Come funziona la riconciliazione bancaria e perché è importante

La riconciliazione bancaria è la pratica di confrontare i tuoi record con i record bancari. Una riconciliazione mensile ti aiuta a individuare eventuali transazioni insolite che potrebbero essere causate da errori di frode o di contabilità.

Riconciliazione bancaria

Per riconciliare i tuoi conti, confronta il tuo record di transazioni e saldi alla tua dichiarazione bancaria mensile. Passare attraverso ogni transazione individualmente, assicurandosi che gli importi corrispondano perfettamente.

Vuoi anche assicurarsi che le sue dichiarazioni bancarie mostrano un saldo di conto finale con il quale sei d'accordo.

Se hai familiarità con il bilanciamento del tuo libretto di assegni, allora hai già familiarità con la riconciliazione bancaria. Stai essenzialmente facendo la stessa cosa per la stessa ragione.

È normale vedere piccole differenze a causa della tempistica, ma dovresti facilmente spiegare queste differenze. Ad esempio, puoi scrivere un controllo a un fornitore e ridurre di conseguenza il saldo del tuo conto, ma la tua banca mostrerà un saldo più elevato finché non colpisce il tuo account (noti anche come controlli in sospeso).

Allo stesso modo, un pagamento elettronico automatico potrebbe colpire il tuo account un giorno prima o dopo la fine del mese e potrebbe essere previsto di vederlo in un mese diverso. Finché queste discrepanze possono facilmente essere considerate, probabilmente non c'è bisogno di preoccuparsi.

Perché è importante riconciliare

Una revisione regolare dei tuoi account può aiutare a identificare i problemi prima di uscire dalla mano.

I conti bancari non sono protetti come i conti dei consumatori in base alla legge federale, il che significa che non puoi contare sulla banca per coprire le frodi e gli errori del tuo account. Un conto commerciale drenato può essere devastante.

Catch Fraud

Una delle cose principali da cercare è qualsiasi segno di frode.

• I controlli legittimi che hai rilasciato sono stati duplicati o modificati, causando più soldi che lasciano il tuo conto corrente?
• I controlli sono stati rilasciati senza autorizzazione?
• Ci sono trasferimenti non autorizzati fuori del conto, o qualcuno ha fatto prelevamenti non autorizzati?

Prevenire problemi

La riconciliazione del tuo account consente anche di identificare problemi che potrebbero richiedere l'attenzione. Ad esempio, potrebbe essere necessario rivalutare il modo in cui gestisci il flusso di cassa e gli account ricevibili, oppure potrebbe essere necessario modificare il sistema di registrazione e il processo di contabilità che utilizzi.

• Sai quanto hai veramente disponete nei tuoi account
• Evita di rimbalzare i controlli (o pagamenti elettronici falliti) a partner e fornitori
• Evitare le commissioni bancarie per fondi insufficienti o andare in righe credito se non hai bisogno di
• sapere se i pagamenti dei clienti sono rimbalzati o falliti e se ci sono necessarie azioni
• tenere traccia dei controlli in sospeso
• Assicurarsi che tutto va bene nel tuo sistema di contabilità > Errori della banca
• Quando riconciliare

È consigliabile esaminare i tuoi account almeno al mese.Per le imprese di grandi volumi o per situazioni in cui la frode è un rischio, più spesso è meglio. Alcune imprese riconciliate ogni giorno i loro conti bancari. Puoi anche creare protezione nei tuoi conti bancari - chiedere alle banche delle idee. Una soluzione è il Pay Positive, che molte banche offrono, impedendo alla banca di approvare i pagamenti, a meno che non li avevi precedentemente avvisati del pagamento.

Come riconciliare

Il processo può essere formale o informale come ti piace. Alcune aziende creano un'istruzione di riconciliazione bancaria, ma la cosa più importante è riesaminare ogni transazione da ciascuna fonte (

i tuoi record e i record della banca): corrisponda a quelle transazioni e confronta saldo del conto al termine di ogni periodo. Ancora una volta, il periodo potrebbe essere mensile, giornaliero o qualsiasi altro periodo che scegli. Dove posso trovare le informazioni necessarie? Il tuo sistema contabile dovrebbe avere tutto ciò di cui hai bisogno o puoi semplicemente tenervi in ​​un registro di controllo. La tua banca dovrebbe fornire un accesso online al tuo account, che consente di visualizzare e scaricare regolarmente le transazioni.

Per una spiegazione più dettagliata, insieme a modelli di esempio (in formato elettronico e cartaceo), vedere come bilanciare un conto bancario.