10 Abitudini di manager di progetto di successo

Perché alcuni project manager sembrano sempre portare i loro progetti in tempo, sul budget e con clienti soddisfatti e altri … beh … no?

Hai sentito parlare del libro di Stephen Covey, Le 7 abitudini di persone altamente efficaci . Guardiamo oggi le 10 abitudini che i dirigenti di progetto di grande successo condividono.

Ho visto che queste abitudini vengono riportate più volte nelle valutazioni delle prestazioni e nelle revisioni finali del progetto in cui il cliente, la squadra o lo sponsor stanno offrendo un feedback al project manager.

Non hai bisogno di avere 10 anni di esperienza per offrire un successo ogni volta. Cambiando le tue abitudini e spazzolando le tue abilità potrai drasticamente migliorare le possibilità che il tuo progetto sia un successo (e regalatevi anche un lavoro meno stressante sul lavoro).

E in nessun particolare ordine (a parte il numero 10), andiamo a iniziare!

1. Uso della squadra giusta

I manager di progetto più efficaci e di successo conoscono le capacità dei propri membri del team. Ciò significa che possono assegnare il giusto lavoro alle persone giuste.

L'utilizzo della risorsa errata di un'attività può portare a una durata maggiore o ad un errore. Aiuta veramente a conoscere i punti di forza e le debolezze degli individui che lavorano con te in modo da poterli assegnare al meglio per compiti di progetto.

Scopri come la gestione delle risorse può risparmiare tempo.

2. Gestione dei problemi del progetto

Tutti i progetti colpiscono problemi di volta in volta. I dirigenti di progetto di successo non li lasciano preoccuparsi.

Conoscono i processi per la gestione delle emissioni e anche il modo migliore per affrontare i problemi in cui sorgono.

Anche tu puoi farlo. Una volta che sapete come valutare un problema di progetto troverete che la gestione delle questioni diventa un'abitudine facile da incorporare nella tua routine settimanale. Mettere da parte il tempo per passare attraverso il tuo log di emissione ogni settimana e scoprirai presto che è un lavoro facile per rimanere in cima alla gestione dei problemi.

3. Coping With Changes

I progetti sono progettati per cambiare le cose, ma quel tipo di cambiamento sta accadendo ad altre persone! È più difficile gestire il cambiamento che è rivolto direttamente al team di progetto, sconvolgendo il programma dettagliato del progetto e creando nuovi lavori e un intero mucchio di aggiornamenti della documentazione.

I project manager di successo hanno un processo di gestione delle modifiche che seguono. A seguito di passaggi definiti, è più facile trasformare qualsiasi azione in un'abitudine perché è strutturata e ripetitiva.

Il processo di gestione delle modifiche ha il seguente aspetto:

• Ricevi informazioni sulla modifica
• Valuta la modifica
• Stabilisci quanto lavoro dovresti fare la modifica
• Prepara una raccomandazione su se vale la pena andare avanti.

Allora avrai una decisione del tuo sponsor per sapere se includere la modifica o meno.

Nota: È possibile approvare alcune piccole modifiche se sono all'interno dei tuoi livelli di autorizzazione e autorizzazione.

I manager di progetti di successo sanno che fare fronte a cambiamenti è parte del lavoro e hanno un piano per affrontarli quando e quando si presentano.

4. Gestione dei costi di progetto

È altamente probabile che il progetto avrà costi, anche se non hai il controllo completo delle stringhe della borsa da te. Essere in grado di gestire gli elementi finanziari nel tuo controllo deve essere un'abitudine perché se non lo avvicini regolarmente e in modo ordinario troverete il lavoro diventa così enorme è impossibile fare bene.

I manager di progetto fantastici rimangono in cima alle spese con i sistemi di archiviazione che funzionano per fatture, preventivi e preventivi. Prendi l'abitudine di utilizzare il software di bilancio (anche se questo è solo un foglio di calcolo).

Non è possibile gestire i costi del progetto finché non si dispone di un piano di quello che si desidera spendere. Leggi questo su come creare un budget di progetto in modo da poter iniziare.

5. Teambuilding

Il team di progetto probabilmente non funzionerà per voi, quindi perché è la teambuilding parte delle abitudini dei project manager di successo?

È perché li hai necessari per lavorare in modo efficace e hai bisogno degli individui coinvolti nel progetto per arrivare rapidamente ad un punto in cui ci si fidano. Lo ottenete attraverso la costruzione della squadra.

Attenzione alle situazioni in cui il tuo team sta per scomparire. Il comportamento di bullismo, in particolare, è inaccettabile.

Scopri cosa i project manager possono fare in materia di bullismo.

6. Comprendere i processi

La sesta abitudine di gestori di progetti di grande successo è che comprendono i processi che esistono all'interno della loro sfera di controllo.

Questo significa che sanno quali procedure di lavoro devono essere seguite. Non perdono tempo cercando di capire come scrivere un caso d'affari perché sanno che c'è una procedura per questo e possono seguire i passaggi.

Detto questo, i responsabili dei progetti di maggior successo non sono uno schiavo da elaborare. Sanno quando la cosa giusta da fare è seguire il processo. Sanno quando è meglio modificarlo leggermente per rendere i compiti più complessi per tutti. Un esempio di questo sarebbe quello di rimuovere la burocrazia da un piccolo progetto adeguando i processi di conseguenza.

7. Aggiornamento della pianificazione

Gli orari dei progetti non dovrebbero essere lasciati al caso e i responsabili dei progetti più riusciti renderanno l'abitudine di controllare regolarmente i loro programmi per la loro accuratezza e aggiornarli.

Ci sono molti modi per monitorare il progresso del progetto, ma la cosa più importante è che lo fai! Se stai lottando per rendere questa abitudine il tuo, allora prenotate una breve riunione nel tuo diario con te stesso e il tuo programma una volta alla settimana. Utilizzate lo stesso tempo ogni settimana e prendete 30 minuti per rivedere dove sei e dove devi essere. Effettuare gli adeguamenti necessari, informare la squadra e proseguire con il progetto.

Nota: Se le modifiche di pianificazione hanno un impatto sulla data di fine del progetto o alla data di consegna delle principali tappe, allora parlate con il tuo sponsor.Non devi cambiare i fondamenti del tuo piano basiliano senza passare attraverso un processo di approvazione formale.

8. Gestire il rischio di progetto

La conoscenza di cosa includere nel tuo registro di rischio è una cosa, ma la sua revisione e l'azione dei rischi sollevati sono qualcosa di diverso.

Non è sufficiente utilizzare l'inizio del progetto per identificare i rischi e non riconsiderarli più. La gestione dei rischi deve essere parte delle vostre abitudini del progetto perché senza di essa troverete che i rischi si trasformano in problemi e creano problemi per te.

Questa è un'altra area in cui i processi standard e la prenotazione di uno slot normale per fare una revisione del rischio possono aiutare. Puoi includerlo come parte delle riunioni del tuo team. Rendere l'abitudine di esaminare i rischi con la squadra, chiudere qualsiasi cosa che non sia più una minaccia e pianificare azioni per coloro che si desidera attenuare.

9. Tempo di monitoraggio

I project manager conoscono molto la gestione dei tempi di progetto, ma tende ad essere nel campo della pianificazione e della pianificazione. Ciò che stiamo parlando qui è il monitoraggio del tempo su una base più regolare, quotidianamente. Stiamo parlando di schede temporanee.

I team di progetto spesso non vogliono usare i fogli se non lo hanno fatto prima. Molti strumenti software di gestione del progetto hanno il tempo di monitoraggio inerente al prodotto. Questo può rendere più facile introdurre l'interruttore sul monitoraggio del tempo come team.

Sia che controlliate il tempo della tua squadra (che è consigliato) è importante sapere dove va il tuo tempo in un giorno. Dovresti renderti abituato a tenere una nota di come trascorri il tuo tempo. Questo ti aiuterà a capire se stai passando del tempo sulle attività prioritarie del progetto. Potresti pensare che tu sia, ma sei veramente? Gli orari o la registrazione del tempo di qualche forma aiuteranno, anche se è solo un registro orario su un blocco note.

10. Fornitura del cambiamento aziendale

Infine, l'abitudine che rende i project manager più efficaci è la loro capacità di equilibrare i risultati del progetto con i risultati aziendali. Il tuo progetto è stato progettato per ottenere qualcosa di straordinario per l'azienda e tu l'hai fatto. Grande.

Ma se gli utenti non utilizzano il prodotto o il software fallisce rapidamente o i clienti non sono stupiti come te … allora il tuo progetto è stato uno spreco di tempo.

I team di progetto di maggior successo assicurano che sappiano quali risultati aziendali stanno puntando. Costruiscono una soluzione che rende questo cambiamento aziendale in modo sostenibile. Quello che vengono consegnati al termine del progetto è completamente utilizzato e totalmente adottato dal cliente. È un successo perché è stato costruito per essere un successo fin dall'inizio.

La comprensione degli obiettivi aziendali è un criterio fondamentale per qualsiasi project manager che vuole avere un impatto sui clienti e sui soggetti interessati. Se riesci a dimostrare di aver consegnato qualcosa di valore, è facile dimostrare l'impatto che tu abbia e il valore che porti all'azienda.

Farti un'abitudine a chiedere ai tuoi stakeholder quali valore aziendale si aspettano e come vogliono utilizzare qualunque cosa sia che il tuo progetto sta fornendo per loro.Parlate con loro su come definiscono il successo. È possibile costruire questo processo in un processo ripetibile all'avvio di ogni progetto.

Quante abitudini per il successo hai?

Dopo aver letto l'elenco, quante di queste abitudini hai già? Ci sono probabilmente cose qui che fate oggi e altri che sai che dovresti fare più di uno sforzo per fare regolarmente. La buona notizia è che la creazione di una nuova abitudine è relativamente facile se si è impegnati a farlo. Presto queste cose saranno la seconda natura e sarai in grado di essere uno dei manager di progetto più riusciti della tua azienda.

Quali iniziate a lavorare e costruire la routine settimanale?

Ulteriori letture

Raccomando di leggere La forza dell'abitudine di Charles Duhig.