8 Passaggi prima di emettere carte di credito corporate

Un business deve effettuare acquisti o fare manutenzione. Con queste spese in mente, è spesso una buona idea considerare l'emissione di carte di credito aziendali a dipendenti selezionati.

L'emissione di queste carte ai dipendenti significa che possono effettuare determinate transazioni per conto dell'attività commerciale e successivamente archiviare tutte le ricevute al caporedattore alla fine di ogni mese. Come azienda, invece di emettere anticipi in denaro a ogni dipendente, le carte di credito aziendali risultano essere l'opzione migliore in quanto non sarete coinvolti nelle difficoltà di dare soldi.

Tuttavia, prima di emettere carte aziendali, è necessario mettere in atto misure precauzionali. Senza farlo, è possibile che alcuni dipendenti utilizzino abusivamente i fondi commerciali. Il rischio di acquisti non autorizzati aumenta quando le carte di credito aziendali sono nelle loro mani e non esistono misure di protezione. Per controllare questo rischio, le seguenti politiche aiuteranno:

All'inizio, impostare le aspettative

Al momento dell'emissione delle schede, è consigliabile impostare e informare tutti i dipendenti su ciò che si aspetta da loro quando si tratta di utilizzare la carta. È necessario stabilire una politica che spiega chiaramente la responsabilità del titolare della carta, il tipo di spese che le carte devono essere utilizzate e il tipo di documenti da presentare per ciascuna spesa.

Questa è una delle cose chiave che ogni azienda deve mettere in atto per frenare come il titolare della carta utilizza la scheda. Senza far questo, la tua attività comporterà ulteriori spese che non sono mai state budgetate e che nel lungo periodo aumentano i costi di gestione del business.

Assicurarsi che le regole della scheda siano correttamente comprese

Come sappiamo, la maggior parte dei dipendenti non possiede la cultura della lettura. Ciò significa che se si distribuisce solo carte aziendali aziendali con una stampa giusta delle regole senza introdurli su come o cosa è previsto per quanto riguarda l'utilizzo della carta, non aiuterà in quanto molti di essi possono utilizzare la carta senza leggere regole.

Per evitare questo scenario, è bene organizzare un incontro con i dipendenti e portarli attraverso la politica. Dopo che questo è fatto, sarebbe bene per loro riconoscere la comprensione della politica per iscritto. Ciò significa che nel caso in cui un dipendente si opponga a ciò che stabilisce la politica, occorre adottare misure appropriate.

Essere a desiderare di spendere

A volte la maggior parte dei dipendenti tendono ad andare contro le regole e finiscono per spendere di più di quanto è stato definito nella politica. Con questo in mente, è bene tenere stretti linguaggi sull'utilizzo delle carte di credito aziendali. Il responsabile finanziario dovrebbe informare i supervisori di ciascun dipartimento che avranno la responsabilità di supervisionare i dipendenti con le carte in quel dipartimento.

Questo in modo da ridurre al minimo l'uso improprio delle carte da parte dei dipendenti. Quando un dipendente sa che c'è qualcuno che esercita una spesa per il monitoraggio della carta, teme di impegnarsi in qualsiasi acquisto non consentito che non sia stato specificato nella politica.

Avere misure protettive in posto

Il denaro è una risorsa economica e pertanto è molto scarsa. Ciò significa che quando un dipendente abusa i privilegi di utilizzo della carta, l'onere è immediatamente trasferito da loro alla società. Con questo in mente, è bene che tu metti i limiti di spesa su ogni carta.

Coloro che si trovavano in posizioni manageriali potrebbero avere limiti più elevati rispetto a quelli dei ranghi inferiori. Questa misura è intesa a ridurre il rischio di transazioni non autorizzate. Il limite di spesa imposto non dovrebbe mai essere superato e dovrebbe essere indicato nella politica. Se i dipendenti superano il limite, l'importo supplementare deve essere detratto sul loro libro paga più una penalità.

Esegui sempre una revisione annuale

Il programma di carte di credito della società deve essere rivisto anno dopo anno. Questo perché alcuni dipendenti potrebbero essere trasferiti da un dipartimento all'altro e poiché ogni reparto ha un limite specifico di spesa, è necessario eseguire una revisione annuale del programma.

Ciò consente anche ai responsabili delle amministrazioni di emettere nuovi limiti di spesa in conformità alle responsabilità di ogni dipendente. Se un dipendente lavora in un dipartimento che non necessita più di una carta di credito aziendale, può essere rimosso dal programma.

Aumentare l'efficienza facendo seguito

È bene che tu abbia qualcuno che non fa parte della tua azienda o di un titolare della carta per fare sintesi di operazioni per conto della società e li sottopone alla fine di ogni mese. Lo scopo principale di questa persona designata sarà quello di elencare i nomi dei dipendenti che non hanno fornito istruzioni e istruzioni tempestive sull'utilizzo della carta.

Questo è un modo semplice per controllare quali dipendenti stanno rispettando le politiche della carta e quali non sono. Dopo un certo periodo di tempo, si potrebbe scegliere di rompere una frusta su quei titolari di carta perpetua che sempre vanno contro le politiche o prendendo le carte da loro temporaneamente o persino in modo permanente.

Valuta le Outliers

Ricorda che un dipendente che rilascia la carta aziendale dovrebbe essere utilizzato solo su determinati elementi utili alla società e non dovrebbero mai essere usati per acquistare oggetti personali a meno che non sia un'emergenza. Pertanto, è necessario monitorare tutte le spese che ogni dipendente utilizza sulla scheda alla fine di ogni mese.

Se uno o più dipendenti utilizzano la scheda su oggetti personali, è necessario fare una valutazione approfondita per determinare se è dovuta ad un'emergenza o meno. Se non fosse un caso di emergenza, dovrebbero essere adottate misure disciplinari contro il titolare della carta. Viceversa, se fosse dovuta ad un'emergenza, le spese sostenute dovranno essere detratte dal salario del titolare della carta senza alcuna azione disciplinare contro di loro.

Divide il rischio

La politica della carta aziendale deve garantire che l'utente dipendente sia personalmente responsabile di tutti i saldi della carta di credito a proprio rischio.Con una tale politica in vigore, la società dovrà solo rimborsare i fondi ai singoli titolari di carte in base all'importo delle spese approvate. Questo è ciò che noi consideriamo come la condivisione del rischio tra l'azienda ei dipendenti. Questo è un ottimo modo per affrontare i dipendenti che tendono a comprare le loro cose personali usando la tessera poiché saranno assegnati solo un importo che corrisponde solo alle spese approvate.