizziamo altre forme di comunicazione come la texting e i social media per "parlare" con i nostri amici o inviare messaggi veloci ai nostri colleghi, utilizziamo ancora la posta elettronica, in particolare per la comunicazione connessi al lavoro. È anche il mezzo principale di contatto quando si sta candidando per un lavoro. È importante come mai sapere come scrivere una email professionale.

L'email può essere il tuo punto di contatto iniziale con qualcuno e per questo è la tua prima opportunità di fare un'impressione. Prestate molta attenzione nella composizione dei tuoi messaggi. Prima di colpire l'invio, risponda a queste 7 domande.

1. Il mio messaggio è errato?

Controllare la tua email per errori è la cosa più importante che puoi fare prima di inviarla. L'ortografia errata e la cattiva grammatica ti faranno apparire spensierati. Ciò è contrario all'impressione che stai cercando di fare, specialmente se si sta candidando per un posto di lavoro.

Proofread fino a quando non si è sicuri di aver catturato tutti gli errori ortografici e grammaticali, oltre che di errori di battitura. Grammarly. com dispone di strumenti gratuiti, tra cui un'estensione per il browser Chrome, che ti può aiutare.

2. Che cosa dice il mio indirizzo email su di me?

Il tuo indirizzo email di lavoro - che a proposito, che non dovresti mai usare per la ricerca di lavoro - probabilmente è molto semplice. Molto probabilmente è una variante del tuo nome.

Potresti aver scelto un indirizzo meno simile a quello da utilizzare per l'email personale. Un indirizzo suggestivo, infantile o carino è giusto se lo si utilizza solo per inviare messaggi ai tuoi amici e familiari, ma se hai bisogno di scrivere un'e-mail professionale, iscriviti a un nuovo account che trasmette la professionalità.

Imposta un indirizzo email che utilizza il tuo nome reale. Prova il tuo nome e cognome; il tuo nome, il nome e il cognome medio; o una combinazione di quelli. Non inviare mai la tua email professionale da chickybabe @ mymail. com.

3. Sono corretto il nome e l'indirizzo email nel campo "A"?

Quando inizia a digitare un nome del destinatario nel campo "A", la maggior parte dei client di posta elettronica compilerà il resto del nome con uno dei tuoi contatti. Potresti facilmente finire con il nome sbagliato in quel campo, quindi assicuratevi di prestare attenzione a questo.

Immagina quali problemi potrebbero verificarsi se invii un'email a un destinatario errato. Diciamo che stai cercando un lavoro mentre sei ancora impiegato. Un manager di assunzione presso un potenziale datore di lavoro potrebbe avere un nome che inizia con la stessa lettera del nome del tuo attuale capo. Quanto sarebbe imbarazzante se mandasti al tuo capo un messaggio per quel responsabile di assunzione? Non solo si desidera assicurarsi che il messaggio raggiunga la destinazione desiderata, ma si desidera anche essere certi che non raggiunga un obiettivo non intenzionale.

4. Ho utilizzato il titolo appropriato per indirizzare il destinatario?

Se sei già in una base di nome con la persona che stai inviando un messaggio di posta elettronica, è bene affrontarli in questo modo nel tuo messaggio.

Tuttavia, se questa è la prima volta che comunichi con qualcuno, o non sei sicuro di come preferisci essere indirizzato, è preferibile utilizzare un titolo formale come il signor, la signora, la signora o il dottore e il cognome del destinatario.

Sbagliare sempre sul lato della cautela. Non può far male a essere formale. Per un suggerimento su come qualcuno con il quale si dispone già di una relazione stabilita preferisce essere indirizzato, guardare indietro sui messaggi precedenti per vedere come sono firmati. Questo ti aiuterà a decidere cosa fare.

5. Il mio tono trasmette bene il mio messaggio?

Come dice il detto, "non è quello che dici, ma come lo dici". Quando parli a qualcuno faccia a faccia, puoi contare su intonazione, linguaggio del corpo e espressione facciale per aiutare a dare significato addizionale alle tue parole.

Quando si tenta di trasmettere lo stesso messaggio per iscritto, c'è più spazio per il malinteso, perché il lettore non può vedere il tuo volto, leggere il linguaggio del tuo corpo o sentire la tua voce.

Assicurati che il tuo messaggio sia educato e suona amichevole e che il tuo significato previsto sia chiaro.

6. Il mio messaggio è semplice, ma non crittico?

Mantenere i tuoi messaggi brevi e dolci li renderà più facili da capire. Allo stesso tempo, non dovresti ignorare nulla di importante. Non si desidera forzare il destinatario della tua email per indovinare ciò che si sta cercando di dire. Il tuo messaggio dovrebbe essere il più preciso possibile, ma includere tutte le informazioni necessarie.

7. Ho incluso allegati non richiesti?

Molte persone rifiutano di aprire allegati di posta elettronica che non si aspettano. Essi hanno ragione di non farlo. I virus informatici vengono spesso trasmessi in questi allegati. Se si desidera inviare un file a qualcuno, ad esempio il tuo curriculum, chiedere prima il suo destinatario per la sua autorizzazione. Invia solo se dice che va bene.