Tipi di sistemi di informazione contabile

I sistemi di informazione contabile raccolgono e trattano i dati sulle transazioni e comunicano le informazioni finanziarie alle parti interessate. Esistono molti tipi di sistemi informativi di contabilità e, di conseguenza, variano notevolmente. Un certo numero di fattori influenza questi sistemi, come il tipo di attività, la dimensione dell'attività, il volume dei dati, il tipo di esigenze di gestione dei dati e altri fattori.

Sistemi di elaborazione elettronica dei dati (EDP)

La maggior parte delle imprese, ad eccezione dei più piccoli, utilizza sistemi informatici, detti anche sistemi di elaborazione dati elettronici (EDP).

Questi sistemi gestiscono ogni fase del processo contabile dalla registrazione dell'operazione finanziaria alla preparazione del bilancio. Le imprese stanno migliorando costantemente la loro tecnologia dei sistemi per rimanere competitivi e rispettare il Sarbanes-Oxley Act del 2002. Anche le aziende più piccole possono scegliere di utilizzare sistemi come QuickBook.

Per capire come funzionano questi sistemi di informazione contabile, è necessario comprendere i principi contabili di base "transazioni aziendali" e "processi aziendali". Soprattutto, è necessario capire come le transazioni commerciali ei processi si uniscono per generare relazioni finanziarie. Per quanto riguarda i sistemi di informazione contabile, le transazioni commerciali possono essere suddivise in diversi tipi di processi aziendali:

1. Processi, sistemi e controlli di ricavi e restituzioni

Le transazioni commerciali che rientrano in questi processi di business sono grandi volumi di vendite giornaliere, ritorni e transazioni di flussi di cassa.

2. Processi, sistemi e controlli di spesa e restituzioni

Le transazioni commerciali che rientrano in questi processi di business sono grandi volumi di spese, rendimenti e transazioni di cash outflow. Anche in questa categoria si trovano transazioni di acquisto di beni e di immobilizzazioni.

3. Processi, sistemi e controlli di conversione

Le transazioni commerciali di questa categoria sono materie prime e transazioni in corso.

4. Processi, sistemi e controlli amministrativi

Le transazioni commerciali che sono amministrative sono operazioni di investimento, mutuatario e capitali.

Tutte queste transazioni aziendali portano a compilare i conti T-T nei processi, i sistemi e i controlli del libro contabile generale. Dal prospetto generale sono stati sviluppati sia i bilanci interni che quelli esterni. I rapporti finanziari interni potrebbero essere un programma di invecchiamento per i crediti vincenti o un rapporto di stato dell'inventario delle vendite. Le relazioni finanziarie esterne sarebbero il conto economico, il bilancio e il rendiconto dei flussi di cassa.

Tipi di sistemi di informazione contabile

Esistono più tipi o categorie di sistemi di informazione contabile. Quello che una ditta di impresa utilizza dipende dal tipo di attività, dalla dimensione dell'impresa, dalle esigenze dell'azienda e dalla sofisticazione dell'impresa:

Sistemi manuali

I sistemi di informazione contabile manuali vengono utilizzati principalmente da piccole imprese e le imprese a casa. Se un sistema è interamente manuale, ciò richiederebbe: documenti di origine, registro generale, giornale generale e riviste speciali o riviste secondarie che potrebbero essere necessarie.

Sistemi legacy

I sistemi legacy sono spesso nelle aziende commerciali esistenti e sono state utilizzate prima che la tecnologia dell'informazione sia così sofisticata come oggi. Anche se i sistemi legacy possono sembrare vecchi, hanno alcuni vantaggi definitivi per l'azienda. Contengono preziosi dati storici sull'impresa. Il personale dell'azienda cerca di utilizzare il sistema e di capirlo. Un sistema legacy è stato di solito personalizzato alle esigenze specifiche di una singola azienda. Non troverai questo tipo di personalizzazione in pacchetti software generici di contabilità.

Purtroppo, i sistemi legacy hanno anche svantaggi significativi. Spesso, non hanno alcuna documentazione. Di solito è difficile trovare pezzi di ricambio perché l'hardware e il software potrebbero diventare obsoleti. Anche il linguaggio del computer utilizzato dai sistemi legacy è di solito una lingua più vecchia.

La maggior parte dei sistemi legacy sono stati costruiti da zero.

Sostituzione di sistemi legacy

È possibile sostituire completamente il sistema legacy con un nuovo sistema aggiornato. Questa è una soluzione piuttosto costosa. È inoltre possibile aggiornare il sistema legacy. È possibile utilizzare una procedura chiamata raschiatura dello schermo, che è una tecnica che prende i dati visualizzati sullo schermo del computer e la traduce in modo che una nuova applicazione possa leggerla. È inoltre possibile impostare un sistema di integrazione delle applicazioni aziendali. Questo tipo di reti di sistema le diverse applicazioni del tuo sistema legacy, come l'inventario, il libro paga e altri.

Se sei una SMB, a meno che tu non sia la più piccola varietà a base di miele, vuoi che il tuo sistema di informazione contabile sia aggiornato per mantenerti competitivo nel tuo settore. Ci sono molte opzioni da scegliere.