10 Suggerimenti di posta elettronica per comunicare i vantaggi Open Enrollment

Ogni anno, l'iscrizione aperta consente ai datori di lavoro di offrire ai propri dipendenti prestazioni di gruppo per un breve periodo, generalmente da 30 a 45 giorni. Durante questa finestra critica, i dipendenti devono essere informati sui benefici dei dipendenti per i quali possono iscriversi, quando fare e dove iscriversi. Purtroppo, molte squadre di risorse umane lottano per comunicare le informazioni necessarie ai dipendenti, in modo che possano perdere.

L'email può essere un potente strumento di comunicazione per educare i dipendenti durante i periodi di iscrizione aperti, quando utilizzati a destra. Poiché è ampiamente accettato e accessibile come strumento di comunicazione, questo può essere un buon modo per raggiungere tutti i dipendenti. Imparate 10 suggerimenti esperti per comunicare i benefici durante l'iscrizione aperta in modo che i dipendenti sfruttino appieno le tue offerte di beneficenza di gruppo quest'anno.

Suggerimento # 1 - Avere un piano per comunicare i vantaggi prima, durante e dopo l'iscrizione aperta

Mesi precedenti la data di iscrizione aperta, è importante avere un piano di comunicazione solido per consegnare le pertinenti informazioni ai dipendenti prima dell'iscrizione, durante l'iscrizione attiva e una volta che l'iscrizione si conclude. Può essere una serie di email che incoraggiano i dipendenti a intraprendere azioni specifiche, con collegamenti al sito di iscrizione e informazioni utili.

Suggerimento # 2 - Assegnare un rappresentante di comunicazione per i vantaggi centrali

La responsabilità è critica durante l'iscrizione aperta perché i dipendenti avranno innumerevoli domande durante questo periodo.

Assicurati di assegnare almeno una persona che servirà come punto di contatto per tutte le email in arrivo da dipendenti che hanno domande e preoccupazioni. Questo dovrebbe essere una persona altamente familiare con i dettagli del piano, i tassi e le scadenze.

Suggerimento # 3 - Utilizzare un sistema interno per raccogliere informazioni e analisi correlate al beneficio

La tua azienda tiene attivamente traccia delle iscrizioni, delle registrazioni parziali e di altri aspetti del processo di iscrizione?

In caso contrario, un sistema interno può essere utile per rimanere in cima alla gestione dell'iscrizione in tutta l'organizzazione. Utilizzare un server di posta elettronica gratuito come Outlook per impostare avvisi di posta elettronica per le modifiche dei dati.

Suggerimento # 4 - Crea una serie di messaggi per i punti di contatto settimanali con i dipendenti

L'iscrizione aperta può essere resa più facile e produttiva quando esiste un costante scambio tra il team HR ei dipendenti. Come parte della tua strategia di comunicazione e-mail, crea una serie di messaggi che parlano di temi di salute e benessere, le caratteristiche dei programmi di beneficenza e altre questioni relative. Invia a tutti i messaggi di posta elettronica a touch point settimanali.

Suggerimento # 5 - Dai ai responsabili un conto settimanale di sforzi di iscrizione al beneficio

È sempre una buona cosa ottenere il pieno buy-in da parte dei manager durante gli sforzi di iscrizione ai benefici.Perché? I dirigenti possono aiutare i dipendenti a dare la priorità a ottenere l'iscrizione dei loro benefici per l'anno di prossima pianificazione e possono condividere come i benefici supportano gli obiettivi dei dipendenti. Utilizza una campagna di email mirata per i gestori durante i periodi di OE per mantenerli al passo con attività e date importanti.

Suggerimento # 6 - Fai benefici di email divertenti

Il periodo di iscrizione aperto non deve essere stressante. Infatti, può essere un'opportunità per divertirsi.

Sviluppare e-mail che includono alcuni giochi divertenti come domande trivia, fatti interessanti sulla società e gratuiti snack gratuiti gratuiti.

Suggerimento # 7 - Assicurarsi che la grammatica e l'ortografia siano corretti nelle email

Prima di inviare messaggi di posta elettronica a vantaggio, assicurati che la grammatica e l'ortografia siano accuratamente controllati. Ciò può garantire che nessun errore di inserimento faccia strada ai lettori e che le e-mail abbiano un buon senso. Typos può confondere i dipendenti e sembrano poco professionale.

Suggerimento # 8 - Utilizza un modello di posta elettronica standard e lascia fuori l'HTML

Quando sviluppi messaggi di posta elettronica per la comunicazione a vantaggio, gli esperti dicono che è meglio attaccare con il modello di posta elettronica standard e mantenerlo semplice. Stray HTML può interferire con alcuni programmi di lettura e-mail, in particolare su dispositivi mobili.

Suggerimento # 9 - Scrittura di linee di soggetti potenti

Le e-mail saranno lette solo una volta aperte.

E questo non accadrà se la riga dell'oggetto non obbliga i destinatari. Quando si scrive messaggi di posta elettronica, tenere l'attenzione sulla creazione di una linea di soggetti di posta elettronica che intriga i destinatari per aprire l'email con parole di alimentazione come "urgente", "sensibile al tempo" e "attenzione" possono contribuire a realizzare questo obiettivo.

Suggerimento # 10 - Utilizzare le dichiarazioni totali di ricompensa negli e-mail stagionali

Per aiutare i dipendenti a comprendere il valore totale dei loro benefici per i dipendenti, utilizzare le dichiarazioni totali dei premi per almeno una volta durante questo trimestre. Questo può essere allegato come un PDF a singole e-mail o un collegamento ipertestuale può essere incluso nell'email per eseguire un'indicazione di ricompensa totale alla convenienza dei dipendenti.