Come eseguire il backup dei dati (passaggi per il backup dei dati aziendali)

La protezione dei dati è fondamentale per proteggere la continuità aziendale. Se il solo backup dei dati è in un computer e il disco rigido non riesce o è danneggiato da un aumento di potenza, i dati aziendali sono spariti. E la copia cartacea dei dati aziendali non è una protezione adeguata dei dati; cosa succede se i vostri locali commerciali bruciano a terra o che si verificano inondazioni? Ancora una volta i dati necessari per portare avanti la tua attività potrebbero essere irrimediabilmente persi.

Per una protezione adeguata dei dati, è necessario stabilire un sistema di backup dei dati che segue questi tre passaggi:

• archiviare regolarmente i dati aziendali;
• creare backup dei dati su supporti affidabili;
• mantiene i backup dei dati aggiornati in un luogo sicuro e fuori sede.

La regola di base per la protezione dei dati aziendali è che se la perdita dei dati interferirà con l'attività commerciale, ripristina. È possibile reinstallare i programmi software se necessario, ma il recupero dei dettagli delle transazioni o della corrispondenza aziendale è impossibile se questi file vengono persi o danneggiati oltre la riparazione. Il resto di questo articolo descrive ognuno dei passaggi elencati in precedenza in modo da poter creare un sistema di backup dei dati che protegga efficacemente i dati aziendali critici da disastro.

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1) Archivio dati critici aziendali

L'archiviazione dei dati aziendali è più che una buona pulizia; potrebbe essere una questione di sopravvivenza del tuo business. Ci sono due passaggi per archiviare i dati aziendali per il backup dei dati di successo;

• identificare i dati critici che devono essere archiviati
• e utilizzare un metodo di archiviazione dati in una pianificazione regolare.

Cosa deve essere archiviato in un backup dei dati? Gli eseguibili, come i programmi software, non devono essere. Non si creano nuove versioni di programmi eseguibili e, come ho detto, se un programma software è stato perso o danneggiato, è possibile reinstallarlo abbastanza facilmente.

Tuttavia, tutti i file che hai creato e / o modificato devono essere eseguiti regolarmente. Per molte aziende, questo include tutto dai file contabili tramite e-mail.

È possibile semplificare l'archiviazione di backup mantenendo tutti i file necessari per essere archiviati su un'unica unità sul computer. Ad esempio, supponi che sia necessario eseguire il backup di file contabili, documenti di elaborazione di parole, fogli di calcolo, foto e posta elettronica. La semplice contabilità, Microsoft Office (inclusa Outlook) e Paintshop Pro tutto sul disco D: / drive rende più facile archiviare tutti i file creati o modificati utilizzando tali programmi. Tutto quello che devi fare è ripristinare l'unità. Mentre non è necessario eseguire il backup degli eseguibili, non li fa male se lo fai.

Una volta selezionati i dati critici da archiviare, è una cosa semplice installare e utilizzare un programma software di backup per archiviare i dati aziendali in un programma regolare.

Raccomando di eseguire il backup dei dati ogni notte. Sono disponibili molti programmi software di backup che consentono di impostare una pianificazione che archivi i tuoi dati automaticamente. Cercare il software di backup che zip e crittografa i file per risparmiare spazio su disco e aumentare la sicurezza dei dati.

Se possibile, eseguire il backup sulla rete del computer, mantenendo i file di backup dei dati su un disco rigido separato dai file originali.

Se questo non è possibile perché si dispone di un computer autonomo, mettere i file di backup dei dati in una directory separata e aumentare la pianificazione per la creazione di backup fisici.

Che tipo di sistema di backup dei dati fisici è meglio per la protezione dei dati?

Il secondo passaggio della protezione dei dati sta creando backup dei dati - non solo una volta, ma in una pianificazione regolare. Ma prima di farlo, è necessario essere consapevoli dei diversi sistemi di backup disponibili e delle limitazioni di alcuni supporti di backup.

2) Creazione di backup di dati fisici

I backup fisici sono necessari a causa della possibilità di guasti o danni al computer. Anche un incidente minore, come spargimento di una tazza di caffè sul tuo computer portatile, potrebbe distruggere tutti i tuoi dati se questo è l'unico luogo in cui risiedono i tuoi dati. È necessario creare backup di dati fisici dei dati aziendali almeno una volta alla settimana, o ancora più spesso se la tua azienda genera grandi quantità di nuovi dati ogni giorno.

Ci sono diversi metodi per trasferire i file di backup a un altro supporto, ma alcuni sistemi di backup dei dati sono più affidabili di altri.

Quali supporti di backup dovresti utilizzare?

Uso di unità USB (thumb)

I bastoni USB aumentano costantemente e sono molto utili per un rapido backup dei dati. Pur non avendo la capacità di dischi rigidi esterni, essi hanno velocità di trasferimento dati e sono altamente portatili. È possibile copiare facilmente i dati su un'unità USB e portarla fuori sede. Poiché non hanno parti in movimento, le unità USB sono molto affidabili.

Uso di dischi rigidi esterni per il backup dei dati

Per le piccole imprese, il metodo consigliato è quello di acquistare e utilizzare un disco rigido esterno per il backup dei dati. Gli azionamenti duri esterni sono poco costosi rispetto ai sistemi di azionamento a nastro. Sono anche facili da usare; basta collegare l'unità disco rigido alla porta USB del computer. La maggior parte dei dischi rigidi esterni sono dotati di software di backup.

Uso dei servizi di backup online come backup dei dati
L'utilizzo di servizi di backup online rende facile il backup dei dati, che è solo una delle ragioni per cui il cloud computing è ideale per le piccole imprese.

Ma il backup dei dati cloud è una buona idea per la tua piccola impresa? Ci sono anche svantaggi, tra i quali il problema della sicurezza. I tuoi dati aziendali sono sensibili; le questioni relative alla privacy sono sempre una preoccupazione per i dati del cliente e la proprietà intellettuale. Scegli il tuo fornitore di backup di nube con attenzione se scegli questo metodo.

Utilizzo di nastri come backup dei dati

Se si dispone di grandi quantità di dati da eseguire in backup (o desideri effettuare e conservare archivi di dati regolari completi per archivi a lungo termine), i backup del nastro sono l'opzione migliore. Sono altamente affidabili ma sono sostanzialmente più costosi di altre forme di backup.

Uso di DVD come backup dei dati
L'utilizzo di DVD come backup dei dati non è più popolare. I DVD vuoti sono poco costosi e la copia dei dati su DVD è facile. Tuttavia, i DVD hanno una bassa capacità di archiviazione e sono il metodo più affidabile di tutti i metodi di backup dei dati elencati qui. Chi non ha avuto l'esperienza di mettere un DVD in un drive solo per scoprire che i dati non sono leggibili e il disco "non funziona"? I DVD hanno una durata limitata. Non consiglio questo metodo di backup dei dati per qualsiasi piccola impresa.

3) Backup dei dati off-site

Le uniche aziende che dovrebbero mantenere i loro backup dei dati sul sito sono quelli con cassette di sicurezza inconfondibili e indistruttibili. L'investimento in un'unità a nastro o un disco rigido esterno e l'adesione meticolosa di un regolare programma di backup dei dati non aiuterà se tutte le copie di backup dei dati siano in un unico punto e quel luogo è colpito dal disastro. È necessario memorizzare copie dei tuoi backup fuori sede se i tuoi dati aziendali sono veramente sicuri. (Il backup Cloud non elimina completamente questa preoccupazione, ma è certamente migliore di molte posizioni fisiche.)

Molte aziende mantengono le loro copie di backup dei dati nelle caselle di sicurezza presso le banche. (La tassa per una casella di sicurezza è deducibile dalle imposte se necessita di ulteriori incentivi.) Alcuni proprietari di piccole imprese mantengono più copie di backup dei loro dati nelle case di diversi amici o familiari. Non importa davvero dove si sceglie di mantenerli, fintanto che il sito scelto per il backup dei dati fuori sede è sicuro e hai accesso regolare ad esso.

Ritornare o perdere il rischio

Non correre il rischio di perdere i dati aziendali. La migliore difesa contro un tale disastro è la protezione dei dati appropriata. Creando un sistema di backup che include l'archiviazione e il backup dei dati aziendali regolarmente e correttamente, assicuratevi che la tua attività sarà in grado di mettere a fuoco qualsiasi tempesta di fronte e proseguire.