Come scrivere una relazione annuale senza scopo di lucro

Anche se i non profitti riferiscono all'IRS con i loro 990 annuali, sapranno anche che dovrebbero produrre una pubblicazione che presenta le loro realizzazioni ai loro sostenitori e al pubblico in generale.

Un rapporto annuale può aiutare a dimostrare i tuoi risultati ai donatori attuali e futuri, a coltivare nuove partnership e dare riconoscimento a persone importanti.

Tuttavia, i non profitti spesso lottano con ciò che dovrebbe essere incluso in un rapporto annuale e che cosa dovrebbe essere lasciato fuori.

I rapporti annuali sono anche cambiati significativamente nel tempo.

Una brochure piuttosto ponderosa scritte in lingua che solo gli addetti ai lavori potevano capire, le relazioni annuali ora parlano con un gruppo più ampio di persone e utilizzano un testo facile da comprendere e molte altre foto e infografie.

I report annuali sono disponibili in tutti i formati, dimensioni e presentazioni. Molti sono pubblicati sui siti web piuttosto che stampati e inviati. Un rapporto annuale potrebbe essere un video, una cartolina o una presentazione. Molte relazioni annuali diventano il caso del nonprofit per il supporto, per creare una campagna di raccolta fondi.

Anche i rapporti annuali potrebbero non essere persino chiamati. Potrebbero essere un "rapporto alla nostra comunità" o una "chiamata all'azione". "Usano spesso temi per organizzare le informazioni, ad esempio" un giorno nella vita "o" trasformazione ". "

La chiave di una relazione annuale di successo può essere semplicemente usando la tua immaginazione, cercando molti esempi di enti di beneficenza simili ai tuoi e capire quali sono i tuoi gusti.

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Un pubblico più giovane ama qualcosa di digitale mentre un pool di donatori più anziano potrebbe preferire un approccio più tradizionale.

I seguenti dieci suggerimenti ti aiuteranno a sviluppare un'ottima relazione annuale senza scopo di lucro, indipendentemente dal fatto che si attenga alla prova e alla verità oa spingere i limiti di tutti i supporti disponibili.

1. Focus sui risultati, non sulle attività.

I donatori vogliono sapere cosa hai fatto, ma soprattutto, vogliono sapere perché lo hai fatto.

Quali sono i risultati? Perché hai passato il tuo tempo e il tuo soldi come hai fatto? Che differenza ha fatto?
Colleghi le attività quotidiane della tua organizzazione alla tua dichiarazione di missione. Non assumere che i lettori capiranno automaticamente come le vostre attività aiutano a raggiungere la tua missione. Collegare i puntini per loro.

2. Smettila di parlare di cose interne.

Ottenere una connessione internet ad alta velocità in ufficio e il nuovo software di contabilità possono essere grandi successi da dove si siede alla scrivania, ma non hanno nulla a che fare con la tua missione.
Inspetta i donatori con i risultati conseguenti alla tua missione nel tuo rapporto annuale e lasci tutte le voci amministrative per la tua relazione al tuo consiglio.

3. Non vantatevi dei tuoi successi di raccolta fondi.

I donatori si aspettano di raccogliere fondi, ma i successi per la raccolta di fondi non dovrebbero essere celebrati nella vostra relazione annuale allo stesso livello dei risultati relativi alla missione.
I lettori preferirebbero di sapere ciò che hai fatto con i soldi di come l'hai sollevato. Mentre è opportuno includere informazioni su come va bene i vostri sforzi di raccolta fondi, è meglio inserire queste informazioni nella sezione finanziaria del tuo rapporto, anziché frontale e centrale.

4. Includi le foto nella relazione annuale.

Sì, le foto valgono mille parole.

Molte persone che leggono la tua relazione annuale non lo leggeranno. Quindi, mostrate loro cosa stai facendo con l'uso liberale delle foto. Queste immagini dovrebbero mostrare le persone o gli animali che aiuti, non i membri del consiglio di amministrazione, il CEO oi principali donatori. I donatori di oggi si aspettano una storia da voi, e questa storia può essere raccontata anche meglio con le foto meravigliose.

Investire in una buona fotocamera digitale, o spendere qualche soldo su un fotografo professionista. E 'anche bene usare stock photography se sei su un budget limitato, fintanto che si sceglie quelle immagini con attenzione. Digita "foto royalty free" nel tuo motore di ricerca preferito, e troverai numerosi siti. Le tue foto dovrebbero avere facce più di quelle.
Per alcune idee su come utilizzare le foto nel tuo report, vedere 14 Esempi di utilizzo di foto grandi nelle relazioni annuali senza scopo di lucro.

5. Scrivi le didascalie che raccontano la tua storia.

Ora che li hai fatti guardare le foto raccontare una storia con le tue didascalie. Non dite semplicemente cosa c'è nell'immagine. Collegare la foto ad una realizzazione.
Se le persone non leggono altro che le didascalie nella relazione annuale, dovrebbero ancora avere un senso per il buon lavoro svolto l'anno scorso.

6. Includi profili personali.

I donatori amano le storie reali delle persone reali. Sommario generale del tuo lavoro metterà i vostri donatori a dormire.
Spiega cosa hai realizzato in generale e poi umanizza le tue statistiche con alcuni profili personali. Evidenziare come il tuo lavoro ha aiutato un particolare individuo. Condividi la storia di un volontario su come hanno fatto una differenza positiva.

7. Spiega i tuoi finanziamenti.

Molti donatori non sanno come leggere una dichiarazione finanziaria o non avranno il tempo di leggerlo. Includi un paragrafo o due che spiega in inglese semplice quello che dicono le tabelle. Provate a mettere alcune di queste informazioni in un infographic. L'atto stesso di progettare un'informazione ti obbliga a semplificare e semplificare ancora di più. Il testo sui numeri rende gli occhi della gente smagliati. Un infografico afferra la loro attenzione e queste figure saranno probabilmente ricordate.
Quali numeri dovresti includere? Come dire da dove viene il tuo denaro e come lo spendi? Quante persone hai raggiunto? Quali sono le tue strategie di raccolta fondi? Hai creato tattiche di risparmio sui costi quest'anno?

8. Se hai bisogno di più spazio per le foto e le infografie, tagliate le liste dei donatori nella relazione annuale.

I non profitti devono trovare un equilibrio tra l'utilizzo dello spazio nella relazione annuale per discutere i loro risultati e utilizzarlo per riconoscere i donatori.
Se più della metà del tuo rapporto annuale sono elenchi dei donatori, dovresti considerare la riduzione degli elenchi per rendere più spazio per testo e foto. I donatori più piccoli possono essere riconosciuti in altri modi, ad esempio negli elenchi delle newsletter. Considera anche di onorare i donatori in altri modi, ad esempio chiamandoli sui media sociali o pubblicando le foto di loro dopo un evento.

9. Tripla controllo delle liste dei donatori.

Non c'è un modo migliore per sabotare una donazione futura che per indicare erroneamente il nome del donatore nella tua relazione annuale. Se non sei sicuro di un nome, non indovinare. Controllare con il donatore.
Inoltre, controllare attentamente i nomi delle agenzie governative e delle fondazioni che ti hanno dato sovvenzioni. I nomi che le persone chiamano queste organizzazioni nella conversazione sono spesso a portata di mano per i nomi legali completi che appartengono alla tua relazione annuale.

10. Dite ai donatori come possono aiutare.

Non lasciare mai un sostenitore potenziale appeso, chiedendosi come possono aiutarti. Una volta che hai ispirato i tuoi lettori con le buone opere nella tua relazione annuale, concludi dicendo loro come possono aiutarti a fare di più.
Come ti possono sostenere con il loro denaro o il loro tempo? Chieda loro di volontari. Ricordateli di opzioni di danno previste. Dite loro dei doni di scorta. Guidarli ai modi per utilizzare la loro carta di credito per donare. State chiari i modi migliori per aiutarti.