Come preparare dichiarazioni salariali e fiscali W-2

Che cos'è il modulo W-2?

Il modulo W-2 include informazioni sui salari dei dipendenti pagati l'anno civile precedente e la ritenuta da tali retribuzioni, nonché informazioni sulle prestazioni e altre deduzioni dai salari.

Quando sono W-2 Form dovuti?

I W-2 sono dovuti ai dipendenti entro la fine di gennaio, per l'anno civile precedente. Se il 31 gennaio è un fine settimana o una festa, i rapporti sono dovuti il ​​giorno lavorativo successivo. Ecco la chiave del tipo della fine del bilancio annuale delle imposte sul reddito pagate per l'anno in corso.

I moduli W-2 sono dovuti all'Amministrazione della Previdenza Sociale

entro il 31 gennaio. Dopo aver dato forme W-2 ai dipendenti, è necessario anche presentare questi moduli, unitamente alla forma di trasmissione W -3, all'amministrazione sociale sicurezza (SSA). La scadenza di gennaio è un tentativo di frenare la frode fiscale, ma significa che dovresti dare i moduli W-2 ai dipendenti all'inizio di gennaio, per cui hanno l'opportunità di esaminarli prima di essere depositati. La distribuzione anticipata ai dipendenti ridurrà gli errori nei moduli W-2, quindi non è necessario depositare un W-2 corretto.

Informazioni raccolte per la preparazione di moduli W-2

Le informazioni fornite in questo modulo provengono dal tuo registro paghe, che mostra totali annuali per ciascun dipendente per retribuzioni e trattenute, insieme a detrazioni per piani medici, conti di risparmio sanitario e altri elementi.

Ecco ulteriori dettagli sulle informazioni necessarie per preparare queste forme W-2.

Difficoltà:

Media

Ecco come preparare il modulo W-2

Informazioni per i datori di lavoro Per ciascun W- 2 si preparano, è necessario includere informazioni sulla propria azienda: Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) e nome e indirizzo del datore di lavoro.

Numero di controllo
Potresti aggiungere un numero di controllo interno ad ogni W-2, se stai pagando molti dipendenti. È possibile generare il numero da soli, oppure il tuo software di preparazione paghe può generare questo numero.

Guadagni dipendenti
Sarà necessario anche

salari, suggerimenti e altre compensazioni totali (casella 1). Si tratta di una retribuzione lorda per tutti i dipendenti orari e salariati. Totale importo della ritenuta (casella 2) Totale salari previdenziali (fino al massimo della previdenza sociale) (casella 3). Alcune retribuzioni non sono incluse nei salari di sicurezza sociale, per cui è necessario ridurre l'entrata da questi importi.

• Saldo totale della previdenza sociale (casella 4)
• Totale salari e suggerimenti Medicare (uguali al salario totale) (casella 5)
• Tassa di Medicare trattenuta (casella 6). Tale importo comprende l'importo della tassa Medicare aggiuntiva per i dipendenti maggiorati.
• Suggerimenti per la previdenza sociale (casella 7) e suggerimenti assegnati (casella 8)
• In seguito, avrai bisogno di informazioni sui dipendenti e sul totale dei salari e della ritenuta per ogni dipendente dello scorso anno:
• Altri pagamenti.
• Potresti aver pagato i pagamenti anticipati EIC (crediti per guadagno) (casella 9) e prestazioni a carico dipendente (casella 10) pagate ai dipendenti.

1. Informazioni su partecipazione al piano pensionistico, dipendenti statutari

2. Su ciascuna W-2 è necessario controllare la casella appropriata se il dipendente partecipa a un piano di pensionamento (casella 13) o un piano non qualificato (casella 11) il dipendente è un dipendente statutario (casella 13) o se il lavoratore ha ricevuto un indennizzo di terze parti (casella n. 13 casella 12

3. la casella 12 è per importi per altra compensazione o segnalazione, Alcune delle informazioni più comuni per la casella 12:
   La sicurezza sociale non recuperata, RRTA (pensionamento ferroviario), o la tassa Medicare, sulle punte o sull'assicurazione sulla vita di gruppo

4. Deferrazioni elettive a 401 (k), 403 (b) e altri piani pensionistici qualificati
   Pagamenti per malattie non soggette all'imposta

   • Pagamenti per paracadute
   • Spese di spostamento escluse da rimborsare
   • Contributi a conti di risparmio medico o conti di risparmio sanitario
   • Opzioni azionarie non statutarie
   • Contributi designati Roth ai piani 401 (k) o 403 (b)
   • Costo della copertura sanitaria sponsorizzato dal datore di lavoro, utilizzando il codice DD, secondo i requisiti di segnalazione della legge di assistenza affidabile
   • Casella 14
   • Le voci nel riquadro 14 sono per altre deduzioni o risarcimenti che devono essere comunicati ai dipendenti per i loro dichiarazioni dei redditi. Ad esempio
   • Pensione Rimborsamenti automatici

5. Tasse speciali per California, New York, New Jersey e Washington
   Contributi beneficenza dedotti dalla retribuzione dei dipendenti

   • Sconti per assicurazione sanitaria e franchigia > Deduzioni uniformi (per il costo delle uniformi)
   • Deduzioni per quote sociali
   • Redditi non pagabili
   • Spese del veicolo incluse nel salario (100% del valore del leasing del veicolo fornito al dipendente e incluso nei salari della casella 1)
   • è anche una casella per gli elementi "Altri non in elenco" che sono stati detratti dai dipendenti
   • Stato e informazioni locali
   • In questa sezione immetterete informazioni sul salario locale e locale e sulla fonte. Inserisci:
   • Si noti che vi è spazio per due stati e due località sul modulo. Se qualcuno ha lavorato in più di due stati o località durante l'anno, utilizza un secondo W-2 per includere le informazioni aggiuntive.
   • Il tuo codice di stato a due lettere e il numero di identificazione fiscale dell'impresa della tua azienda (verificare con il dipartimento di reddito dello stato) (casella 15)
   • salari statali (casella 16)

6. Pagamenti locali, se esistenti (casella 18)
   Imposte locali sul reddito (casella 19)

   Nome della località (casella 20)

   • Controlla precisione
   • ai dipendenti (e, in ultima analisi, all'Amministrazione per la sicurezza sociale e all'IRS) è accurata. Controlla i totali del registro paghe per l'anno e gestisci un W-3 per assicurare l'accuratezza di tutte le informazioni che si sta inviando.
   • Forme pre-stampate
   • Se stampate le proprie forme W-2, puoi ottenere da diverse fonti:
   • Il W-2 è una forma multipla. Ecco le pagine di questo modulo:
   • Il sito web IRS Forms Order (richiede 7-15 giorni)

7. Un fornitore di moduli o fornitori di servizi per ufficio.
   Copia A va all'amministrazione della sicurezza sociale. La copia A è di solito stampata su una forma rossa.

8. Copia 1 è per la città, lo stato o la località
   La copia B è per la registrazione con il reddito federale dei dipendenti

   Copia C è per i record del dipendente

   • Copia 2 è un'altra copia per un'altra città, , o località
   • Copia D è per i record del datore di lavoro.
   • Stampa W-2s
   • Stampare i moduli, verificando che siano allineati con un formato pre-stampato se ne avete uno.
   • Distribuisci W-2s
   • Al Dipendente: Copia B, C, 1 e 2
   • All'Amministrazione della Società di Sicurezza - Copia A. La SSA richiede di inviare Copia A da ogni dipendente W-2 , insieme alla forma W-3, entro la fine di febbraio.
   • Mantieni la copia D per i tuoi record.

9. Ancora confuso circa il modulo W-2?
   Risposte alle tue domande circa il modulo 2011 W-2

10. Suggerimenti per la preparazione del modulo W-2

    • Il numero ID fiscale della tua azienda non è il numero di ID fiscale delle vendite. Molti Stati utilizzano il numero di identificazione fiscale federale (EIN) e aggiungono cifre alla fine. Per informazioni, contattare il dipartimento di stato delle entrate.
    • Reddito del tipo.
    • Il reddito da parte del dipendente è soggetto a tasse di sicurezza sociale e tasse Medicare, inclusa l'imposta supplementare Medicare.

11. Casella 12 - Più di 4 articoli Se si dispone di più di 4 elementi per la casella 12, è necessario inserire gli elementi aggiuntivi su un secondo W-2. Ma non includere il salario e la ritenuta del dipendente su questo W-2 aggiuntivo.

La forma W-3,

1. insieme alla copia A da tutte le forme W-2 dei dipendenti è dovuta all'amministrazione di sicurezza sociale entro il 31 gennaio. Quando hai completato la W-3 e hai tutti i W-2 forni, invialo ai dipendenti il ​​più presto possibile, in modo da avere l'opportunità di esaminare i moduli. Se trovano degli errori, è possibile risolverli prima di inviare il rapporto consolidato all'SSA entro il 31 gennaio.
2. Disclaimer Le informazioni fornite in questo "Come" sono per scopi generali, per aiutarti a raccogliere le informazioni necessità di preparare e stampare forme W-2. Non è destinato ad essere un consiglio fiscale e in nessun modo queste informazioni tenta di essere completo o di raccontare tutte le informazioni che devono essere incluse nei tuoi moduli W-2. Rivolgiti al proprio consulente fiscale per informazioni sulla situazione specifica.
3. Ritorna a
   Annotazione pagamenti salariali e fiscali