Business Email Etiquette

Secondo una recente relazione di una società di ricerca di mercato, la posta elettronica rimane la forma di comunicazione aperta nel mondo degli affari. Nel 2013, i clienti di posta elettronica aziendali ammontavano a 929 milioni di cassette postali. Tale cifra dovrebbe crescere a un tasso di crescita medio annuo di circa il 5% nei prossimi quattro anni e raggiungere oltre 1. 1 miliardo entro la fine del 2017. La relazione afferma inoltre che il totale dei conti di posta elettronica mondiali dovrebbe essere aumenta da quasi 3,9 miliardi di conti nel 2013 a oltre 4,9 miliardi di conti entro la fine del 2017.

Questo rappresenta un tasso medio di crescita annuo di circa il 6% nei prossimi quattro anni.

La linea di fondo è che l'email è diventata l'opzione preferita per tutte le comunicazioni aziendali e questa tendenza continua a crescere. La nuova tecnologia, come i servizi di posta elettronica business cloud, in particolare Google Apps e Microsoft Office 365, dovrebbe aumentare rapidamente nei prossimi quattro anni.

Le email possono essere inviate da smartphone, tablet e altri dispositivi mobili. Mentre si tratta di una grande comodità, viene con una tendenza a diventare lacune con la formalità del contenuto della comunicazione. I dispositivi mobili hanno trasformato il modo in cui comunichiamo in azienda perché ci permettono di comunicare istantaneamente con i nostri clienti, partner e dipendenti. Tuttavia, poiché il contenuto dell'email aziendale non ha inflessioni, è facile che il destinatario dell'email sbagliasse l'intento delle parole. Per evitare questo sfortunato esito, le email aziendali devono essere formali e al punto come le lettere aziendali.

Ricordiamo che diversi decenni fa, l'unico modo per comunicare per iscritto con un cliente; venditore o impiegato è stato utilizzando una lettera formale. La lettera artigianale richiesto a seguito di tutto il decoro e la correttezza di una comunicazione scritta. Se non spediti in una busta con tasse postali, forse è stata inviata via fax.

Se la lettera è stata inviata o inviata via fax, rappresenta una comunicazione legalmente vincolante che è stata "posta in scrittura".

Questo è anche il caso di ogni e-mail inviata: è una comunicazione giuridicamente vincolante perché è in forma scritta. Non si può parlare quando un business comunica per iscritto. A tal fine, la comunicazione via e-mail dovrebbe sempre rispettare le stesse linee guida ei principi di scrittura di una lettera professionale. Periodo.

La scrittura di un'email aziendale è notevolmente diversa da quella di scrivere un testo o un messaggio istantaneo (IM). Queste forme di comunicazione sono progettate per una rapida e informale banter tra amici. Pertanto, la lingua dei testi e degli IM che comprende le proprie frasi come LOL, ROFL e molti altri sono accettabili per una chiacchierata con un amico, ma non hanno posto in una email aziendale professionale.

Allo stesso modo per emojis.Emojis sono anche una nuova lingua che si è sviluppata e si è evoluta con la proliferazione delle comunicazioni di dispositivi mobili. La stessa regola relativa all'abbandono dell'uso della lingua del testo e delle abbreviazioni deve essere applicata all'uso di emojis - questa nuova lingua non ha posto in una e-mail aziendale. Mentre può essere tentato di spruzzare in alcuni volti di smiley per accentuare il punto in un'email aziendale, ancora una volta, perché le email sono soggette all'interpretazione da parte del ricevitore, resistere alla tentazione di vestire l'e-mail con questo gergo informale.

Ogni volta che invii un'email aziendale da questo punto in avanti, immaginate di essere seduti di fronte a una macchina da scrivere, con una spessa lettera di riserva o un foglio di carta formato legale e stai per scrivere una lettera formale che sarà firmata da nella parte inferiore dell'ultima pagina e inviata o inviata via fax.