Email Etiquette - Regole per la corrispondenza aziendale

Molte persone che inviano corrispondenza aziendale via posta elettronica non si rendono conto che c'è una grande differenza tra l'utilizzo per questo scopo e per la comunicazione con amici e familiari. Quando invii un messaggio a un amico o un suo parente, puoi essere piuttosto casuale. È possibile utilizzare lo slang se si desidera o può anche spezie con un linguaggio inappropriato se si conosce che il destinatario non avrà un problema con quello. In altre parole, puoi scrivere come se parli a quella persona.

La corrispondenza commerciale è piuttosto diversa. La buona etichetta di posta elettronica, in realtà l'etichetta aziendale in generale, impone che si condotta con professionalità. Quando sei troppo casuale, usa slang o lingua inappropriata o invia messaggi errati, lascia una cattiva impressione sui destinatari del tuo messaggio. Ecco alcune regole di base per l'etichetta di posta elettronica.

Anche in un mondo in cui sembriamo sempre essere in fretta di far sì che le cose siano fatte il più rapidamente possibile per poter passare al compito successivo, le buone maniere non hanno uscito di stile. Non sembrerà vecchio stile se usi sempre le parole "per favore" e "grazie". Il destinatario apprezzerà la vostra cortesia.

Un altro modo per mostrare buone maniere è quello di indirizzare persone che non conoscono, o hanno solo un rapporto formale, con il loro titolo e cognome, ad esempio, Mr White o la signora Gray. Se il destinatario della tua posta elettronica preferisce essere chiamato dal suo nome, probabilmente ti risolverà.

Quando si risponde a una e-mail e il mittente del messaggio originale ha utilizzato solo il suo nome, allora si può tranquillamente supporre che sia bene utilizzare il nome di quella persona pure.

Guarda il Suono

Il suono è un altoparlante o, in caso di email, scrittore, modo di esprimere il proprio atteggiamento. È una cosa difficile da trasmettere per iscritto, ma di solito è possibile ottenere il tono corretto ripetendo il messaggio più volte prima di colpire l'invio.

Assicuratevi di incontrare il rispetto rispettoso, amichevole e accessibile. Non si vuole sembrare curtante o esigente.

Se stai scrivendo a qualcuno con cui hai comunicato prima, inizia con qualcosa di amichevole come "Spero che tu sia bene". Gli scrittori di posta elettronica usano spesso emoticon o emoji per trasmettere una sensazione particolare: felice, triste, confusa o eccitata. Utilizza buona sentenza qui. Se scrivete a qualcuno di frequente e hai un rapporto meno formale con lui, allora emoticon e emoji possono essere okay. Per le email ufficiali, per esempio, quando stai scrivendo a un potenziale imprenditore, attenersi alle parole.

È sempre considerato l'etichetta di posta elettronica povera per utilizzare tutte le lettere maiuscole. Sembra che stai gridando. Non utilizzare tutte le lettere minuscole.Alcune persone dicono che farà sembrare che tu stia muggendo.

Concise

Il tempo di tutti è prezioso, e dovresti rispettarlo. Il destinatario può avere solo un momento per leggere la tua email e rispondere. Quando si compone il tuo messaggio, essere il più breve possibile, pur assicurandosi di includere tutte le informazioni pertinenti. Fornire tanti dettagli come il lettore dovrà capire quello che stai cercando di trasmettere.

Evitare di utilizzare le abbreviazioni di testo

Come società che spende un sacco di tempo sul nostro telefono cellulare, abbiamo abituato a utilizzare le abbreviazioni per qualsiasi parola di due o più lettere lunghe.

Utilizziamo U invece che voi, UR invece che tuo, 2 anziché a o troppo, plz invece che per favore, e thx anziché grazie. Va bene se il tuo destinatario è un amico. La posta elettronica aziendale dovrebbe essere più formale. Naturalmente, abbreviazioni comunemente utilizzate come Mr e Mrs, FYI (per le tue informazioni), inc. , ecc. sono soddisfacenti.

Usa un indirizzo email professionale

Usa sempre l'indirizzo di posta elettronica che il tuo datore di lavoro ti ha assegnato per la corrispondenza legata al lavoro, ma non utilizzala per altro. Ad esempio, se sei caccia al lavoro, utilizza un account di posta elettronica personale, ma assicuratevi che il tuo indirizzo sia professionale. Prendi in considerazione ciò che dice di te. Sei un sexymom @ isp. com o hotdad @ isp. com? Può essere. Ma vuoi un futuro datore di lavoro a pensare così? Considera di ottenere un indirizzo che utilizza il tuo primo nome e cognome o il tuo nome completo.

Se sei così attaccato al tuo indirizzo che non vuoi cambiarlo, considera di aggiungere un secondo solo per uso professionale. Se il tuo ISP (provider di servizi Internet) fornisce solo un unico indirizzo, guarda a ottenere un account gratuito.

Ricorda che ortografia e grammatica contano

Sempre correttamente la correzione della tua email. Volete essere attenti a correggere l'ortografia e la corretta grammatica. Utilizza un controllo automatico di ortografia se vuoi, ma fai attenzione ad affidargli troppo. Se si utilizza l'ortografia errata per un uso particolare di una parola, ad esempio, due contro vs. contro, non riceverà il tuo errore. Non cercare di indovinare l'ortografia di una parola. Dovresti cercare in un dizionario online gratuito.

La buona grammatica è essenziale. È possibile utilizzare le contrazioni quando si desidera trasmettere un tono più conversazionale. Non usare mai slang o qualsiasi lingua offensiva.