Semplici sistemi di archiviazione aziendale

Anche in questo mondo digitale, sorprende quanta carta possa accumulare un'attività domestica. Inoltre, c'è molto da seguire nell'attività domestica, dai tuoi conti finanziari, strategie di marketing, progetti, clienti e altro ancora. È fondamentale sviluppare sistemi organizzativi presto nella tua attività per assicurarsi di poter trovare ciò di cui avete bisogno quando ne avete bisogno.

Che cosa hai bisogno per salvare e organizzare

In una certa misura, gli elementi necessari per sviluppare un sistema di archiviazione dipendono molto dalla tua attività.

Ad esempio, se vendete un prodotto tangibile, avrai bisogno di qualcosa che segue l'inventario. Tuttavia, qui è un elenco generale di articoli che dovrai tenere traccia nell'attività domestica:

• Business e piani di marketing.
• Documenti legali (ad es. Licenze aziendali, licenze commerciali e immatricolazioni, contratti)
• Contatti (professionisti, clienti, fornitori, fornitori di servizi, ecc.)
• Informazioni finanziarie (rendiconto finanziario, pagamenti / crediti)
• Imposte
• Spese aziendali (ricevute)
• Progetti

Insieme a questa lista, si desidera aggiungere elementi specifici per la tua attività.

Sistemi per organizzare la tua casa d'affari

Le probabilità sono che utilizzerai una varietà di metodi per memorizzare e gestire i tuoi documenti e altre informazioni importanti. Il fattore chiave è quello di scegliere un metodo che funziona meglio per te. Ognuno ha un modo diverso di pensare e organizzare. Ad esempio, per alcune persone, ha più senso organizzare i file in ordine alfabetico, ma per altri, è più facile organizzare per data.

Se non sei sicuro di cosa funziona meglio per te, prova uno, e se si lotta per mantenerlo, adottare un sistema diverso.

Ecco tre modi per organizzare i file e le informazioni:

Sistema di archiviazione semplice:

Per piccole imprese che non generano troppi documenti, il sistema di raccoglitori è una buona scelta.

È anche ideale per coloro che amano avere tutto in un posto o che hanno bisogno delle loro informazioni per essere mobili. Il sistema di raccoglitore utilizza un grande raccoglitore a tre anelli, protezioni di fogli e divisori di sezione. Utilizza i divisori di sezione per organizzare le categorie aziendali come ordini in sospeso, ordini completati, copie master di varie forme … ecc. Da lì inizierai a raccogliere i file nei protettori fogli.

Una volta che il raccoglitore diventa pieno - alla fine della settimana, mese o tre mesi - sarà il momento di eliminare. Basterà solo trasferire i file di ordini dei clienti e altri record storici in un sistema di archiviazione tradizionale che stringerà da vicino l'organizzazione del tuo legante.

Sistema di archiviazione tradizionale:

I sistemi di archiviazione tradizionale utilizzano un armadio di archiviazione, appendici e cartelle manila. Quasi ogni impresa avrà in ultima analisi questo tipo di archiviazione quando la loro attività cresce.C'è solo troppo lavoro nel tempo per non averlo. E poiché i record fiscali devono essere conservati per sette anni, è necessario un posto per memorizzare tutti questi record. I sistemi di archiviazione tradizionali sono ideali per gli oggetti che devono essere conservati, ma non sono accessibili regolarmente, ad esempio le tasse dell'anno precedente e la licenza d'uso. Ecco alcuni suggerimenti per ottenere il vostro sistema di archiviazione tradizionale fuori terra e riuscito:

• Pensate a quale tipo di sistema si utilizzerà veramente. Puoi andare a dadi per acquistare forniture di ufficio e creare un sistema di archiviazione più elaborato e colorato al mondo, ma se non si adatta al tuo stile di lavoro, sarà un spreco di tempo e denaro.
• Crea un sistema per la gestione della carta che consente la minima quantità di "tocchi". Volete evitare di costruire pali di carta e di trattare ogni pezzo più volte. Invece, lavorare per prendere decisioni su dove un pezzo di carta deve andare la prima volta che lo tocchi.
• Mettere da parte il tempo per il deposito. È facile evitare questo compito come la peste, ma è necessario e aiuterà la tua attività a gestire molto più facilmente. Soprattutto ricevute e altri elementi utilizzati a tempo fiscale, mantenendo questa roba organizzata rende il deposito delle tasse che molto più facile.

Sistema di archiviazione elettronica:

Il mondo digitale non ha completamente eliminato la necessità di memorizzare la carta, ma ha reso molto più facile memorizzare le informazioni. I sistemi digitali possono creare, inviare e gestire fatture e riescono a monitorare le proprie finanze aziendali e quindi essere importate in un software fiscale per il deposito elettronico. È possibile eseguire la scansione delle ricevute e memorizzarle in un file sul computer (anche se probabilmente dovresti conservare anche la versione cartacea). I sistemi elettronici possono memorizzare i tuoi clienti, le informazioni sui clienti e sulle prospettive in un sistema di gestione dei rapporti con i clienti per un accesso facile, e-mail, fatturazione e altro ancora. I sistemi online possono essere usati per salvare le tue idee, aiutarti a gestire progetti, organizzare informazioni o ricercare.

Ma come i file system di carta, il tuo sistema di archiviazione digitale deve avere una struttura organizzativa, utilizzando cartelle e file memorizzati nel computer o nella cloud. Per la gestione più semplice, utilizzare la stessa struttura ei nomi di file nel proprio sistema digitale come nel tuo sistema cartaceo.

Per proteggere i file digitali, eseguire il backup su un disco rigido separato o su un sistema di archiviazione online.

Una combinazione di tutti i

Possibilità di utilizzare più sistemi per gestire tutti i dati e materiali necessari per la memorizzazione nella tua attività commerciale. Innanzitutto, dovrai decidere cosa funziona meglio per te e poi metterlo in pratica. Ad esempio, puoi avere un sistema di raccoglitori per aiutarti a organizzare la gestione quotidiana della tua attività, ad esempio il tuo programma, il marketing e le copie dei tuoi moduli. Il tuo sistema tradizionale può contenere tutte le tue carte a lungo termine come le tasse degli anni precedenti, i permessi e le licenze commerciali e le iscrizioni di proprietà intellettuale. È possibile utilizzare un sistema digitale per memorizzare le tue idee, come ad esempio Evernote e per monitorare i progetti.

D'altra parte, potresti voler essere il più digitale possibile, usando un elenco on-line e un calendario in linea, scansionando tutte le ricevute nel computer e utilizzando software o servizi online per tutte le altre esigenze di gestione aziendale. Anche così, vuoi ancora che un sistema gestisca la carta che viene generata. La chiave è trovare il sistema che è facile per voi a stick con e trovare le informazioni di cui avete bisogno, quando ne avete bisogno.

Aggiornato settembre 2016 Leslie Truex