Quanto a lungo mantenere i rendimenti fiscali e documenti correlati

Non si tratta solo di documenti che si accumulano sul tuo desktop personale. I dischi rigidi del computer possono anche essere intasati e sovraccaricati. Anche gli azionamenti flash e altri piccoli accessori semplici mantengono solo tanto e possono essere facili da mischiare. Può essere talmente tentato di buttare fuori dal grumo e dalla carta che non hai più bisogno di più. Oppure tu? Quanto dovresti continuare a crammiare questi spazi con vecchi documenti fiscali e ritorni?

Non c'è modo in giro: dichiarazioni fiscali e documenti correlati sono importanti per mantenere. Avrete bisogno di loro nel caso in cui l'IRS desideri esaminare le informazioni relative a quel determinato anno fiscale e vecchi rendimenti fiscali possono essere utili anche per diversi altri scopi, come la verifica del reddito quando si richiede un prestito o un appartamento.

Quanto tempo è abbastanza lunga?

In generale, i rendimenti fiscali e documenti correlati dovrebbero essere conservati per almeno fino a quando l'IRS o un'autorità fiscale statale è autorizzata a controllare tale ritorno. Questo periodo di tempo è indicato come lo statuto di limitazione. Sono tre anni dalla data in cui la dichiarazione dei redditi è stata effettivamente presentata per i rendimenti federali, o tre anni dalla data di scadenza del 15 aprile se il ritorno è stato presentato prima della scadenza.

Ogni stato ha un proprio statuto di limitazione sugli audit. Molti Stati seguono il periodo federale di tre anni, ma altri hanno periodi più lunghi.

Ad esempio, Montana ha un periodo di cinque anni per le verifiche.

Cosa dovresti tenere?

Oltre a una copia del tuo dichiarazione dei redditi, dovresti conservare tutti i documenti correlati ai redditi, deduzioni o crediti che hai segnalato e rivendicato. Questo includerebbe elementi come le copie dei tuoi Form W-2, i Form 1099, le lettere di riconoscimento per le donazioni caritatevoli e le ricevute per le spese deducibili dalle tasse.

I lavoratori indipendenti dovrebbero inoltre tenere copie di qualsiasi contabilità contabile, come dichiarazioni bancarie, dichiarazioni di profitto e perdita o un backup dei loro dati dal loro software di contabilità.

Potresti anche desiderare di conservare tutti i documenti relativi a beni immobili, beni aziendali, azioni, obbligazioni o altre attività che possiedi finché possedete loro, poi altri tre anni o più dopo che l'attività è stata venduta, a seconda del tuo stato. Avrai bisogno di questi record per calcolare le basi di costo e gli utili o le perdite per l'imposta sulle plusvalenze.

Quando è il momento di scartare

Effettuare questi controlli finali prima di iniziare a estrarre vecchi documenti fiscali e finanziari:

• Controlla la tua dichiarazione sulla sicurezza sociale e confronta i tuoi guadagni con le informazioni sui tuoi W2s e sulla dichiarazione dei redditi . Se non hai ricevuto ultimamente una dichiarazione sulla sicurezza sociale, puoi richiederne una per l'amministrazione della sicurezza sociale.Ogni tanto, i redditi del tuo reddito W2 o del lavoro autonomo dal tuo reddito non verranno visualizzati sulla tua dichiarazione di previdenza sociale. L'SSA ha delle procedure in atto per aiutarti a correggere eventuali errori che si potrebbero trovare.
• Controlla la data in cui hai inviato il rendiconto . Assicurati che sia stato almeno tre anni dopo che il ritorno fiscale è stato presentato prima di scartarlo.
• Chiamare l'IRS e chiedere un "Record of Account" per un anno fiscale particolare . Il tuo contabile può farlo per te e ti aiuta a capire questa stampa IRS. A volte le rettifiche vengono effettuate dopo che sono state depositate e potresti non sapere o hai dimenticato di esserlo. Questa è un'occasione per assicurarsi che tutti i problemi di IRS per un determinato anno fiscale siano stati risolti prima di buttare via la documentazione importante.
• Esegui la scansione dei documenti fiscali e salva su un CD-ROM o un'unità flash anche se giri le copie di carta. Le copie scansionate dei documenti richiedono molto meno spazio rispetto ai file di carta.
• Raschi i vecchi documenti fiscali e finanziari. Non li basta semplicemente spingerli e gettarli nel cestino più vicino! Non si desidera che qualcuno possa accedere alle informazioni identificative.

Come dovresti mantenere tutto?

La scansione e il salvataggio sul disco rigido è l'ultimo salvataggio dello spazio, ma i rendimenti fiscali e documenti correlati possono essere mantenuti anche in diversi modi:

• File di carta organizzato per l'anno con dichiarazioni fiscali e documenti correlati tutti nella stessa cartella.
• Utilizza un file di fisarmonica o una casella per ogni anno.
• Conserva file separati per le attività a lungo termine.
• Crea CD-ROM o unità flash dei documenti più preziosi e metta questi in una cassetta di sicurezza.