5 Passaggi per un record aziendale mantenimento del sistema che funziona

Probabilmente hai sentito l'espressione "Garbage In, Garbage Out". "Questa frase, originariamente applicata a hardware e software per computer, funziona anche per il lato finanziario della tua attività. Se vuoi riuscire, dovrai creare un sistema finanziario che cancella la spazzatura e che ti dà informazioni accurate e utili per vedere come stai facendo e quindi saprai quando agire su queste informazioni.

Qui sono cinque semplici passaggi per creare un semplice sistema di documentazione finanziaria: Cattura, controllo, registrazione, revisione, attuazione.

In primo luogo, CAPTURE le informazioni.

Se non esiste, non esiste. Quando si avvia la tua attività, si abitua a catturare tutto, quindi diventa automatico. "Cattura" è la parte più difficile e la parte più importante del processo; è una questione di formare l'abitudine di raccogliere informazioni. Tieni traccia di ogni importo speso per la tua attività commerciale e ogni importo da prendere in vendite. Non preoccuparti a questo punto di fare niente con le informazioni. Basta essere sicuri che tutto ciò che catturi include (a) una descrizione dell'elemento, (b) l'importo e (c) la data.

In secondo luogo,

CHECK per verificare che le informazioni siano complete e corrette. Ogni due settimane, trascorrere un'ora per tutto e controllarlo. Controllare che tutte le informazioni disponibili siano pronte per la registrazione.

Assicurarsi di aver incluso la data e l'importo, e abbastanza dettagli su ciò che la spesa è per che è possibile registrare con precisione. Ad esempio, una nota per "carta, $ 3. 55, 7/12 "potrebbe non essere sufficiente informazioni. Qual è stata la carta? Era questo un giornale che hai comprato per l'ufficio? O hai comprato una risma di carta per il computer?

Impostare un tempo specifico per un appuntamento con te stesso alla fine di settimane alternative (ogni altro venerdì, ad esempio) per controllare tutto. Non aspettare troppo a lungo; più tempo aspettate di fare questo, più sarà difficile ricordare e raccogliere informazioni.

In terzo luogo,

REGISTRA le informazioni da salvare. La registrazione significa mettere le informazioni finanziarie in forma utile. Dopo che tutto è controllato, rivolgerlo al tuo contabile per registrare o registrarlo da soli. Fai questo mensilmente. Inserisci le informazioni in un foglio di calcolo o un software di contabilità. Potresti anche scoprire che il software online funziona per te, quindi voi e il tuo contabile potranno vedere le informazioni e discuterne. Basta essere sicuri di avere tutto registrato ogni mese, quindi puoi rivederlo.

Quarto, Consolidare e rivedere le informazioni.

Dopo che le informazioni finanziarie sono state registrate ogni mese, stampare quattro report:

bilancio

• conto economico (p & l)
• rapporto di invecchiamento dei crediti e
• conto corrente.
• Per ogni rapporto, includere un confronto con le stesse informazioni di rapporto del mese scorso. Prestare particolare attenzione a informazioni specifiche all'interno di questi rapporti.

Infine, ACT, basato su quello che sai.

Nella maggior parte dei casi, "ACT" può significare fare niente, se tutto va bene.

In altri casi, potrebbe significare fare una modifica. Crea "punti di trigger" in cui le informazioni ti costringono ad agire. Ecco alcuni suggerimenti:

Stato di bilancio

1. . Se vedi che le passività crescono ogni mese per tre mesi (che probabilmente significa che i beni e / o le spese sono in aumento), tagliare la spesa. Conto economico
2. . Se vedi che una spesa particolare è in aumento come percentuale delle vendite, chiedetevi perché sta aumentando. Se l'aumento è necessario, si potrebbe desiderare di ridurre le spese per altre spese, per mantenere il livello di profitto. Accredito di conto
3. . Essere assertivo nell'andare i pagatori lenti. Più si lascia perdere il debito, meno è probabile che riceverai il denaro. Crea un sistema di raccolte, come ho discusso di sopra, per assicurarmi che tu sia pagato prontamente e che i pagatori lenti non siano lasciati a supporre che tu non vuoi il tuo denaro. Conti pagabili
4. . Pagare ciò che è possibile il più rapidamente possibile. Cercate di pagare presto per ottenere sconti. Se non puoi pagare tutte le tue bollette, paghi quelle che ti causano penalizzazioni o che influenzeranno il tuo rating. Anche se qualcun altro è responsabile del pagamento delle bollette, tu sei la persona che è in ultima analisi responsabile per assicurarsi che i tuoi debiti aziendali siano pagati. Anche se non hai familiarità con i sistemi finanziari, dovresti essere in grado di impostarlo in movimento e mantenerlo in esecuzione. La parte più difficile è la raccolta delle informazioni. Una volta che hai formato l'abitudine di raccolta, troverai che il resto verrà accompagnato.

Ricorda,

CCRRA - Cattura informazioni finanziarie per la tua azienda, Controlla ogni altra settimana, Record e Review , quindi Act come necessario per mantenere inalterata la situazione finanziaria. Se si segue questo semplice sistema a cinque stadi, ridurrà al minimo i "spazzatura" ei problemi che vengono con esso e massimizzerete la vostra situazione finanziaria. Un sistema finanziario ben organizzato manterrà finanziariamente la tua attività per molti anni a venire.